Bilgi Tabanı
Bilgi Tabanı, kuruluşunuzun ortak belge kütüphanesidir. Şirket geneline ait materyaller — politikalar, prosedürler, el kitapları, şablonlar — burada bulunur; böylece hem çalışanlar hem de yapay zeka aynı ve güncel yanıtlara ulaşır.
Aynı zamanda belgelerin departmana ve erişim seviyesine göre düzenlendiği yerdir; herkes yalnızca görmesine izin verilen belgeleri görür.
Nerede bulunur
Knowledge Base girişi, sol kenar çubuğundaki Platform alanında yer alır (açık kitap simgesi).
| Rolünüz | Kenar çubuğunda "Knowledge Base" görünür mü? |
|---|---|
| Admin | Evet — Platform grubunun içinde |
| Executive | Evet — doğrudan kenar çubuğunda |
| Departman Yöneticisi (üst düzey bir departmanı yöneten üye) | Evet |
| Üye | Hayır |
Kenar çubuğunuzda Bilgi Tabanını görmüyorsanız yine de ondan yararlanabilirsiniz. Yapay zeka, sorularınızı yanıtlarken Bilgi Tabanı belgelerini kullanır — her zaman yalnızca erişim seviyenizin izin verdiği belgelerle sınırlı olarak. Kendi dosyalarınız ise Belgelerim bölümünde kalır.
Sayfa neye benziyor
Bilgi Tabanını açtığınızda şunları görürsünüz:
- Knowledge Base sayfa başlığı ve hemen altında kuruluşunuzda şu anda kaç belge bulunduğunu belirten satır.
- Listeyi yeniden yüklemek için bir Refresh (yenile) düğmesi (dairesel ok).
- Yeni dosya eklemek için bir Upload Document düğmesi.
- Bir arama kutusu, filtreler, departman ağacı ve belgelerin listelendiği bir tablo.
- Belge listesinin yanında, dosya yüklemek yerine bir web sitesini bilgi kaynağı olarak eklediğiniz bir Websites sekmesi — bkz. Web Sitesi Kaynakları.
Tablodaki her satır belgenin Name (ad), Type (tür), Permission (izin seviyesi), Size (boyut) ve son Updated (güncellenme) bilgisini gösterir. Bir satırı seçtiğinizde belgeyi önizleyebileceğiniz, indirebileceğiniz, izin seviyesini değiştirebileceğiniz veya silebileceğiniz bir detay paneli açılır.
Arama, filtreler ve departman ağacının tamamı için Belge bulma sayfasına bakın.
Bilgi Tabanı ve Belgelerim karşılaştırması
Her ikisi de belge barındırır ve her ikisi de aynı erişim seviyelerini kullanır. Fark, kimin için olduklarıdır.
| Belgelerim | Bilgi Tabanı | |
|---|---|---|
| Kimin için | Sizin için | Tüm kuruluşunuz için |
| Sayfayı kimler açabilir | Herkes | Admin, Executive ve Departman Yöneticileri |
| Kenar çubuğundaki yeri | WorkSpace grubu | Platform grubu |
| Belgelerin gösterimi | Belge kartlarından oluşan bir ızgara | Erişim seviyesi filtresi ve departman ağacı bulunan bir tablo |
| Tipik içerik | Taslaklarınız, çalışma dosyalarınız, ekibinizle veya departmanınızla paylaştığınız dosyalar | Şirket politikaları, prosedürler, el kitapları, eğitim materyalleri, formlar |
| Yüklediklerinizi kimler görür | Seçtiğiniz erişim seviyesinin izin verdiği kişiler | Erişim seviyesinin izin verdiği kişiler |
| Yapay zeka erişimi | Erişim seviyeniz dahilinde | Erişim seviyeniz dahilinde |
Hangi bölümden yüklerseniz yükleyin aynı kural geçerlidir: belgeyi kimin görebileceğine yüklediğiniz sayfa değil, erişim seviyesi karar verir. Hassas bir şey paylaşmadan önce Erişim seviyeleri sayfasını okuyun.
Bilgi Tabanına ne konur
Bilgi Tabanı, en çok tekrar tekrar sorulan konulara ait materyalleri barındırdığında değerlidir. Örneğin:
- Şirket politikaları ve çalışan el kitapları
- Departman prosedürleri ve yönergeleri
- İşe alıştırma ve eğitim materyalleri
- Şablonlar ve formlar
- Referans belgeleri ve uyumluluk materyalleri
PDF, Word, Excel, PowerPoint, metin, CSV, Markdown ve görsel dosyaları yükleyebilirsiniz. Sınırlar ve adım adım yönergeler için Belge yükleme sayfasına bakın.
Kim neyi görür
Her belgenin bir erişim seviyesi vardır. Görünürlüğe sayfa değil, seviye karar verir.
| Seviye | Belgeyi kimler görebilir |
|---|---|
| Personal | Yalnızca belgeyi yükleyen kişi |
| Team | Belgenin atandığı ekibin üyeleri |
| Department | O departmanın üyeleri; o departman hiyerarşisinin yöneticileri; Admin ve Executive kullanıcılar |
| Organization | Kuruluştaki herkes |
| Confidential | Yalnızca Admin ve Executive kullanıcılar |
Personal belgeler sahibine özel kalır. Admin ve Executive kullanıcılar bile başkasının Personal belgelerini göremez.
Tüm ayrıntılar, rozet renkleri ve bir seviyenin nasıl değiştirileceği Erişim seviyeleri sayfasındadır.
Her rol ne yapabilir
| Rol | Bilgi Tabanı sayfasını açma | Görebildiği belgeler | Yükleme | Belgenin erişim seviyesini değiştirme |
|---|---|---|---|---|
| Üye | ❌ | Kendisiyle paylaşılan belgeler (Organization, kendi Department'ı, kendi Team'leri) ve kendi belgeleri — Belgelerim ve yapay zeka yanıtları üzerinden | ❌ | Yalnızca kendi yüklediği belgeler |
| Departman Yöneticisi | ✅ | Yönettiği departman hiyerarşisi içinde paylaşılan her şey | ✅ (hiyerarşisindeki departmanlara) | Hiyerarşisindeki belgeler |
| Executive | ✅ | Tüm departmanlar, Confidential dahil her paylaşım seviyesi | ✅ (herhangi bir departmana) | Herhangi bir belge |
| Admin | ✅ | Tüm departmanlar, Confidential dahil her paylaşım seviyesi | ✅ (herhangi bir departmana) | Herhangi bir belge |
Executive kullanıcıların belge erişimi tamdır. Bir Executive, Bilgi Tabanında tüm departmanlara göz atabilir, Confidential belgeleri görebilir, yeni dosya yükleyebilir ve erişim seviyelerini değiştirebilir — tıpkı bir Admin gibi.
Departman Yöneticileri yalnızca yönettikleri departmanlarla sınırlıdır. Confidential belgeleri göremezler ve yalnızca kendi departman hiyerarşilerine yükleme yapabilir, oradaki belgeleri yönetebilirler.
Yapay zeka Bilgi Tabanını nasıl kullanır
Bir asistan, Bilgi Tabanını kullanacak şekilde ayarlanabilir. Ayarlandığında, sohbette sorduğunuz bir soru için asistan Bilgi Tabanı belgelerine bakar ve onlardan yanıt üretir; kullandığı belgeleri kaynak olarak gösterir, böylece doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.
Örnek
Siz: "İzin politikamız ne?"
Asistan: Bilgi Tabanındaki Çalışan El Kitabını bulur ve sorunuzu yanıtlar; kaynak olarak el kitabını gösterir.
Yapay zeka, sayfayla tamamen aynı erişim kurallarını uygular. Görmenize izin verilmeyen bir belgeden asla alıntı yapmaz — Admin veya Executive değilseniz Confidential belgeler dahil.