Yönetici Hızlı Başlangıç
Bu rehber, Arketic'i organizasyonunuz için en uygun sırayla nasıl kuracağınızı adım adım anlatır. Her adım, ilgili özelliği menüde tam olarak nerede bulacağınızı gösterir.
:::info Menüde neyin nerede olduğu Sol kenar çubuğu, yönetim araçlarını üç bölümde toplar: Çalışma Alanı, Platform ve Organizasyon. Bu rehber boyunca Organizasyon → Kullanıcılar gibi bir yol, "Organizasyon bölümünü açın, ardından Kullanıcılar'a tıklayın" anlamına gelir. :::
Adım 1: Departmanlarınızı oluşturun
Kişileri eklemeden önce organizasyon yapınızı kurun. Departmanlar; belgelerin, görevlerin ve asistan erişiminin daha sonra nasıl kapsanacağını belirler, bu yüzden en baştan doğru kurmakta fayda var.
- Organizasyon → Departmanlar bölümüne gidin.
- Üst seviye departmanlarınızı oluşturun (örneğin: BT, İK, Pazarlama, Finans).
- İhtiyaç duyduğunuz yerlerde alt departmanlar ekleyin (örneğin: BT → Önyüz Takımı).
- Her departmana bir departman yöneticisi atayın (formdaki Müdür alanı).
Gerçek şirket yapınızı yansıtın. Bir departmanın yöneticisi olarak atadığınız üye, kendi alanı için ek araçlar elde eder; bu yüzden departman yöneticilerini bilinçli seçin.
Adım 2: Kullanıcılarınızı ekleyin
Şimdi ekip üyelerinizi davet edin.
- Organizasyon → Kullanıcılar bölümüne gidin.
- Kullanıcı Davet Et'e tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Zorunlu | Notlar |
|---|---|---|
| Ad Soyad | Evet | Tek bir ad alanı (örneğin, "Ahmet Yılmaz") |
| E-posta Adresi | Evet | Kişinin giriş yapacağı e-posta adresi |
| Departman | Hayır | Kişiyi bir departmana atayın (varsa alt departman veya takımlara da) |
| Rol | Evet | Aşağıdaki dört rolden birini seçin |
- Bir rol seçin:
| Rol | Neler yapabilir |
|---|---|
| Üye | Kendisine atanan asistanlara ve belgelere erişebilir |
| Üst Yönetici | Tüm özelliklere ve analitiğe tam erişim |
| Yönetici | Kullanıcıları, bilgi bankasını ve asistan izinlerini yönetebilir |
| Kısıtlı | Varsayılan erişim yok — erişimi sonradan özel rollerle verirsiniz |
- Kullanıcı Oluştur'a tıklayın. Bir pencere o kişi için 6 haneli bir Etkinleştirme kodu gösterir.
- Kodu kişiye iletin, ardından Tamam'a tıklayın. Kişi kodu giriş ekranındaki Şifrenizi mi unuttunuz? bağlantısı altında girer ve kendi parolasını belirler.
Kimse için parola belirlemezsiniz. Etkinleştirme kodu bir kez gösterilir — pencereyi kapatmadan önce iletin. Kod kaybolursa kişinin ayrıntı panelinden yenisini oluşturabilirsiniz. Bkz. Kullanıcı Yönetimi.
Yalnızca birkaç Yönetici ile başlayın. Daha sonra birinin rolünü yükseltebilirsiniz — ancak çok fazla Yönetici, çelişen ayarlara yol açar. Ayrı bir "departman yöneticisi" rolü yoktur: departman yöneticisi, Adım 1'de bir departmanın başına atadığınız bir üyeden ibarettir.
Bu ekranda yapabileceğiniz her şey için — filtreleme, düzenleme, pasif yapma ve kullanıcı kaldırma — bkz. Kullanıcı Yönetimi. Her rolün neleri açtığını görmek için bkz. Roller ve İzinler.
Adım 3: Bilgi Bankanızı yükleyin
Şirket belgelerinizi yükleyerek asistanlarınıza çalışacağı malzeme verin. Asistanlar yalnızca eklediğiniz belgelerden yanıt verebilir.
- Platform → Bilgi Bankası bölümüne gidin.
- En önemli belgelerinizi önce yükleyin.
- Doğru kişilerin görebilmesi için her belgeye uygun erişim seviyesini ayarlayın.
İyi bir yükleme sırası:
| Öncelik | Belgeler | Önerilen erişim seviyesi |
|---|---|---|
| İlk | Şirket el kitabı, İK politikaları | Organizasyon |
| İkinci | Departmana özel prosedürler | Departman |
| Üçüncü | Eğitim materyalleri | Organizasyon |
| Dördüncü | Şablonlar ve formlar | Organizasyon |
Ne kadar çok ilgili belge eklerseniz, asistanlarınız o kadar faydalı hâle gelir. Erişim seviyesi her belgeyle birlikte taşınır ve belgeyi Arketic'in her yerinde kimin görebileceğini belirler.
Tüm ayrıntılar için bkz. Belge Yükleme ve Erişim Seviyeleri.
Adım 4: AI modellerinizi ve sağlayıcılarınızı gözden geçirin
Organizasyonunuzun hangi AI modellerini kullanabileceğine karar verin.
- Çalışma Alanı → Modeller ve Sağlayıcılar bölümüne gidin.
- Platform modelleri, Arketic tarafından izole sunucularda barındırılır. Her zaman kullanılabilir, kurulum gerektirmez ve sohbet verileriniz kurum içinde kalır — hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.
- Harici bir sağlayıcı kullanmak isterseniz (OpenAI, Anthropic veya Google Gemini gibi) — yalnızca organizasyonunuz için kullanıma sunulmuş sağlayıcılar — ilgili sağlayıcı kartını açın, kendi API anahtarınızı mı yoksa platformun sağladığı anahtarı mı kullanacağınızı seçin, ardından Bağlantıyı Test Et'e tıklayın.
Bir harici sağlayıcıyı etkinleştirdiğinizde, sohbet verileri o sağlayıcının sunucularına gönderilir ve organizasyonunuzdan çıkar. Harici sağlayıcılar için Belge Erişimi varsayılan olarak kapalıdır; bunu açmak, gizli belgeler dahil belge içeriğini o sağlayıcıya gönderir. Hassas işler için platform modellerini tercih edin.
Adım adım tam anlatım için bkz. Modeller ve Sağlayıcılar.
Adım 5: AI asistanlarınızı yapılandırın
- Çalışma Alanı → AI Asistanları bölümüne gidin.
- Organizasyonunuz, kullanıma hazır Arketic AI adlı varsayılan bir asistanla başlar.
- Asistanlar, platform modellerini herhangi bir kurulum olmadan kullanabilir. Bir asistan, harici bir modeli yalnızca o sağlayıcıyı Adım 4'te etkinleştirip test ettiyseniz kullanabilir.
Tam kurulum için bkz. AI Asistan Yapılandırması.
:::note Adım 6 ve 7 paketinize bağlıdır Görevler ve Süreç Şablonları menüde yalnızca organizasyonunuzun paketi bunları içeriyorsa görünür. Bunları görmüyorsanız sonraki iki adımı atlayın. :::
Adım 6: Mesai saatlerini ayarlayın (isteğe bağlı)
Görev süreleri otomatik takip edilir — ama yalnızca mesai saatleri sayılır. Departman başına ayarlayın:
- Çalışma Alanı → Görevler bölümüne gidin, ardından Ayarlar sekmesini açın.
- Mesai Saatleri'ni açın ve her departman için çalışma günlerini ve saatlerini ayarlayın.
- Bu kadar — süre takibi bu saatleri otomatik kullanır.
Süre hesabının nasıl işlediği için bkz. Süre Takibi.
Adım 7: İlk süreç şablonunuzu oluşturun (isteğe bağlı)
Tekrarlayan bir süreciniz varsa (çalışan oryantasyonu gibi), bunu yeniden kullanılabilir bir süreç şablonuna dönüştürün:
- Çalışma Alanı → Süreç Şablonları bölümüne gidin.
- Yeni bir süreç şablonu oluşturun.
- Basit bir akış tasarlayın — yalnızca birkaç adımla başlayın.
- Yayına alın, ardından bir kez başlatarak test edin.
Başlamak için bkz. Süreç Şablonlarına Genel Bakış.
Adım 8: Her şeyin çalıştığını doğrulayın
Arketic'i ekibinize duyurmadan önce hızlı bir kontrol yapın:
- Üye rolünde bir test kullanıcısıyla giriş yapın ve rolüne uygun doğru menü öğelerini gördüğünü doğrulayın.
- Bir asistana, yüklediğiniz bir belge hakkında soru sorun ve yanıtın doğru olduğunu doğrulayın.
- Test görevi oluşturun ve görev panosunda göründüğünü doğrulayın.
- Görev atamalarında bildirimlerin geldiğini kontrol edin.
Kurulum sonrası kontrol listesi
- Departmanlar oluşturuldu ve departman yöneticileri atandı
- Tüm kullanıcılar doğru roller ve departmanlarla davet edildi
- Önemli belgeler doğru erişim seviyeleriyle Bilgi Bankası'na yüklendi
- Modeller ve Sağlayıcılar gözden geçirildi (platform modelleri hazır; gerekiyorsa harici sağlayıcılar yapılandırıldı)
- AI asistanları doğrulandı ve hazır
- Departman başına mesai saatleri ayarlandı
- Üye rolüyle test girişi doğrulandı
- Ekibe etkinleştirme kodları iletildi ve nereden başlayacakları anlatıldı
Sonraki adımlar
- Bildirimlerin kendi alan adınızdan gelmesi için e-posta gönderimini kurun — bkz. E-posta (SMTP).
- Dört sistem rolü birinin işine uymadığında özel roller oluşturun.
- Sık istekler için yeniden kullanılabilir komut şablonları oluşturun.
- İlk Adımlar rehberini ekibinizle paylaşın.
- Benimsenmeyi izlemek için Panel'i takip edin ve zaman içinde kullanımı izlemek için Analitik raporlarını inceleyin.