Hizmet Taleplerini Yönetme
Gönderdiğiniz talepleri takip edin ve — bir departman yönetiyorsanız — ekibinize gelen talepleri yönetin. Her şey tek yerde olur: durumlar, atama, onaylar ve yorumlar.
Henüz bir talep göndermediyseniz Talep Oluşturma ile başlayın.
Talepler Nerede
Görevler → Talepler yolunu izleyin. Sekmenin iki görünümü vardır:
| Görünüm | Ne gösterir | Kim görür |
|---|---|---|
| Taleplerim | Gönderdiğiniz talepler ve size atanmış talepler | Herkes |
| Gelen | Yönettiğiniz departmana gönderilen talepler. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her departmanın gelen taleplerini görür | Yöneticiler ve Üst Yöneticiler ile en az bir departman yöneten herkes |
Her görünüm, adının yanında bir sayı gösterir; böylece sizi ne kadar işin beklediğini bir bakışta görürsünüz.
Sağ üstte şunları bulursunuz:
- Yeni Talep — rolü talep oluşturmaya izin veren herkes için; bu, varsayılan olarak her Üye, Üst Yönetici ve Yöneticidir
- Tip düzenle… ve Yeni Tip — talep tiplerini yöneten kişiler için; bkz. Talep tiplerini kimler yönetebilir
Listedeki her satır; talep başlığını, durum rozetini, talebi kimin açtığını, talep tipini, önceliği ve oluşturulma tarihini gösterir. Talebi açmak için satırı seçin.
:::info Boş görünümler Bekleyen bir şey yoksa, Taleplerim altında "Henüz talep yok" ve Gelen altında "Gelen talep yok" görürsünüz. :::
Talep Durumları
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Onay Bekliyor | İş başlamadan önce onaylanmayı bekliyor |
| Açık | Kabul edildi, işe henüz başlanmadı |
| Devam Ediyor | Biri üzerinde çalışıyor |
| Talep Edende Bekliyor | Departmanın, talebi açan kişiden bir şeye ihtiyacı var |
| Çözüldü | İş bitti, kapatılmayı bekliyor |
| Kapatıldı | Bitirildi ve kapatıldı |
| İptal Edildi | Geri çekildi veya reddedildi |
Bir talep nasıl ilerler
| Şu durumdan | Nereye geçebilir |
|---|---|
| Onay Bekliyor | Açık (onaylandı) veya İptal Edildi (reddedildi) |
| Açık | Devam Ediyor veya İptal Edildi |
| Devam Ediyor | Talep Edende Bekliyor, Çözüldü veya İptal Edildi |
| Talep Edende Bekliyor | tekrar Devam Ediyor veya İptal Edildi |
| Çözüldü | Kapatıldı veya yeniden açılırsa tekrar Devam Ediyor |
| Kapatıldı | Son — sonrasında hiçbir şey gelmez |
| İptal Edildi | Son — sonrasında hiçbir şey gelmez |
:::caution Kapatıldı ve İptal Edildi kesindir Bir talep yalnızca Çözüldü durumundayken yeniden açılabilir. Bir kez Kapatıldı veya İptal Edildi olduğunda onu geri getirecek bir düğme yoktur — bunun yerine yeni bir talep gönderin. :::
Bir Talebi Açma
Detayını görmek için herhangi bir talebi seçin. Listeye dönmek için üstteki Taleplere dön'ü kullanın.
Detay şunları gösterir:
| Bölüm | Ne görürsünüz |
|---|---|
| Başlık ve durum | Talep başlığı ve geçerli durum rozeti |
| Açıklama | Talep sahibinin gönderirken yazdığı açıklama |
| Talep ayrıntıları | Gönderen: kim açtı, Tip: talep tipi, Öncelik: öncelik ve oluşturulma tarihi |
| Gönderilen form | Talep sahibinin doldurduğu yanıtların salt okunur listesi — yalnızca talep tipinde bir form olduğunda gösterilir |
| Atanan: | Kimin ilgilendiği. Yetkililer burada bir açılır liste görür ve bunu değiştirebilir |
| İşlem düğmeleri | Şu anda kullanabileceğiniz durum işlemleri |
| Yorumlar | Talep üzerindeki yazışma |
Yorumlar
Her talebin, ayrıntıların altında bir Yorumlar bölümü vardır. Açıklama istemek, ilerlemeyi paylaşmak veya bağlam eklemek için kullanın — e-postaya gerek yok.
- "Yorum ekleyin..." kutusuna yazın ve Gönder'i seçin. Enter tuşuna basmak da gönderir.
- Her yorum, yazarın adını, gönderilme zamanını ve metni gösterir.
- Henüz bir şey söylenmediyse "Henüz yorum yok" görürsünüz.
Dahili notlar
Talebin yetkilisiyseniz (bkz. Bir talepte neler yapabilirsiniz), ayrıca bir onay kutusu görürsünüz: "Dahili not (yalnızca departman çalışanları görür)". Göndermeden önce bunu işaretlerseniz yorum bir Dahili rozetiyle işaretlenir.
Dahili notları yalnızca Yöneticiler, Üst Yöneticiler ve talebi ele alan departmanın departman yöneticisi görür. Talep sahibi görmez — bu kişilerden biri olmayan bir atanan da görmez.
Dahili notları eleme yazışmaları için kullanın — tedarikçi teklifleri, planlama, işi kimin alacağı — talep sahibinin veya atanan kişinin bilmesi gereken her şey için ise normal yorumları kullanın.
Bir Talepte Neler Yapabilirsiniz
Gördüğünüz düğmeler, geçerli duruma ve talebe olan ilişkinize bağlıdır. Aşağıdaki "yetkili"; bir Yönetici, talebin gönderildiği departmanın departman yöneticisi ya da o departmana bağlı bir Üst Yönetici anlamına gelir.
| Geçerli durum | Düğme | Kim görür |
|---|---|---|
| Onay Bekliyor | Onayla | Talebin yetkilisi |
| Onay Bekliyor | Reddet | Talebin yetkilisi |
| Açık | Çalışmaya başla | Yetkili veya atanan kişi |
| Açık | İptal | Yetkili veya talep sahibi |
| Devam Ediyor | Çöz | Yetkili veya atanan kişi |
| Devam Ediyor | Talep edeni bekle | Yetkili veya atanan kişi |
| Devam Ediyor | İptal | Yetkili veya talep sahibi |
| Talep Edende Bekliyor | Devam et | Talebi görüntüleyen herkes |
| Talep Edende Bekliyor | İptal | Yetkili veya talep sahibi |
| Çözüldü | Kapat | Talep sahibi veya yetkili |
| Çözüldü | Yeniden aç | Yetkili, atanan kişi veya talep sahibi |
Her değişiklik, "Durum güncellendi: Devam Ediyor" gibi kısa bir mesajla onaylanır. Değişiklik kaydedilirken düğmeler bir an için devre dışı kalır.
Onaylama ve reddetme
Talep tipleri, iş başlamadan önce onay gerektirebilir. Bu talepler Onay Bekliyor olarak gelir ve bir karar bekler.
- Onayla, talebi çalışılmaya hazır şekilde Açık durumuna taşır. Talep sahibine bildirim gider.
- Reddet, kısa bir Talebi reddet penceresi açar. "Reddetme nedeni (isteğe bağlı ama önerilir)" kutusuna bir gerekçe girin, ardından onaylamak için Talebi reddet'i veya vazgeçmek için İptal'i seçin.
:::caution Reddetmek talebi iptal eder Reddetmek durumu, kesin olan İptal Edildi durumuna getirir. Talep sahibi iptal edilmiş bir talep üzerinde işlem yapamayacağı için, reddetmeden önce bir yorum eklemekte fayda vardır; böylece bundan sonra ne yapacağını bilir — örneğin daha fazla ayrıntıyla yeniden göndermek ya da farklı bir talep tipi kullanmak. :::
İşi atama
Bir talep Açık, Devam Ediyor veya Talep Edende Bekliyor durumundayken, yetkililer detay görünümünde bir Atanan: açılır listesi görür. Bu listede Atanmamış ve meslektaşlarınız ada göre yer alır.
- Talebi devretmek için bir kişi seçin. "Atanan güncellendi" onayını görürsünüz.
- Hâlâ Açık olan bir talebi atamak, onu doğrudan Devam Ediyor durumuna taşır — ayrıca Çalışmaya başla'ya basmanız gerekmez.
- Geçerli atamayı kaldırmak için Atanmamış'ı seçin.
- Atadığınız kişiye, talebin artık kendisine ait olduğu bildirilir.
Diğer herkes atanan kişiyi salt okunur metin olarak görür; böylece talep sahibi her zaman talebiyle kimin ilgilendiğini bilir.
Bir talep tipinin varsayılan bir atananı varsa, o tipteki yeni talepler zaten atanmış olarak gelir — yalnızca başka birinin almasını istediğinizde devreye girmeniz gerekir.
Çalışma, duraklatma ve bitirme
- Çalışmaya başla — talebi üstlendiniz; Devam Ediyor olur.
- Talep edeni bekle — talebi açan kişiden bir şeye ihtiyacınız var. Talep Talep Edende Bekliyor olur.
- Devam et — bilgi geldi; talep tekrar Devam Ediyor durumuna döner.
- Çöz — iş bitti. Talep sahibine çözüldüğü bildirilir.
- Kapat — talebin bittiğini onaylar ve kapatır.
- Yeniden aç — çözüm tutmadı. Yalnızca talep Çözüldü durumundayken kullanılabilir; talebi Devam Ediyor durumuna döndürür.
- İptal — talebi geri çeker. Bu kesindir.
Bilgi Sahibi Olma
Listeyi sürekli yenilemeniz gerekmez. Bir şey değiştiğinde Arketic sizi bilgilendirir:
- Talep sahibi olarak, talebiniz onaylandığında ve çözüldüğünde bildirim alırsınız.
- Bir talep size atandığında, ilgilenmeniz gereken talebin sizin olduğu bildirilir.
- Departman yöneticisi olarak, departmanınıza yeni bir talep geldiğinde bildirim alırsınız.
- Yönetici olarak, talebi açanın kendi departmanında çözülen tiplerdeki yeni talepler için de bildirim alırsınız.
Bunların nerede göründüğü ve nasıl yönetileceği için Bildirimler sayfasına bakın.
Departman Yöneticileri için — Talep Tiplerini Tanımlama
Talep tipleri, meslektaşlarınızın arasından seçtiği menüdür. Her biri; talebi kimin çözeceğini, kimlerin açabileceğini, varsayılan olarak ne kadar acil olduğunu, kimin üstleneceğini ve baştan hangi ayrıntıların toplanacağını belirler.
Talep tiplerini kimler yönetebilir
Yeni Tip ve Tip düzenle… listesi, Talepler sekmesinin sağ üstünde yer alır. Varsayılan olarak Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve bir departman yöneten herkese gösterilir. Kurumunuz bunları özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
- Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her talep tipini oluşturabilir ve düzenleyebilir.
- Bir departman yöneticisi yalnızca yönettiği departmanın çözdüğü tipleri oluşturabilir ve düzenleyebilir. Talebi açanın kendi departmanı tarafından çözülen tipler Yöneticiler ve Üst Yöneticiler içindir.
Talep tipi oluşturma
Yeni Tip'i seçin. Yeni Talep Tipi penceresi açılır ve şu notu taşır: "Bu talebi açan kişiden yapılandırılmış bilgi toplamak için aşağıya alan ekleyin (isteğe bağlı)."
| Alan | Zorunlu | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Çözecek olan | Evet | Belirli bir departman — bu tipteki her talep seçtiğiniz departmana gider. Talebi açanın kendi departmanı — her talep, o talebi açan kişinin departmanına gider |
| Ad | Evet | Kişilerin talep tipi listesinde gördüğü ad — örneğin BT Ekipmanı. Aynı departmanın iki tipi aynı adı taşıyamaz |
| Çözücü departman | Gösterildiğinde evet | Bu talepleri ele alacak departman. Yalnızca Çözecek olan alanı Belirli bir departman iken gösterilir |
| Varsayılan öncelik | Hayır | Düşük, Orta, Yüksek veya Kritik. Değiştirmezseniz Orta kullanılır |
| Açıklama | Hayır | Talebin ne için olduğuna dair kısa bir not |
| Varsayılan atanan | Hayır | Dağıtımı departman yöneticisine bırakmak için Varsayılan yok — departmana yönlendir'i seçin ya da her yeni talebi otomatik atamak için çözücü departmanın bir üyesini seçin. Yalnızca Çözecek olan alanı Belirli bir departman iken gösterilir ve departmanı seçtikten sonra kullanılabilir |
| Bu tipi kimler açabilir | Hayır | Tüm departmanlar ile başlar — bu talep tipini herkes açabilir. Seçtiğiniz departmanlarla sınırlamak için Departman ekle…'yi kullanın; bir departmanı etiketindeki × ile kaldırın. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her tipi her zaman açabilir |
| İş başlamadan önce yönetici onayı gerekir | Hayır | İşaretlendiğinde, bu tipteki yeni talepler Onay Bekliyor olarak gelir ve bir Onayla ya da Reddet kararı bekler |
| Talep formu alanları (isteğe bağlı) | Hayır | Talep sahibinin gönderirken doldurduğu kısa bir form oluşturun. Yanıtları, talebin Gönderilen form bölümünde görünür |
Kaydetmek için Tip Oluştur'u, kaydetmeden kapatmak için İptal'i (veya Esc tuşunu) seçin. Tipin bir adı ve — Belirli bir departman için — bir çözücü departmanı olana kadar Tip Oluştur devre dışı kalır. "Talep tipi oluşturuldu" onayını görürsünüz ve tip anında Yeni Talep panelinde kullanılabilir hale gelir.
:::info Bir talep nasıl yönlendirilir
- Belirli bir departman seçiliyken talep sahibi "Yönlendirildi: {departman} — bir yönetici atama yapacak." satırını — tipin varsayılan bir atananı varsa "İlgilenecek kişi: {ad}" satırını — görür.
- Talebi açanın kendi departmanı seçiliyken talep sahibi "Kendi departmanınıza yönlendirilir — bir yönetici atama yapacak." satırını görür ve tip, adının yanında departman olmadan listelenir. :::
Talep tipini düzenleme
- Yeni Tip'in yanındaki Tip düzenle… listesini açıp tipi seçin. Pasif tipler de listededir ve (Pasif) ile işaretlenir.
- Talep Tipini Düzenle penceresi aynı alanlarla, dolu olarak açılır.
- Gerekeni değiştirin, ardından Kaydet'i seçin. "Talep tipi güncellendi" onayını görürsünüz.
Değişiklikler bundan sonra açılan taleplere uygulanır. Mevcut talepler, oluşturuldukları andaki departmanı, atananı ve önceliği korur.
Bir talebin Gönderilen form bölümü, tipin güncel formuna göre gösterilir. Formdan bir alanı kaldırırsanız, o alana daha önce verilmiş yanıtlar mevcut taleplerde artık gösterilmez.
Talep tipini devre dışı bırakma
Bir talep tipi bu ekrandan silinemez, ama kullanımdan kaldırabilirsiniz:
- Tipi Tip düzenle… listesinden açın.
- Aktif kutusunun işaretini kaldırın — bu onay kutusu yalnızca düzenleme penceresinde, İş başlamadan önce yönetici onayı gerekir kutusunun yanında görünür.
- Kaydet'i seçin.
Pasif bir tip artık Yeni Talep panelinde sunulmaz. Bu tiple daha önce açılmış talepler etkilenmez. Tipi geri getirmek için yeniden Tip düzenle… listesinden açın — listede {ad} (Pasif) olarak görünür — ve Aktif kutusunu işaretleyin.
Talep formunu oluşturma
Form oluşturucu şu alan türlerini eklemenize izin verir:
Metin, Uzun metin, Sayı, Tarih, Açılır liste, Çoklu seçim, Tek seçim, Başlık, Bilgi metni ve Ayırıcı.
Soruları gruplamak ve neye ihtiyacınız olduğunu açıklamak için Başlık, Bilgi metni ve Ayırıcı'yı kullanın; geri kalanı asıl yanıtları toplar.
:::caution Dosya veya görsel alanı yok Talep formları yalnızca yapılandırılmış ayrıntılar içindir — dosya ya da görsel yüklemesi toplayamazlar. Bir belgeye ihtiyacınız varsa, talep üzerindeki bir yorumda isteyin. :::
:::info Önce departmanlar Henüz departman oluşturmadıysanız, Çözücü departman alanı size şunu söyler: "Kullanılabilir departman yok. Önce Ayarlar'dan departman oluşturun." Departmanlar sayfasına bakın. :::
İpuçları
- Net açıklamalar yazın. Talep ne kadar belirgin olursa o kadar hızlı ilerler.
- E-posta yerine yorumları kullanın. Her şey taleple birlikte kalır, böylece hiçbir şey gelen kutuları arasında kaybolmaz.
- Erken atayın. Bir talebi adı belli bir kişiye devretmek, kimin ilgilendiğini netleştirir — ve işi otomatik olarak başlatır.
- Çözdüğünüzü kapatın. Çözülen talepler bir Kapat bekler; kapatmak listenizi doğru tutar.
- Departman yöneticileri: en yoğun tiplerinize bir form koyun. Doğru soruları baştan sormak bir tur gidip gelmeyi engeller.
- Departman yöneticileri: her zaman aynı kişiye giden tipler için varsayılan bir atanan belirleyin, böylece hiçbir şey dağıtımda beklemez.
- Departman yöneticileri: yeniden adlandırmayın, kullanımdan kaldırın. Bir tipe artık ihtiyaç kalmadığında, onu başka bir iş için yeniden kullanmak yerine Aktif kutusunun işaretini kaldırın.
İlgili Sayfalar
- Talep Oluşturma — bir talebin nasıl gönderileceği
- Departmanlar — taleplerin yönlendirildiği departmanları ayarlayın
- Bildirimler — talep güncellemelerinin nerede göründüğü
- Roller ve İzinler — kimlerin talep oluşturabildiği ve talep tiplerini yönetebildiği