Onaylar
Bazı işler bitmiş sayılmadan önce bir onay gerektirir. Arketic'te onay bir kontrol noktasıdır: işi yapan kişi işi bitirir, yetkili bir kişi de bunu doğrular — ya da geri gönderir.
Onaylar üç yerde karşınıza çıkar:
| Nerede | Ne yapar |
|---|---|
| Görevde | Bir inceleyicinin Onayla veya Reddet ile yanıtladığı Onay tamamlanma koşulu |
| Talepte | Bir talep tipi, alıcı ekip işe başlamadan önce onay gerektirebilir |
| Onaylar sekmesinde | Bir departmandan diğerine gönderilen taleplerin onaylandığı veya reddedildiği yer |
1. Tamamlanma koşulu olarak onay
Onay, bir göreve ekleyebileceğiniz tamamlanma koşulu türlerinden biridir. Bir kapı gibi çalışır: diğer her şey bitmiş olsa bile onayın yine de verilmesi gerekir.
Nasıl kurulur
Onay koşulu yalnızca görevi oluştururken eklenebilir — var olan bir göreve sonradan eklemenin bir yolu yoktur.
- Yeni Görev penceresinde Tamamlanma Koşulları bölümüne gidin.
- + Koşul Ekle'ye tıklayın.
- Tür olarak Onay'ı seçin.
- Net bir açıklama yazın — inceleyicinin okuyacağı metin budur, bu yüzden neyin onaylanacağını tam olarak belirtin (örneğin, "Finans nihai bütçeyi onaylar").
- Zorunlu kutusunu işaretli bırakıp bırakmayacağınıza karar verin (aşağıdaki tabloya bakın).
Koşul türlerinin tamamı için bkz. Tamamlanma Koşulları.
| Zorunlu kutusu… | Görev için anlamı |
|---|---|
| İşaretli (varsayılan) | Onay verilene kadar Tamamlandı işaretle devre dışı kalır. İnceleyici onayladığında açık başka zorunlu koşul yoksa görev kendiliğinden tamamlanır. |
| İşaretsiz | Atanan kişi iş bittiğinde Tamamlandı işaretle'ye tıklayabilir. Görev bunun ardından bir inceleyici karar verene kadar Onay Bekliyor durumunda bekler. |
Açıklamayı, inceleyicinin evet ya da hayır diye yanıtlayabileceği bir soru gibi yazın. "Tedarikçi sözleşme taslağını onayla", "Sözleşme"den çok daha uygulanabilirdir.
Nasıl yanıtlanır
İnceleyici görevi açar, koşulu Tamamlanma Koşulları listesinde bulur ve iki düğmeden birine tıklar:
| Düğme | Sonuç |
|---|---|
| Onayla | Koşul karşılanır; yeşile döner ve üstü çizilir. Görevdeki tüm zorunlu koşullar artık karşılanmışsa görev hemen Tamamlandı durumuna geçer. |
| Reddet | Yanıt reddedildi olarak kaydedilir ve koşul karşılanmamış kalır. Görev Onay Bekliyor durumunda bekliyorsa Devam Ediyor'a döner; görevi oluşturana ve atananlara bildirim gider. |
Yanıtlandıktan sonra koşulda kimin yanıtladığı görünür, böylece kararın kaydı kalır. Bir retten sonra düğmeler kullanılabilir kalır; iş düzeltildiğinde inceleyici daha sonra onaylayabilir.
Karşılanmamış zorunlu koşulu olan bir görev Tamamlandı olarak işaretlenemez. Görevin alt kısmında "{n} koşul bekliyor" yazar ve her şey çözülene kadar Tamamlandı işaretle düğmesi devre dışı kalır.
2. Onay Bekliyor durumu
Onay Bekliyor; Bekleyen İşler, Yapılacak, Devam Ediyor, İncelemede, Tamamlandı ve İptal Edildi ile birlikte bir görev durumudur.
Bir görev buraya nasıl gelir
Bir görev, şunların hepsi doğru olduğunda Onay Bekliyor durumuna girer:
- görevde bir Onay koşulu vardır,
- açık kalmış zorunlu koşul yoktur,
- onayları sonuçlandırmasına izin verilmeyen biri (bkz. 3. bölüm) Tamamlandı işaretle'ye tıklar — ya da kartı Tamamlandı'ya sürükler.
Görev Tamamlandı durumuna geçmez. Bunun yerine:
- Durum Onay Bekliyor olur.
- Bir mesaj görünür: "Görev onay bekliyor".
- Panodaki kartta kehribar renginde bir Onay rozeti belirir.
- Görevin departmanının yöneticisine bir onay gerektiğini bildiren bir bildirim gider.
Beklerken
- Durum kilitlidir. Görevin düzenleme görünümünde durum alanında "Onay Bekliyor (onay akışı tarafından yönetiliyor)" yazar — elle başka bir durum seçemezsiniz.
- Kartı yalnızca onayları sonuçlandırabilen kişiler taşıyabilir. Başka biri kartı başka bir kolona sürüklerse kart geri döner ve bir mesaj nedenini açıklar. Liste görünümünden durumu değiştirmeye çalıştığınızda da aynı şey olur.
Nasıl sonuçlanır
| İnceleyici ne yapar | Göreve ne olur |
|---|---|
| Onay koşulunda Onayla'ya tıklar | Görev tamamlanır ve Tamamlandı durumuna geçer |
| Tamamlandı işaretle'ye tıklar ya da kartı Tamamlandı'ya sürükler | Görev tamamlanır ve Tamamlandı durumuna geçer |
| Onay koşulunda Reddet'e tıklar | Görev, iş düzeltilip yeniden gönderilebilsin diye Devam Ediyor'a döner |
Onay Bekliyor elle seçilemez. Bir görev bu duruma yalnızca, içinde bir onay varken tamamlandı işaretlendiğinde girer; böylece kimse yanlış durum seçerek onayı atlayamaz.
3. Onayı kimler sonuçlandırabilir
Bir görevi Onay Bekliyor durumundan herkes çıkaramaz. Görevi tamamlamak veya başka bir yere taşımak şu kişilerle sınırlıdır:
| Kim | Kapsam |
|---|---|
| Yöneticiler | Kurum genelinde |
| Üst Yöneticiler | Kurum genelinde |
| Departman yöneticileri | Yönettikleri departmandaki görevler |
Onay koşulundaki Onayla ve Reddet düğmelerini aynı kişiler — ve ayrıca göreve atanmış kişiler — kullanabilir. Bir görevi, onu onaylaması gereken kişiye atayabilmenizi sağlayan da budur. Bu düğmelere başka biri tıklarsa hata alır; görevi oluşturmuş olmak yeterli değildir.
Bir Yönetici, bir Üst Yönetici veya görevin departmanının yöneticisi Tamamlandı işaretle'ye kendisi tıkladığında görev doğrudan Tamamlandı durumuna geçer — Onay Bekliyor'dan geçmez.
Tamamlanma koşulları görev oluşturulduktan sonra kaldırılamaz — bkz. Tamamlanma Koşulları — bu yüzden onay gereksinimi sessizce silinerek aşılamaz.
4. İnceleyiciler için
Dikkatinizi gerektiren onayları bulmanın üç güvenilir yolu vardır:
| Nereye bakılır | Ne görürsünüz |
|---|---|
| Bildirimler | Bir görev Onay Bekliyor durumuna gönderildiğinde görevin departmanının yöneticisine "Onay gerekiyor" bildirimi gelir |
| Pano | Kehribar rengi Onay rozetini taşıyan kartlar |
| Panel | Yöneticiler, Üst Yöneticiler ve departman yöneticileri her durumda kaç görev olduğunu Görevler → Panel sekmesinden görebilir |
Bildirimlerin size nasıl ulaştığı için bkz. Bildirimler.
İyi bir inceleme nasıl yapılır
- Görevi açın ve Açıklama ile Tamamlanma Koşulları'nı okuyun — diğer koşullar gerçekte neyin teslim edildiğini gösterir.
- Atanan kişinin notları için Yorumlar sekmesine, eklediği dosyalar için Dosyalar sekmesine bakın.
- Onaylayın veya neyin değişmesi gerektiğini açıklayan bir yorumla reddedin.
Reddederken önce mutlaka bir yorum bırakın. Tek başına Reddet görevi geri gönderir ama atanan kişiye nedenini anlatmaz — bir yorum gereksiz bir gidiş gelişi önler.
5. Hizmet talebi onayları
Başka bir departmana gönderilen talepler de, alıcı ekip çalışmaya başlamadan önce bir onay gerektirebilir. Bu ayar tek tek taleplerde değil, talep tipinde yapılır.
Bir talep tipini onaya bağlama
Talep tipi düzenleyicisinde şu onay kutusu bulunur:
İş başlamadan önce yönetici onayı gerekir
Bunu işaretlediğinizde, o tipte gönderilen her talep doğrudan ekibin kuyruğuna girmek yerine Onay Bekliyor durumunda gelir. Varsayılan olarak talep tiplerini Yöneticiler, Üst Yöneticiler ve departman yöneticileri yönetir.
Bir talebi onaylama veya reddetme
Talebi Görevler altındaki Talepler sekmesinden açın. Talep onay bekliyorsa ve hedef departman üzerinde yetkiniz varsa iki düğme görünür:
| Düğme | Sonuç |
|---|---|
| Onayla | Talep Açık durumuna geçer; atanabilir ve üzerinde çalışılabilir hale gelir |
| Reddet | Gerekçe yazabileceğiniz bir Talebi reddet kutusu açılır; onayladığınızda talep iptal edilir |
Gerekçe isteğe bağlıdır ama önerilir: talepte gösterilir, böylece talebi açan kişi yalnızca iptal edilmiş bir talep görmek yerine kararın nedenini anlar.
Bir talepteki onay yetkisi hedef departmanı — yani talebin gönderildiği ekibi — takip eder. Yöneticiler her talepte işlem yapabilir; departman yöneticisi, yönettiği departmana gönderilen taleplerde; Üst Yönetici ise kendi departmanına gönderilen taleplerde işlem yapar.
Talep akışının tamamı için bkz. Talep Yönetimi, talep göndermek için bkz. Talep Oluşturma.
6. Departmanlar Arası Onaylar (Onaylar Sekmesi)
Bu, yukarıdaki iki onay türünden farklı bir şeydir: bir görev, sahibi olan departmandan başka bir departmandan bir şeye ihtiyaç duyduğunda kullanılır — örneğin Pazarlama, kendi görevi ilerleyebilsin diye BT'nin bir hesap açmasına ihtiyaç duyar.
Başka bir departmana talep gönderme
Bir görevin içinde, Ayrıntılar sekmesinde Başka departmandan talep et'i kullanın:
- Başka departmandan talep et'e tıklayın.
- Yardımına ihtiyaç duyduğunuz departmanı Bir departman seçin… listesinden seçin. Yalnızca yöneticisi olan departmanlar sunulur.
- Gerekçe (isteğe bağlı) alanına kısa bir gerekçe yazın — talebi alan departman yöneticisinin hızlı hareket etmesine yardımcı olur.
- Talep gönder'e tıklayın.
"Talep departman yöneticisine gönderildi" mesajını görürsünüz ve o departman yöneticisine bildirim gider. Talebi alabilecek yöneticisi olan başka bir departman yoksa form bunu söyler — yöneticinizden bir departman yöneticisi atamasını isteyin.
Varsayılan olarak Başka departmandan talep et, Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve departman yöneticilerine gösterilir. Kurumunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Onaylar sekmesinde talepleri inceleme
Gelen departmanlar arası talepler Görevler altındaki Onaylar sekmesinde bekler. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler bekleyen tüm talepleri, departman yöneticisi ise kendisine gönderilen talepleri görür. Her talepte kimin gönderdiği (Gönderen: {ad}), verildiyse gerekçe ve gönderilme zamanı görünür.
| İşlem | Sonuç |
|---|---|
| Onayla | Talep hemen onaylanır ve listeden çıkar. "Talep onaylandı" mesajını görürsünüz |
| Reddet | Bir onay penceresi "Bu departmanlar arası talep reddedilsin mi?" diye sorar. Onayladığınızda talep reddedilir ve listeden çıkar — "Talep reddedildi". Gerekçe istenmez |
Bilmeniz gerekenler:
- Onayla ve Reddet izinleri ayrı ayrı verilir. Rolünüze göre iki düğmeyi de, yalnızca birini de görebilirsiniz.
- Onaylamak veya reddetmek kararınızı kaydeder. Görevi kendiliğinden taşımaz veya yeniden atamaz; gönderene de otomatik bildirim gitmez — kendisine haber verin, örneğin görevde bir yorumla.
- Bekleyen bir şey olmadığında sekmede "Bekleyen departmanlar arası talep yok." yazar.
Varsayılan olarak Onaylar sekmesi Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve departman yöneticilerine açıktır. Kurumunuz onaylamayı, reddetmeyi veya ikisini birden özel bir rolle başka kişilere de verebilir.
İpuçları
- İnceleyiciler: hızlı inceleyin. Onay Bekliyor durumunda bekleyen bir görev hâlâ süre hedefine karşı sayılır, yani gecikmeler ekibinizin rakamlarına yansır.
- Atananlar: Tamamlandı işaretle'ye tıklamadan önce ne yaptığınızı özetleyen bir yorum ekleyin ve destekleyici dosyaları yükleyin. İnceleyiciler soru sormak zorunda kalmadıklarında daha hızlı onaylar.
- Koşul açıklamasında net olun. "Onayla" inceleyiciye hiçbir şey anlatmaz; "Hukuk nihai gizlilik sözleşmesi metnini onaylar" neyi kontrol edeceğini tam olarak söyler.
- Her karar için ayrı bir onay koşulu kullanın. İki farklı kişinin iki farklı konuyu onaylaması gerekiyorsa tek bir belirsiz koşul yerine iki koşul ekleyin.
- Onayı görevi oluştururken ekleyin. Sonradan eklenemez.
- Bildirimlerinizi düzenli kontrol edin — onaylar sonuçlanana kadar başka birinin işini bekletir.
İlgili sayfalar
- Tamamlanma Koşulları — Onay dahil tüm tamamlanma koşulu türleri
- Görev Detayları — görev görünümü, yorumlar, dosyalar ve Tamamlandı işaretle
- Kanban Panosu — karttaki rozetler ve bir taşıma engellendiğinde ne olduğu
- Süre Takibi — bekleme süresinin nasıl sayıldığı
- Talep Yönetimi — talep kuyruğunun uçtan uca işleyişi