Belge Yönetimi
Dosyalarınız Belgelerim sayfasına eklendikten sonra onları bulabilir, önizleyebilir, indirebilir, yeniden adlandırabilir ve artık ihtiyacınız olmayanları kaldırabilirsiniz.
Sayfaya gitmek için sol kenar çubuğundaki Belgelerim öğesine tıklayın. Yöneticiler bu öğeyi Çalışma Alanı grubunun içinde bulur.
Belgelerim sizin kişisel kütüphanenizdir. Buraya yüklediğiniz her şey yalnızca size aittir — bu sayfada paylaşım, erişim seviyesi veya "yükleyen kişi" bilgisi yoktur. Dosyaları takımınızla, departmanınızla veya tüm şirketle paylaşmanız gerekiyorsa bunun yerine Bilgi Bankası sayfasını kullanın.
:::note Ne gördüğünüz rolünüze bağlıdır Arama, yükleme, önizleme, indirme, yeniden adlandırma ve silme işlemlerinin her birine ayrı ayrı izin verilir. Varsayılan olarak Belgelerim sayfası olan herkes bunların hepsini yapabilir. Organizasyonunuz size bunlardan birini içermeyen bir rol verdiyse o denetim gizlenir veya devre dışı kalır — bkz. Roller ve İzinler. :::
Belge ızgaranız
Belgeleriniz düz bir liste olarak değil, kart ızgarası olarak görüntülenir. Izgara ekranınıza uyum sağlar: telefonda satır başına bir kart, orta boy ekranda iki, geniş ekranda üç kart.
Her kart şunları gösterir:
| Kartta | Size ne anlatır |
|---|---|
| Renkli dosya simgesi | Dosya türünü tek bakışta gösterir (renkler aşağıda) |
| Dosya adı | Uzun adlar kısaltılır — tam adı görmek için adın üzerine gelin |
| Dosya boyutu | Örneğin 2.3 MB |
| Tarih | Ne kadar önce eklendiği: Bugün, Dün, 3 gün önce, 2 hafta önce, 5 ay önce |
| Okuma durumu | Yalnızca AI dosyayı henüz kullanamıyorsa gösterilir — bkz. Okuma durumu |
| ⋮ düğmesi | Kartın sağ üst köşesindeki işlemler menüsü |
Bilgisayarda ⋮ düğmesi, fareyi kartın üzerine getirdiğinizde görünür. Dokunmatik ekranda ise her zaman görünür durumdadır.
Belge türü renkleri
Her kart renkli bir simge taşır; böylece dosya türünü adını okumadan fark edebilirsiniz.
| Dosya türü | Simge rengi |
|---|---|
| Kırmızı | |
Word (.doc, .docx) | Mavi |
Excel (.xls, .xlsx) ve CSV | Yeşil |
PowerPoint (.ppt, .pptx) | Turuncu |
| Görseller | Mor |
| Ses | Pembe |
| Markdown | İndigo |
Düz metin (.txt) | Gri |
Yükleyebileceğiniz dosyaların tam listesi için Desteklenen Formatlar sayfasına bakın.
Okuma durumu
Yüklemeden sonra Arketic, AI'ın kullanabilmesi için dosyadaki metni okur. Dosyası sorunsuz okunan bir kartta fazladan bir şey görünmez. Aksi halde dosya boyutu ile tarihin altında bir durum satırı belirir:
| Karttaki durum | Anlamı |
|---|---|
| "Hâlâ okunuyor — AI henüz kullanamıyor" (gri) | Dosya hâlâ işleniyor. Hazır olduğunda satır kendiliğinden kaybolur |
| "Metin okunamadı — AI bu dosyayı kullanamıyor" (kehribar) | Dosyadaki metin çıkarılamadı |
| "Dizine ekleme başarısız — AI bu dosyayı bulamıyor" (kehribar) | Metin okundu, ancak dosya AI için aranabilir hale getirilemedi |
| "Okunabilir metin bulunamadı — muhtemelen OCR'sız bir tarama" (kehribar) | Dosyada metin bulunamadı — taranmış bir sayfa veya bir resim için tipik bir durum |
Kehribar renkli üç durumda bir Tekrar dene bağlantısı bulunur. Dosyanın yeniden okunması için ona tıklayın; bağlantı çalışırken "Deneniyor…" yazar ve bir mesaj işlemin sonucunu bildirir.
Kehribar durumdaki bir dosya yine de saklanır — onu önizleyebilir ve indirebilirsiniz. Yalnızca AI, dosya başarıyla okunana kadar onun üzerinden çalışamaz.
Bir belgeyi açma
Belgeyi önizleme penceresinde açmak için kartın herhangi bir yerine tıklayın. Alternatif olarak ⋮ menüsünü açıp Önizle seçeneğini kullanabilirsiniz.
Önizleme penceresi şunları gösterir:
- Üstte dosya adı ve boyutu
- Belgenin kendisi — PDF, Word, tablo, sunum, görsel ve metin dosyaları doğrudan burada görüntülenir
- Bir İndir düğmesi
- Kapatmak için bir × düğmesi
Bir dosya türü tarayıcıda gösterilemiyorsa — örneğin ses dosyaları — önizleme "Bu dosya türü için önizleme yok" ve "Görüntülemek için lütfen dosyayı indirin" yazar.
Önizlemeyi kapatmak için Esc tuşuna basın. Önizleme penceresinin dışına tıklamak da pencereyi kapatır.
Kart işlemleri menüsü
Her karttaki ⋮ düğmesi, dört işlemden oluşan kısa bir menü açar.
| İşlem | Ne yapar |
|---|---|
| Önizle | Belgeyi indirmeden önizleme penceresinde açar |
| İndir | Dosyayı o anki adıyla bilgisayarınıza kaydeder. Kısa bir mesaj indirmeyi doğrular |
| Yeniden adlandır | Belgenin adını değiştirebilmeniz için Belgeyi yeniden adlandır penceresini açar |
| Sil | Siz onayladıktan sonra belgeyi kütüphanenizden kalıcı olarak kaldırır |
Her işlem yalnızca rolünüz izin veriyorsa görünür. Dörtten az işlem görüyorsanız eksik olanlar size verilmemiştir.
Belgelerim'de taşıma veya paylaşma işlemi yoktur.
Bir belgeyi yeniden adlandırma
- Karttaki ⋮ menüsünü açın ve Yeniden adlandır seçeneğini seçin.
- Belgeyi yeniden adlandır penceresinde yeni adı Belge adı kutusuna yazın.
- Kaydet düğmesine tıklayın veya Enter tuşuna basın.
"Belge yeniden adlandırıldı" mesajı işlemi doğrular. Adı olduğu gibi bırakmak için İptal düğmesine tıklayın veya Esc tuşuna basın.
Kutu boşken veya ad değişmemişken Kaydet düğmesi devre dışı kalır.
Adın sonundaki dosya uzantısını (örneğin .pdf) koruyun. Belge verdiğiniz adla indirilir; simge ve dosya türü sekmeleri de ada göre belirlenir.
Arama
Bir belgeyi adına göre bulmak için sayfanın üstündeki Dosya ara... kutusunu kullanın. Telefonda arama kutusu sayfa başlığının hemen altında yer alır.
Yazmaya başlayın; ızgara kısa bir duraklamanın ardından kendiliğinden güncellenir — basılacak bir arama düğmesi yoktur. Arama dosya adlarına bakar.
Rolünüz aramaya izin vermiyorsa kutu soluk görünür ve üzerine geldiğinizde "Belgelerde arama yetkiniz yok" yazısını gösterir.
Bir belgeyi adına göre değil, içeriğine göre aramak için sohbette AI'a sorun — örneğin: "İzin politikasıyla ilgili belgelerimi bul."
Dosya türüne göre filtreleme
Izgaranın üstünde bir sekme satırı bulunur. Yalnızca o türdeki dosyaları göstermek için bir sekme seçin. Bulunduğunuz sekme mavi bir alt çizgiyle vurgulanır.
| Sekme | Gösterdiği |
|---|---|
| Tümü | Kütüphanenizdeki her şey |
| PDF'ler | PDF dosyaları |
| Tablolar | Excel dosyaları ve CSV dosyaları |
| Sunumlar | PowerPoint dosyaları |
| Metin | Word dosyaları ve düz metin dosyaları |
| Görseller | Görsel dosyaları |
Ses dosyalarının ve Markdown dosyalarının kendi sekmesi yoktur — onları Tümü sekmesinde bulursunuz.
Tarihe göre filtreleme
Sekmelerin yanında bir takvim düğmesi vardır. Yalnızca belirli bir dönemde eklenen belgeleri göstermek için bunu kullanın.
- Takvim düğmesine tıklayın.
- Takvimde bir başlangıç tarihi seçin. Bir dönemi kapsamak için ayrıca bir bitiş tarihi de seçin.
- Uygula düğmesine tıklayın.
Ekranda yalnızca o aralıkta eklenen belgeler kalır.
Bir tarih filtresi etkinken takvim düğmesi maviye döner ve üzerinde küçük bir × belirir. Filtreyi kaldırıp her şeyi yeniden görmek için bu × işaretine tıklayın. Ayrıca takvimi yeniden açıp Temizle düğmesine de tıklayabilirsiniz.
Sıralama
Filtre satırının sağ üstündeki Sırala: düğmesi kartların sırasını belirler. Düğmeye tıklayın ve bir seçenek seçin.
| Sıralama seçeneği | Sıra |
|---|---|
| Önce en yeni | En son eklenen en üstte — varsayılan seçenek budur |
| Önce en eski | En önce eklenen en üstte |
| Ad (A-Z) | Dosya adına göre alfabetik |
| Ad (Z-A) | Dosya adına göre ters alfabetik |
| Önce en büyük | En büyük dosyalar en üstte |
| Önce en küçük | En küçük dosyalar en üstte |
Kullandığınız seçenek hem düğmenin üzerinde gösterilir hem de listede vurgulanır.
Arama, dosya türü sekmeleri, tarih filtresi ve sıralama birlikte çalışır. Örneğin: PDF'ler sekmesini seçin, geçen aya ait bir tarih aralığı uygulayın ve Önce en büyük ile sıralayarak yakın zamanda eklediğiniz büyük raporları bulun.
Bir belgeyi indirme
Bir dosyayı iki yerden indirebilirsiniz:
- Karttaki ⋮ menüsü → İndir
- Önizleme penceresindeki İndir düğmesi
Her iki durumda da dosya, belgenin o anki adıyla bilgisayarınıza kaydedilir.
Bir belgeyi silme
- Farenizi kartın üzerine getirin (dokunmatik ekranda ⋮ düğmesi her zaman görünür).
- ⋮ düğmesine tıklayın.
- Sil seçeneğini seçin.
- Belge silinsin mi? başlıklı bir onay penceresi açılır. Pencere dosyanın adını gösterir ve dosyanın, AI'ın ondan öğrendiği her şeyle birlikte kalıcı olarak kaldırılacağını hatırlatır. Onaylamak için Sil düğmesine, belgeyi korumak için İptal düğmesine tıklayın.
Kısa bir mesaj belgenin silindiğini doğrular.
Silme işlemi kalıcıdır. Çöp kutusu yoktur ve işlem geri alınamaz; bu nedenle Sil düğmesine tıklamadan önce onay penceresindeki dosya adını kontrol edin. Bir belge silindikten sonra AI, onu kullanan asistanlar dahil olmak üzere sohbetlerinizde artık ona başvuramaz.
Sayfayı boş gördüğünüzde
| Gördüğünüz | Anlamı |
|---|---|
| Henüz belge yok — Başlamak için ilk dosyanızı yükleyin | Kütüphaneniz boş. Belge Yükleme sayfasına bakın |
| Belge bulunamadı — Farklı bir arama terimi deneyin | Arama kutusuna yazdığınızla eşleşen bir şey yok. Arama kutusunu temizleyin veya başka bir kelime deneyin |
| Bu filtreye uyan belge yok — Diğer belgeleriniz duruyor — görmek için filtreyi temizleyin. | Dosya türü sekmesi veya tarih filtresi her şeyi gizliyor. Tümü sekmesine dönmek ve tarih filtresini kaldırmak için Filtreyi temizle düğmesine tıklayın |
| Belgeler yüklenemedi. Lütfen tekrar deneyin. | Liste yüklenemedi. Sayfayı yenileyin ve bir kez daha deneyin |
İpuçları
- Düzenli olarak temizlik yapın. Eski dosyaları silmek arama sonuçlarınızı konuyla ilgili tutar ve AI'ın artık doğru olmayan bilgilere başvurmasını engeller.
- Dosyalara anlaşılır adlar verin. Hem arama hem de A-Z sıralaması dosya adlarına göre çalışır. Bir ad işe yaramıyorsa kart menüsündeki Yeniden adlandır seçeneğini kullanın.
- İndirmeden önce önizleyin. Yaygın dosya türlerinin çoğu doğrudan önizleme penceresinde açılır; yalnızca hızlıca bakmanız gerektiğinde bu sizi bir indirme zahmetinden kurtarır.
- Temizlik turu için Önce en büyük sıralamasını kullanın. En büyük dosyaları en üste getirir; böylece hangilerini saklamaya değer olduğuna hızlıca karar verebilirsiniz.
- Kehribar renkli durum satırlarına dikkat edin. Böyle bir satır gösteren kartta AI'ın henüz kullanamadığı bir dosya vardır — Tekrar dene bağlantısına tıklayın.
İlgili sayfalar
- Belge Yükleme — dosyaları tek tek veya toplu olarak nasıl ekleyeceğiniz
- Desteklenen Formatlar — hangi dosya türlerini yükleyebilir ve önizleyebilirsiniz
- Bilgi Bankası — başkalarıyla paylaşılması gereken belgeler için