Zaman Takibi
Arketic görevlerin ne kadar sürdüğünü otomatik ölçer — elle zamanlayıcı yok, başlat/durdur düğmesi yok, gün sonunda doldurulacak bir kayıt yok. Bir görev harekete geçtiği anda Arketic o görevin harcadığı çalışma süresini saymaya başlar ve görevde belirlediğiniz hedefle karşılaştırır.
Bu size üç şeyi bedavaya kazandırır: iş devam ederken canlı bir ilerleme çubuğu, iş bittiğinde dürüst bir "zamanında" ya da "geç" sonucu ve raporlarınızda güvenilir zaman verisi.
Arketic artık elle yapılandırılan SLA politikaları kullanmaz. Zamanlama otomatiktir ve doğrudan görevin kendisinden gelir — tahminden ya da planlanan tarihlerden — ve departmanınızın çalışma saatleri içinde ölçülür.
Takip Ne Zaman Başlar
Takip, görev bir aktif duruma geçtiği anda başlar:
| Durum | Takip |
|---|---|
| Backlog | Henüz takip edilmiyor |
| To Do | Takip başlar |
| In Progress | Takip devam eder |
| In Review | Takip devam eder |
| Pending Approval | Takip devam eder |
| Done | Takip durur ve sonuç kaydedilir |
| Cancelled | Takip durur, zamanında/geç sonucu oluşmaz |
Bilmeye değer birkaç ayrıntı:
- Doğrudan aktif bir durumda oluşturulan görev anında takip edilmeye başlar. Önce bir yere sürüklemenize gerek yok.
- Backlog'ta geçen süre sayılmaz. Bir fikri Backlog'ta bekletmenin bir maliyeti yoktur.
- İnceleme ve onay süresi sayılır. İnceleyen kişiyi bekleyen bir görev hâlâ hedefini tüketiyordur — bu bilinçli bir tercihtir; böylece darboğazlar gizlenmek yerine görünür olur.
- İleri bir tarihe Start Date verirseniz, takip hemen başlamaz, o tarihi bekler. O ana kadar görevde Scheduled rozeti görünür.
- Tamamlanmış bir görevi yeniden açmak yeni bir ölçüm başlatır. Eski sonucun yerini yenisi alır ve süre, görev tekrar aktif olduğu andan itibaren yeniden sayılır.
Takip kişi başına değil, görev başınadır. Birden fazla kişi atanmışsa hepsi aynı hedefe karşı çalışır.
Hedef Nereden Gelir
Hedef, bir görevin alması gereken çalışma süresidir. Arketic bu hedefi görevin kendi alanlarından şu sırayla seçer:
| Öncelik | Kaynak | Anlamı |
|---|---|---|
| 1 | Estimated Hours | Bir bütçe. Hedef, takip başladığı andan itibaren sayılan o kadar çalışma saatidir. |
| 2 | Start Date + End Date | Bir pencere. End Date sabit bir son tarihtir — geç başlamak onu ileri itmez, sadece elinizdeki alanı daraltır. |
| 3 | Hiçbiri ayarlı değil | Hedef yok. Arketic yine de harcanan çalışma süresini kaydeder; böylece görevin gerçekte ne kadar sürdüğünü görebilirsiniz. |
Estimated Hours her zaman önceliklidir. Bir görevde hem tahmin hem tarih aralığı varsa hedef tahmindir; tarihler planlama bilgisi olarak kalır.
Efor sizin için önemliyse Estimated Hours girin ("bu kabaca 6 saatlik bir iş"). Takvim önemliyse Start Date ve End Date girin ("bu Cuma 17:00'ye kadar bitmeli"). Her iki alan da New Task formunda yer alır — bkz. Görev Oluşturma.
Tek başına bir End Date hedef sayılmaz. Arketic'in tarih aralığı hedefi kurabilmesi için Start Date ve End Date'in birlikte girilmesi gerekir. Yalnızca bitiş tarihi olan bir görev yine de gecikme uyarısı alır, ancak ilerleme çubuğu olmaz.
Halihazırda çalışan bir görevde tahmini ya da tarihleri değiştirmek hedefi anında yeniden hesaplar; daha önceki uyarılar da yeni hedefe göre sıfırlanır.
Yalnızca Çalışma Saatleri Sayılır
Süre yalnızca departmanınızın çalışma saatleri içinde ölçülür. Akşamlar, geceler, hafta sonları ve çalışılmayan günler tamamen atlanır.
Yani günü 18:00'de biten bir takvimde 16:00'da başlatılan 4 saatlik bir görev ertesi sabah geç kalmış olmaz — 2 saatini kullanmıştır, 2 saati kalmıştır. Farklı saatlerle çalışan ekipler adil biçimde karşılaştırılır, çünkü her görev kendi departmanının takvimine göre ölçülür.
Çalışma saatleri departman bazında Tasks → Settings → Business Hours altında ayarlanır: bir başlangıç saati, bir bitiş saati ve haftanın hangi günlerinin çalışma günü olduğu. Bkz. Görev Ayarları.
Görev Kartlarındaki Zaman Rozetleri
Kanban panosunda her kart en fazla bir zaman rozeti taşır; böylece panoya tek bakışta baskının nerede olduğunu görürsünüz:
| Rozet | Renk | Anlamı |
|---|---|---|
| Tracking | Mavi / gri | Süre şu anda sayılıyor |
| Scheduled | Amber | Görevin ileri tarihli bir başlangıcı var; takip henüz başlamadı. Üzerine gelince ne zaman başlayacağını görürsünüz |
| Over time | Kırmızı (yanıp sönen) | Görev hâlâ açık ve hedefini çoktan aştı |
| Late | Kırmızı | Görev hedefinden sonra tamamlandı |
Bu rozetlerden bağımsız olarak, son tarihi geçmiş (ve Done ya da Cancelled olmayan) bir kart kırmızı çerçeve ve pembe zeminle işaretlenir — böylece hedefi olmayan görevler de son tarihini aştığında göze çarpar.
Kartların gösterdiği diğer her şey için bkz. Kanban Panosu.
Time Tracking Paneli
Herhangi bir görevi açın ve Details sekmesinde Time Tracking paneline inin. Burası o görevin tam resmidir.
Durum çipi
Panelin sağ üstündeki küçük çip, ölçümün hangi aşamada olduğunu söyler:
| Çip | Anlamı |
|---|---|
| active | Şu anda sayıyor |
| scheduled | İleri tarihli bir başlangıcı bekliyor |
| achieved | Görev zamanında tamamlandı (yeşil) |
| breached | Görev geç tamamlandı (kırmızı) |
| cancelled | Görev iptal edildi; zamanında/geç sonucu oluşmadı |
Görev devam ederken
Görevin bir hedefi varsa şunları görürsünüz:
- Hedefe doğru bir ilerleme çubuğu. Normalde yeşildir, hedefin kabaca dörtte üçünü geçtiğinizde amber, hedef aşıldığında kırmızı olur.
- Altında üç canlı değer: harcanan (elapsed) çalışma süresi, kullanılan yüzde ve ya kalan süre ya da hedefin ne kadar aşıldığı.
Görevin hedefi yoksa panel yalnızca şimdiye kadar harcanan çalışma süresini gösterir — bir işin gerçekte neye mal olduğunu tahmin yapmadan önce öğrenmek için kullanışlıdır.
Görev bittiğinde
İlerleme çubuğunun yerini bir özet bandı alır:
- Completed on time — yeşil, onay işaretiyle.
- Completed late — kırmızı, uyarı simgesiyle.
Her iki durumda da alt satırda Took <süre> · Target <süre> yazar ve parantez içinde fark verilir — hedefi geçmediyseniz ahead, aştıysanız over.
Hedefini aşarak biten bir görev, görev detayının başlığında, adının yanında kırmızı bir SLA Breached rozeti de taşır.
Panel alt bilgisi
Çubuğun altında panel, rakamların dayandığı bilgileri listeler:
| Alan | Gösterdiği |
|---|---|
| Target | Hedef süre ve nereden geldiğinin etiketi — Estimated ya da Date range |
| Business hours | Bu görevin departmanı için kullanılan çalışma saatleri penceresi |
| Tracking started / Tracking starts | Saymanın ne zaman başladığı — ya da zamanlanmış bir görevde ne zaman başlayacağı |
| Planned start | Ayarlıysa görevin Start Date değeri |
| Planned end | Ayarlıysa görevin End Date değeri |
Panel yalnızca görev için bir takip oluştuğunda görünür. Hâlâ Backlog'ta duran bir görevde Time Tracking paneli henüz yoktur.
Detay görünümünün geri kalanı için bkz. Görev Detayları.
Çalışma Saatlerini Ayarlama
Yöneticiler ve admin'ler çalışma saatlerini departman bazında yapılandırır:
- Tasks → Settings'e gidin.
- Business Hours panelini açın.
- Department seçin.
- Start ve End saatlerini ayarlayın.
- Çalıştığınız Working Days günlerini işaretleyin.
- Save'e tıklayın.
Formun zorunlu kıldığı kurallar:
- Başlangıç saati bitiş saatinden önce olmalıdır.
- En az bir çalışma günü seçilmelidir.
Yöneticiler yalnızca yönettikleri departmanları görür; admin ve yöneticiler (executive) hepsini görür. Ayrıntılar Görev Ayarları sayfasındadır.
Çalışma saatlerini değiştirmek, o departmanın görevlerinde sürenin nasıl ölçüldüğünü değiştirir. Rakamlar daha iyi görünsün diye oynamak yerine bir kez doğru ayarlayın.
Zaman Verisi Nerelerde Görünür
Takip otomatik olduğu için, kimse mesai formu doldurmadan zamanlama verisi çalışma alanının geri kalanını besler:
- Performance — Avg Completion ve SLA Compliance kartları ile hedefini en çok aşan görevleri listeleyen Slowest Tasks bölümü. Bkz. Performans.
- My Team (yöneticiler ve admin'ler) — her kişinin görevlerinde bir trafik ışığı noktası bulunur; böylece kimin zorlandığını görebilirsiniz.
- Bildirimler — yaklaşan son tarihler, uyarılar ve aşımlar SLA & Reminders bildirim grubunun parçasıdır; admin'ler bu grubu tüm organizasyon için açıp kapatabilir, bkz. Görev Ayarları.
İpuçları
- Gün değil, saat cinsinden tahmin yapın. Estimated Hours yarım değerleri kabul eder; 0,5, 1,5 ve 6 hepsi geçerlidir — küçük ve dürüst tahminler ilerleme çubuğunu anlamlı kılar.
- Uzun görevlere Start Date verin. Gelecek haftaya planlanan iş, kimse üzerinde çalışmazken sessizce hedefini yakmak yerine Scheduled olarak görünür.
- Kırmızıyı değil, amber çubuğu izleyin. Amber hâlâ tepki verecek vaktiniz olduğu anlamına gelir; kırmızı, konuşmanın çoktan gecikmiş olduğu anlamına gelir.
- İnceleme adımlarını kısa tutun. In Review ve Pending Approval durumlarında geçen süre hedeften düşer — bkz. Onaylar.
- İş bittikten sonra "Took" ile "Target" değerlerini karşılaştırın. Sürekli "3h over" çıkan bir tablo, insan sorunu değil tahmin sorunudur.
İlgili Sayfalar
- Görev Oluşturma — Estimated Hours, Start Date ve End Date'in girildiği yer
- Kanban Panosu — zaman rozetlerinin bağlamı
- Görev Detayları — görevin tam görünümü
- Görev Ayarları — çalışma saatleri ve bildirim grupları
- Performans — bu zaman verisi üzerine kurulu raporlama