Süre Takibi
Arketic görevlerin ne kadar sürdüğünü otomatik ölçer — başlat/durdur düğmesi yok, unutulacak bir zamanlayıcı yok. Bir görev harekete geçtiği anda Arketic o görevin harcadığı çalışma süresini saymaya başlar ve görevde belirlediğiniz hedefle karşılaştırır.
Bu size üç şeyi kendiliğinden kazandırır: iş devam ederken canlı bir ilerleme çubuğu, iş bittiğinde dürüst bir "zamanında" ya da "geç" sonucu ve raporlarınızda güvenilir süre verisi.
Otomatik ölçümün yanında, bir görevin Süre sekmesinde elle de süre kaydedebilirsiniz — bkz. Elle Süre Kaydetme.
Süre ölçümü doğrudan görevin kendisinden gelir — tahminden ya da planlanan tarihlerden — ve departmanınızın mesai saatleri içinde ölçülür. Görevler → Ayarlar altındaki SLA Politikaları listesi, üzerinde anlaşılan yanıt ve çözüm sürelerinin ayrı bir kaydıdır; bir görevin hedefini belirlemez. Bkz. Süre Takibi, SLA Politikaları ve Mesai Saatleri.
Takip Ne Zaman Başlar
Takip, görev bir aktif duruma geçtiği anda başlar:
| Durum | Takip |
|---|---|
| Bekleyen İşler | Henüz takip edilmiyor |
| Yapılacak | Takip başlar |
| Devam Ediyor | Takip devam eder |
| İncelemede | Takip devam eder |
| Onay Bekliyor | Takip devam eder |
| Tamamlandı | Takip durur ve sonuç kaydedilir |
| İptal Edildi | Takip durur, zamanında/geç sonucu oluşmaz |
Yeni Görev formu bunu Tahmini Süre (saat) alanının altında hatırlatır: "İzleme, durum "Yapılacak" olduğunda başlar."
Bilmeye değer birkaç ayrıntı:
- Doğrudan aktif bir durumda oluşturulan görev anında takip edilmeye başlar. Önce bir yere sürüklemenize gerek yok.
- Bekleyen İşler'de geçen süre sayılmaz. Bir fikri Bekleyen İşler'de bekletmenin bir maliyeti yoktur.
- İnceleme ve onay süresi sayılır. İnceleyen kişiyi bekleyen bir görev hâlâ hedefini tüketiyordur — bu bilinçli bir tercihtir; böylece darboğazlar gizlenmek yerine görünür olur.
- İleri bir tarihe Başlangıç Tarihi verirseniz, takip hemen başlamaz, o tarihi bekler. O ana kadar görevde Planlandı rozeti görünür.
Takip kişi başına değil, görev başınadır. Birden fazla kişi atanmışsa hepsi aynı hedefe karşı çalışır.
Hedef Nereden Gelir
Hedef, bir görevin alması gereken çalışma süresidir. Arketic bu hedefi görevin kendi alanlarından şu sırayla seçer:
| Öncelik | Kaynak | Anlamı |
|---|---|---|
| 1 | Tahmini Süre (saat) | Bir bütçe. Hedef, takip başladığı andan itibaren sayılan o kadar çalışma saatidir. |
| 2 | Başlangıç Tarihi + Bitiş Tarihi | Bir pencere. Bitiş Tarihi sabit bir son tarihtir — geç başlamak onu ileri itmez, sadece elinizdeki alanı daraltır. |
| 3 | Hiçbiri ayarlı değil | Hedef yok. Arketic yine de harcanan çalışma süresini kaydeder; böylece görevin gerçekte ne kadar sürdüğünü görebilirsiniz. |
Tahmini Süre her zaman önceliklidir. Bir görevde hem tahmin hem tarih aralığı varsa hedef tahmindir; tarihler planlama bilgisi olarak kalır.
Efor sizin için önemliyse Tahmini Süre (saat) girin ("bu kabaca 6 saatlik bir iş"). Takvim önemliyse Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi girin ("bu cuma 17:00'ye kadar bitmeli"). Her iki alan da Yeni Görev formunda yer alır — bkz. Görev Oluşturma.
Tek başına bir Bitiş Tarihi hedef sayılmaz. Arketic'in tarih aralığı hedefi kurabilmesi için Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi'nin birlikte girilmesi gerekir. Yalnızca bitiş tarihi olan bir görev, o tarih geçtiğinde panoda yine de işaretlenir, ancak ilerleme çubuğu olmaz.
Hâlihazırda çalışan bir görevde tahmini ya da tarihleri değiştirmek hedefi anında yeniden hesaplar; daha önceki uyarılar da yeni hedefe göre sıfırlanır.
Yalnızca Mesai Saatleri Sayılır
Süre yalnızca departmanınızın mesai saatleri içinde ölçülür. Akşamlar, geceler, hafta sonları ve çalışılmayan günler tamamen atlanır.
Yani günü 18:00'de biten bir takvimde 16:00'da başlatılan 4 saatlik bir görev ertesi sabah geç kalmış olmaz — 2 saatini kullanmıştır, 2 saati kalmıştır. Farklı saatlerle çalışan ekipler adil biçimde karşılaştırılır, çünkü her görev kendi departmanının takvimine göre ölçülür.
Mesai saatleri departman bazında Görevler → Ayarlar → Mesai Saatleri altında ayarlanır: bir başlangıç saati, bir bitiş saati ve haftanın hangi günlerinin çalışma günü olduğu. Bkz. Görev Ayarları.
Görev Kartlarındaki Süre Rozetleri
Kanban panosunda her kart en fazla bir süre rozeti taşır; böylece panoya tek bakışta baskının nerede olduğunu görürsünüz:
| Rozet | Renk | Anlamı |
|---|---|---|
| İzleniyor | Mavi / gri | Süre şu anda sayılıyor. Görevin hedefi varsa mavi, yoksa gri görünür |
| Planlandı | Kehribar | Görevin ileri tarihli bir başlangıcı var; takip henüz başlamadı. Üzerine gelince ne zaman başlayacağını görürsünüz |
| Süre aşımı | Kırmızı (yanıp sönen) | Görev hâlâ açık ve hedefini çoktan aştı |
| Gecikmeli | Kırmızı | Görev hedefinden sonra tamamlandı |
Bu rozetlerden bağımsız olarak, son tarihi geçmiş (ve Tamamlandı ya da İptal Edildi durumunda olmayan) bir kart kırmızı çerçeve ve pembe zeminle işaretlenir — böylece hedefi olmayan görevler de son tarihini aştığında göze çarpar.
Kartların gösterdiği diğer her şey için bkz. Kanban Panosu.
Süre Takibi Paneli
Herhangi bir görevi açın ve Ayrıntılar sekmesinde Süre Takibi paneline inin. Burası o görevin tam resmidir.
Durum etiketi
Panelin sağ üstündeki küçük etiket, ölçümün hangi aşamada olduğunu söyler:
| Etiket | Anlamı |
|---|---|
| aktif | Şu anda sayıyor |
| planlandı | İleri tarihli bir başlangıcı bekliyor |
| tamamlandı | Görev bitti. Altındaki bant, görevin zamanında mı geç mi bittiğini söyler |
| iptal edildi | Görev iptal edildi; zamanında/geç sonucu oluşmadı |
Görev devam ederken
Görevin bir hedefi varsa şunları görürsünüz:
- Hedefe doğru bir ilerleme çubuğu. Normalde yeşildir, hedefin dörtte üçü kullanıldığında kehribar, hedef aşıldığında kırmızı olur.
- Altında üç canlı değer: geçen çalışma süresi, kullanılan yüzde ve ya kalan süre ya da hedefin ne kadar üzerinde olduğunuz.
Görevin hedefi yoksa panel yalnızca şimdiye kadar harcanan çalışma süresini gösterir — bir işin gerçekte neye mal olduğunu tahmin yapmadan önce öğrenmek için kullanışlıdır.
Görev bittiğinde
İlerleme çubuğunun yerini bir özet bandı alır:
- Zamanında tamamlandı — yeşil, onay işaretiyle.
- Geç tamamlandı — kırmızı, uyarı simgesiyle.
Alt satırda Süre ve görevin kullandığı süre, ardından Hedef ve hedef süre yazar; parantez içinde de fark verilir — hedefin altında kaldıysanız örneğin 45dk erken, aştıysanız 1sa 20dk aşıldı. Hedefi olmayan bir görevde yalnızca harcanan süreyle birlikte Zamanında tamamlandı yazar.
Hedefini aşarak biten bir görev, görev detayının başlığında, adının yanında kırmızı bir SLA Aşıldı rozeti de taşır.
Panel alt bilgisi
Çubuğun altında panel, rakamların dayandığı bilgileri listeler:
| Alan | Gösterdiği |
|---|---|
| Hedef (Tahmini): veya Hedef (Tarih aralığı): | Hedef süre ve nereden geldiği |
| Çalışma saatleri: | Bu görevin departmanı için kullanılan mesai saatleri penceresi |
| Takip başladı: / Takip başlıyor: | Saymanın ne zaman başladığı — ya da planlanmış bir görevde ne zaman başlayacağı |
| Planlanan başlangıç: | Ayarlıysa görevin Başlangıç Tarihi |
| Planlanan bitiş: | Ayarlıysa görevin Bitiş Tarihi |
Panel yalnızca görev için bir takip oluştuğunda görünür. Hâlâ Bekleyen İşler'de duran bir görevde Süre Takibi paneli henüz yoktur.
Detay görünümünün geri kalanı için bkz. Görev Detayları.
Elle Süre Kaydetme
Otomatik takip, bir görevin mesai saatleri içinde ne kadar açık kaldığını ölçer. Göreve gerçekten harcadığınız sürenin de kaydını tutmak istiyorsanız bunu kendiniz girin:
- Görevi açın ve Süre sekmesine geçin.
- Süre kaydet başlığının altında Süre (dk) alanına süreyi girin — tam dakika olarak, örneğin
30. - İsterseniz Açıklama alanını doldurun ("Ne üzerinde çalıştınız?").
- Süre kaydet'e tıklayın. "Süre kaydedildi" mesajını görürsünüz.
Her kayıt; süresi, açıklaması, kaydeden kişi ve tarihiyle birlikte altta listelenir. Listenin üstünde kayıt sayısını ve Toplam süreyi görürsünüz. Hiç kayıt yoksa sekmede "Henüz süre kaydı yok." yazar.
Süre sekmesi, süre kaydetmesine izin verilen kişilere gösterilir. Varsayılan olarak bu, Kısıtlı rolü dışındaki herkestir; kurumunuz bunu özel rollerle değiştirebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Elle kaydedilen süre ayrı bir kayıttır. Görevin hedefini, ilerleme çubuğunu veya zamanında/geç sonucunu değiştirmez — bunlar her zaman otomatik ölçümden gelir. Kaydedilen saatler Panel sekmesinde görünür: o hafta kaydedilen saatleri görmek için Haftalık Hız (8 hafta) grafiğindeki bir çubuğun üzerine gelin.
Görevin sekmelerindeki diğer her şey için bkz. Görev Detayları.
Mesai Saatlerini Ayarlama
Mesai saatleri departman bazında yapılandırılır:
- Görevler → Ayarlar'a gidin.
- Mesai Saatleri panelini bulun.
- Departman'ı seçin.
- Başlangıç ve Bitiş saatlerini ayarlayın.
- Çalışma Günleri altında çalıştığınız günleri işaretleyin.
- Kaydet'e tıklayın.
Formun zorunlu kıldığı kurallar:
- Başlangıç saati bitiş saatinden önce olmalıdır.
- En az bir çalışma günü seçilmelidir.
Yönetici ve Üst Yönetici rolündekiler listede her departmanı görür. Departman yöneticileri yönettikleri departmanları ve kendi departmanlarını görür. Ayrıntılar Görev Ayarları sayfasındadır.
Mesai saatlerini değiştirmek, o departmanın görevlerinde sürenin nasıl ölçüldüğünü değiştirir. Rakamlar daha iyi görünsün diye oynamak yerine bir kez doğru ayarlayın.
Süre Verisi Nerelerde Görünür
Takip otomatik olduğu için, kimse çizelge doldurmadan süre verisi çalışma alanının geri kalanını besler:
- Performans — Ort. Tamamlanma ve SLA Uyumu kartları ile hedefini en çok aşan görevleri listeleyen En Yavaş Görevler bölümü. Bkz. Performans.
- Panel ve Ekibim (departman yöneticileri ile Üst Yönetici ve Yönetici rolündekiler) — Panel sekmesindeki SLA Aşım Oranı kartı ve SLA Performansı paneli; Ekibim sekmesinde ise her kişinin görevlerinde, kimin zorlandığını gösteren bir trafik ışığı noktası. Bkz. Ekip ve Panel.
- Bildirimler — yaklaşan son tarihler, uyarılar ve aşımlar SLA ve Hatırlatmalar bildirim grubunun parçasıdır; bu grup tüm organizasyon için Görev Ayarları sayfasından açılıp kapatılabilir.
İpuçları
- Gün değil, saat cinsinden tahmin yapın. Tahmini Süre yarım değerleri kabul eder; 0,5, 1,5 ve 6 hepsi geçerlidir — küçük ve dürüst tahminler ilerleme çubuğunu anlamlı kılar.
- Uzun görevlere Başlangıç Tarihi verin. Gelecek haftaya planlanan iş, kimse üzerinde çalışmazken sessizce hedefini tüketmek yerine Planlandı olarak görünür.
- Kırmızıyı değil, kehribar çubuğu izleyin. Kehribar hâlâ tepki verecek vaktiniz olduğu anlamına gelir; kırmızı, konuşmanın çoktan gecikmiş olduğu anlamına gelir.
- İnceleme adımlarını kısa tutun. İncelemede ve Onay Bekliyor durumlarında geçen süre hedeften düşer — bkz. Onaylar.
- İş bittikten sonra "Süre" ile "Hedef" değerlerini karşılaştırın. Sürekli "3sa 0dk aşıldı" çıkan bir tablo, insan sorunu değil tahmin sorunudur.
İlgili Sayfalar
- Görev Oluşturma — Tahmini Süre, Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi'nin girildiği yer
- Kanban Panosu — süre rozetlerinin bağlamı
- Görev Detayları — Süre sekmesi dahil görevin tam görünümü
- Görev Ayarları — mesai saatleri ve bildirim grupları
- Performans — bu süre verisi üzerine kurulu raporlama
- Süre Takibi, SLA Politikaları ve Mesai Saatleri — yönetici görünümü