Bilgi Bankası
Bilgi Bankası, organizasyonunuzun ortak belge kütüphanesidir. Şirket geneline ait içerikler — politikalar, prosedürler, el kitapları, şablonlar — burada bulunur; böylece hem çalışanlar hem de AI aynı ve güncel yanıtlara ulaşır.
Aynı zamanda belgelerin departmana ve erişim seviyesine göre düzenlendiği yerdir; herkes yalnızca görmesine izin verilen belgeleri görür.
Nerede bulunur
Bilgi Bankası öğesi, sol kenar çubuğundaki Platform alanında yer alır (açık kitap simgesi).
| Rolünüz | Kenar çubuğunda "Bilgi Bankası" görünür mü? |
|---|---|
| Yönetici | Evet — Platform grubunun içinde |
| Üst Yönetici | Evet — doğrudan kenar çubuğunda |
| Departman yöneticisi (üst düzey bir departmanı yöneten üye) | Evet |
| Üye | Hayır |
Bu, varsayılan durumdur. Organizasyonunuz Bilgi Bankası'nı özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Kenar çubuğunuzda Bilgi Bankası'nı görmüyorsanız yine de ondan yararlanabilirsiniz. AI, sorularınızı yanıtlarken Bilgi Bankası belgelerini kullanır — her zaman yalnızca erişim seviyenizin izin verdiği belgelerle sınırlı olarak. Kendi dosyalarınız ise Belgelerim sayfasında kalır.
Sayfa neye benziyor
Bilgi Bankası'nı açtığınızda şunları görürsünüz:
- Bilgi Bankası sayfa başlığı ve hemen altında organizasyonunuzda şu anda kaç belge bulunduğunu belirten satır.
- İki sekme: yüklenen dosyaların listesi olan Belgeler ve dosya yüklemek yerine bir web sitesini bilgi kaynağı olarak ekleyebildiğiniz Web Siteleri — bkz. Web Sitesi Kaynakları.
- Listeyi yeniden yüklemek için bir yenileme düğmesi (dairesel ok).
- Yeni dosya eklemek için bir Belge Yükle düğmesi.
- Bir arama kutusu, filtreler, departman ağacı ve belgelerin listelendiği bir tablo.
Tablodaki her satır belgenin Ad, Tür, İzin, Boyut ve Güncellendi bilgilerini gösterir. Bir satırı seçtiğinizde belgeyi önizleyebileceğiniz, indirebileceğiniz, izin seviyesini değiştirebileceğiniz veya silebileceğiniz bir detay paneli açılır.
Arama, filtreler ve departman ağacının tamamı için Belge bulma sayfasına bakın.
Bilgi Bankası ve Belgelerim karşılaştırması
Her ikisi de belge barındırır. Fark, kimin için olduklarıdır.
| Belgelerim | Bilgi Bankası | |
|---|---|---|
| Kimin için | Sizin için | Tüm organizasyonunuz için |
| Sayfayı kimler açabilir | Varsayılan olarak herkes | Varsayılan olarak Yöneticiler, Üst Yöneticiler ve departman yöneticileri |
| Kenar çubuğundaki yeri | Çalışma Alanı grubu | Platform grubu |
| Belgelerin gösterimi | Belge kartlarından oluşan bir ızgara | Erişim seviyesi filtresi ve departman ağacı bulunan bir tablo |
| Tipik içerik | Taslaklarınız ve çalışma dosyalarınız | Şirket politikaları, prosedürler, el kitapları, eğitim içerikleri, formlar |
| Erişim seviyesi | Her zaman Kişisel — seçilecek bir şey yoktur | Seviyeyi yüklerken siz seçersiniz ve sonradan değiştirebilirsiniz |
| Yüklediklerinizi kimler görür | Yalnızca siz | Erişim seviyesinin izin verdiği kişiler |
| AI erişimi | Yalnızca kendi sohbetlerinizde | Her kişinin kendi erişim seviyesi dahilinde |
Bilgi Bankası'nda bir belgeyi kimin görebileceğine erişim seviyesi karar verir. Hassas bir şey paylaşmadan önce Erişim seviyeleri sayfasını okuyun.
Bilgi Bankası'na ne konur
Bilgi Bankası, en çok tekrar tekrar sorulan konulara ait içerikleri barındırdığında değerlidir. Örneğin:
- Şirket politikaları ve çalışan el kitapları
- Departman prosedürleri ve yönergeleri
- İşe alıştırma ve eğitim içerikleri
- Şablonlar ve formlar
- Başvuru belgeleri ve uyumluluk içerikleri
PDF, Word, Excel, PowerPoint, metin, CSV, Markdown, görsel ve ses dosyaları yükleyebilirsiniz. Sınırlar ve adım adım yönergeler için Belge yükleme sayfasına bakın.
Kim neyi görür
Her belgenin bir erişim seviyesi vardır. Görünürlüğe seviye karar verir.
| Seviye | Belgeyi kimler görebilir |
|---|---|
| Kişisel | Yalnızca belgeyi yükleyen kişi |
| Takım | Belgenin atandığı takımın üyeleri |
| Departman | O departmanın üyeleri; o departman hiyerarşisinin yöneticileri; Yöneticiler ve Üst Yöneticiler |
| Organizasyon | Organizasyondaki herkes |
| Gizli | Yalnızca Yöneticiler ve Üst Yöneticiler |
Kişisel belgeler sahibine özel kalır. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler bile başkasının Kişisel belgelerini göremez.
Tüm ayrıntılar, rozetler ve bir seviyenin nasıl değiştirileceği Erişim seviyeleri sayfasındadır.
Her rol ne yapabilir
Tablo, her rolün varsayılan olarak neler yapabildiğini gösterir.
| Rol | Bilgi Bankası sayfasını açma | Görebildiği belgeler | Yükleme | Belgenin erişim seviyesini değiştirme |
|---|---|---|---|---|
| Üye | ❌ | Belgelerim sayfasındaki kendi dosyaları. Kendisiyle paylaşılan belgeler (Organizasyon, kendi Departmanı, kendi Takımları) ona AI yanıtları üzerinden ulaşır | ❌ | — |
| Departman yöneticisi | ✅ | Kendi Kişisel belgeleri, Organizasyon belgeleri, Takımlarının belgeleri ve yönettiği hiyerarşideki Departman belgeleri | ✅ (Departman seviyesinde: yalnızca hiyerarşisindeki departmanlara) | Kendi yüklediği belgeler |
| Üst Yönetici | ✅ | Tüm departmanlar, Gizli dahil her paylaşım seviyesi | ✅ (herhangi bir departmana) | Herhangi bir belge |
| Yönetici | ✅ | Tüm departmanlar, Gizli dahil her paylaşım seviyesi | ✅ (herhangi bir departmana) | Herhangi bir belge |
Üst Yöneticilerin belge erişimi tamdır. Bir Üst Yönetici, Bilgi Bankası'nda tüm departmanlara göz atabilir, Gizli belgeleri görebilir, yeni dosya yükleyebilir ve erişim seviyelerini değiştirebilir — tıpkı bir Yönetici gibi.
Departman yöneticileri yalnızca yönettikleri departmanlarla sınırlıdır. Gizli belgeleri göremezler ve Departman seviyesindeki belgeler kendi departman hiyerarşileriyle sınırlıdır.
Özel roller
Organizasyonunuz Bilgi Bankası'nı özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Sayfadaki her işleme ayrı ayrı izin verilir:
| İşlem | İzin yoksa gördüğünüz |
|---|---|
| Arama | Arama kutusu soluk görünür ve "Arama yetkiniz yok" yazısını gösterir |
| Filtreleme | Dosya Türü düğmesi ve Erişim Seviyesi seçenekleri soluk görünür ve "Filtreleme yetkiniz yok" yazısını gösterir |
| Yükleme | Belge Yükle düğmesi yoktur |
| Önizleme | Detay panelinde Önizlemek için tıklayın alanı yoktur ve bir satıra çift tıklamak bir şey yapmaz |
| İndirme | Detay panelinde İndir düğmesi yoktur |
| Seviye değiştirme | İzin rozetinin yanında Değiştir bağlantısı yoktur |
| Silme | Belgeyi Sil düğmesi yoktur, seçim çubuğunda da Sil bulunmaz |
Dolayısıyla özel role sahip bir kişi sayfayı bu denetimlerin bazıları olmadan görebilir. Listede hangi belgelerin görüneceğine yine yukarıdaki erişim seviyeleri karar verir.
AI Bilgi Bankası'nı nasıl kullanır
Bir asistan, Bilgi Bankası'nı kullanacak şekilde ayarlanabilir. Ayarlandığında, sohbette sorduğunuz bir soru için asistan Bilgi Bankası belgelerine bakar ve onlardan yanıt üretir; kullandığı belgeleri kaynak olarak gösterir, böylece doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.
Örnek
Siz: "İzin politikamız ne?"
Asistan: Bilgi Bankası'ndaki Çalışan El Kitabı'nı bulur ve sorunuzu yanıtlar; kaynak olarak el kitabını gösterir.
AI, sayfayla tamamen aynı erişim kurallarını uygular. Görmenize izin verilmeyen bir belgeden asla alıntı yapmaz — Yönetici veya Üst Yönetici değilseniz Gizli belgeler de buna dahildir.