Ana içeriğe geç

Onaylar

Bazı işler bitmiş sayılmadan önce bir onay gerektirir. Arketic'te onay bir kontrol noktasıdır: işi yapan kişi işi bitirir, yetkili bir kişi de bunu doğrular — ya da geri gönderir.

Onaylar iki yerde karşınıza çıkar:

NeredeNe yapar
GörevdeGörev Done yapılabilmesi için bir inceleyicinin onaylaması gereken Approval tamamlanma koşulu
TalepteBir talep türü, alıcı ekip işe başlamadan önce onay gerektirebilir

1. Tamamlanma koşulu olarak onay​

Approval, bir göreve ekleyebileceğiniz tamamlanma koşulu türlerinden biridir. Bir kapı gibi çalışır: diğer her şey bitmiş olsa bile, onay verilene kadar görev açık kalır.

Nasıl kurulur​

Görevi oluştururken veya sonrasında görevin düzenleme görünümünden bir Approval koşulu ekleyin:

  1. Done Conditions bölümünü açın.
  2. + Add Condition'a tıklayın.
  3. Tür olarak Approval'ı seçin.
  4. Net bir açıklama yazın — inceleyicinin okuyacağı metin budur, bu yüzden neyin onaylanacağını tam olarak belirtin (örneğin, "Finans nihai bütçeyi onaylar").
  5. Görevin bu koşul olmadan tamamlanamaması için Required işaretini kaldırmayın.

Koşul türlerinin tamamı için bkz. Tamamlanma Koşulları.

ipucu

Açıklamayı, inceleyicinin evet ya da hayır diye yanıtlayabileceği bir soru gibi yazın. "Tedarikçi sözleşme taslağını onayla", "Sözleşme"den çok daha uygulanabilirdir.

Nasıl yanıtlanır​

İnceleyici görevi açar, koşulu Done Conditions listesinde bulur ve iki düğmeden birine tıklar:

DüğmeSonuç
ApproveKoşul karşılanır; yeşile döner ve üstü çizilir. Görev artık tamamlanabilir.
RejectKoşul karşılanmamış kalır ve görev yeniden çalışılmak üzere geri döner.

Yanıtlandıktan sonra koşulda kimin yanıtladığı görünür, böylece kararın kaydı kalır.

uyarı

Karşılanmamış zorunlu koşulu olan bir görev Done yapılamaz. Görevin alt kısmında "{n} condition(s) pending" yazar ve her şey çözülene kadar Mark Done düğmesi devre dışı kalır.

2. Pending Approval durumu​

Pending Approval, Backlog, To Do, In Progress, In Review, Done ve Cancelled ile birlikte bir görev durumudur.

Bir görev buraya nasıl gelir​

Onay gerektiren bir görevde Mark Done'a tıkladığınızda görev Done'a gitmez. Bunun yerine:

  • Durum Pending Approval'a geçer.
  • Bir onay mesajı görünür: "Task pending approval".
  • Panodaki kartta kehribar renginde bir Approval rozeti belirir.

Beklerken​

  • Durum kilitlidir. Görevin düzenleme görünümünde durum alanı "Pending Approval (managed by approval workflow)" yazar — elle başka bir durum seçemezsiniz.
  • Kartı panoda başka bir sütuna sürüklerseniz, onay gerektiğini belirten bir mesajla geri döner. Liste görünümünden durumu değiştirmeye çalıştığınızda da aynı şey olur.

Nasıl sonuçlanır​

SonuçGöreve ne olur
OnaylanırGörev tamamlanır ve Done'a geçer.
ReddedilirGörev, iş düzeltilip yeniden gönderilebilsin diye In Progress'e döner.
bilgi

Pending Approval elle seçilemez. Bir görev bu duruma yalnızca bekleyen bir onay varken tamamlanmak istendiğinde girer; böylece kimse yanlış durum seçerek onayı atlayamaz.

3. Onayı kimler çözebilir​

Bir görevi Pending Approval durumundan herkes çıkaramaz. Onaylamak, reddetmek veya iptal etmek şu kişilerle sınırlıdır:

KimKapsam
Admin'lerKuruluş genelinde
Executive'lerKuruluş genelinde
Departman yöneticileriYönettikleri departmandaki görevler

Normal üyeler bir görevin onay beklediğini görebilir, ancak kendileri onaylayamaz.

Ayrıca, bir görevdeki tamamlanma koşullarını yalnızca yönetici ve admin'ler ekleyebilir, değiştirebilir veya kaldırabilir — yani atanan kişi onay gereksinimini sessizce silip bunu aşamaz.

4. İnceleyiciler için​

Sizi bekleyen bir şey olduğunda bildirim alırsınız. Dikkatinizi gerektiren onayları bulmanın üç güvenilir yolu vardır:

Nereye bakılırNe görürsünüz
BildirimlerBir görevin onayınızı beklediğini söyleyen uyarı
PanoKehribar rengi Approval rozetini taşıyan kartlar
DashboardYönetici ve admin'ler bekleyen işi Görevler → Dashboard sekmesinden inceleyebilir

Uyarıların size nasıl ulaştığı için bkz. Bildirimler.

İyi bir inceleme nasıl yapılır​

  1. Görevi açın ve Description ile Done Conditions'ı okuyun — diğer koşullar gerçekte neyin teslim edildiğini gösterir.
  2. Atanan kişinin notları için Comments sekmesine, eklediği dosyalar için Files sekmesine bakın.
  3. Onaylayın veya neyin değişmesi gerektiğini açıklayan bir yorumla reddedin.
ipucu

Reddederken önce mutlaka bir yorum bırakın. Tek başına Reject görevi geri gönderir ama atanan kişiye nedenini anlatmaz — bir yorum gereksiz bir gidiş gelişi önler.

5. Servis talebi onayları​

Başka bir departmana gönderilen talepler de, alıcı ekip çalışmaya başlamadan önce bir onay gerektirebilir. Bu ayar tek tek taleplerde değil, talep türünde yapılır.

Bir talep türünü onaya bağlama​

Bir yönetici veya admin talep türü oluştururken şu onay kutusunu görür:

Requires manager approval before work starts

Bunu işaretlediğinizde, o tür altında gönderilen her talep doğrudan ekibin kuyruğuna girmek yerine onay bekleyen bir durumda gelir.

Bir talebi onaylama veya reddetme​

Talebi Görevler altındaki Requests sekmesinden açın. Talep onay bekliyorsa ve hedef departman üzerinde yetkiniz varsa iki düğme görünür:

DüğmeSonuç
ApproveTalep açılır; atanabilir ve üzerinde çalışılabilir hale gelir
RejectTalep kapatılmadan önce gerekçe isteyen bir Reject request kutusu açılır

Yazdığınız gerekçe talebi açan kişiye iletilir; böylece yalnızca iptal edilmiş bir talep görmek yerine kararın nedenini anlar.

bilgi

Bir talepteki onay yetkisi hedef departmanı — yani talebin gönderildiği ekibi — takip eder. Admin'ler her talepte işlem yapabilir; departman yöneticisi ise kendi departmanına gönderilen taleplerde işlem yapar.

Talep akışının tamamı için bkz. Talepleri Yönetme, talep göndermek için bkz. Talep Oluşturma.

İpuçları​

  • Yöneticiler: hızlı inceleyin. Pending Approval durumunda bekleyen bir görev hâlâ süre hedefine karşı sayılır, yani gecikmeler ekibinizin sayılarına yansır.
  • Atananlar: Mark Done'a tıklamadan önce ne yaptığınızı özetleyen bir yorum ekleyin ve destekleyici dosyaları yükleyin. İnceleyiciler soru sormak zorunda kalmadıklarında daha hızlı onaylar.
  • Koşul açıklamasında net olun. "Onayla" inceleyiciye hiçbir şey anlatmaz; "Hukuk nihai gizlilik sözleşmesi metnini onaylar" neyi kontrol edeceğini tam olarak söyler.
  • Her karar için ayrı bir onay koşulu kullanın. İki farklı kişinin iki farklı konuyu onaylaması gerekiyorsa, tek bir belirsiz koşul yerine iki koşul ekleyin.
  • Bildirimlerinizi düzenli kontrol edin — onaylar çözülene kadar başka birinin işini bloke eder.

İlgili sayfalar​