Servis Taleplerini Yönetme
Gönderdiğiniz talepleri takip edin ve — bir departman yönetiyorsanız — ekibinize gelen talepleri yönetin. Her şey tek yerde olur: durumlar, atama, onaylar ve yorumlar.
Henüz bir talep göndermediyseniz Talep Oluşturma ile başlayın.
Talepler Nerede
Tasks → Requests yolunu izleyin. Sekmenin iki görünümü vardır:
| Görünüm | Ne gösterir | Kim görür |
|---|---|---|
| My Requests | Gönderdiğiniz talepler | Herkes |
| Incoming | Departmanınıza gönderilen talepler | Admin ve yöneticiler (executive) ile en az bir departman yöneten herkes |
Her görünüm, adının yanında canlı bir sayı gösterir; böylece sizi ne kadar işin beklediğini bir bakışta görürsünüz.
Sağ üstte şunları bulursunuz:
- New Request — herkes için kullanılabilir
- New Type — admin'ler ve bir departman yönetenler için kullanılabilir
Listedeki her satır; talep başlığını, durum rozetini, talebi kimin açtığını, talep türünü, önceliği ve oluşturulma tarihini gösterir. Talebi açmak için satırı seçin.
:::info Boş görünümler Bekleyen bir şey yoksa, My Requests altında "No requests yet" ve Incoming altında "No incoming requests" görürsünüz. :::
Talep Durumları
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| pending approval | İş başlamadan önce bir yöneticinin onaylamasını bekliyor |
| open | Kabul edildi, işe henüz başlanmadı |
| in progress | Biri üzerinde çalışıyor |
| waiting on requester | Departmanın, talebi açan kişiden bir şeye ihtiyacı var |
| resolved | İş bitti, kapatılmayı bekliyor |
| closed | Bitirildi ve kapatıldı |
| cancelled | Geri çekildi veya reddedildi |
Bir talep nasıl ilerler
| Şu durumdan | Nereye geçebilir |
|---|---|
| pending approval | open (onaylandı) veya cancelled (reddedildi) |
| open | in progress veya cancelled |
| in progress | waiting on requester, resolved veya cancelled |
| waiting on requester | tekrar in progress veya cancelled |
| resolved | closed veya yeniden açılırsa tekrar in progress |
| closed | Son — sonrasında hiçbir şey gelmez |
| cancelled | Son — sonrasında hiçbir şey gelmez |
:::caution Closed ve cancelled kesindir Bir talep yalnızca resolved durumundayken yeniden açılabilir. Bir kez closed veya cancelled olduğunda onu geri getirecek bir düğme yoktur — bunun yerine yeni bir talep gönderin. :::
Bir Talebi Açma
Detayını görmek için herhangi bir talebi seçin. Listeye dönmek için üstteki Back to Requests'i kullanın.
Detay şunları gösterir:
| Bölüm | Ne görürsünüz |
|---|---|
| Başlık ve durum | Talep başlığı ve geçerli durum rozeti |
| Description | Talep sahibinin gönderirken yazdığı açıklama |
| Talep ayrıntıları | By: kim açtı, Type: talep türü, Priority: öncelik ve oluşturulma tarihi |
| Submitted form | Talep sahibinin doldurduğu yanıtların salt okunur listesi — yalnızca talep türünde bir form olduğunda gösterilir |
| Assignee | Kimin ilgilendiği. Yöneticiler burada bir açılır menü görür ve bunu değiştirebilir |
| Aksiyon düğmeleri | Şu anda kullanabileceğiniz durum aksiyonları |
| Comments | Talep üzerindeki yazışma |
Yorumlar
Her talebin, ayrıntıların altında bir Comments bölümü vardır. Açıklama istemek, ilerlemeyi paylaşmak veya bağlam eklemek için kullanın — e-postaya gerek yok.
- "Add a comment..." kutusuna yazın ve Send'i seçin. Enter tuşuna basmak da gönderir.
- Her yorum, yazarın adını, gönderilme zamanını ve metni gösterir.
- Henüz bir şey söylenmediyse "No comments yet" görürsünüz.
Dahili notlar
Talebin departmanını yönetiyorsanız, ayrıca bir onay kutusu görürsünüz: "Internal note (only visible to department staff)". Göndermeden önce bunu işaretleyin; yorum departmanın içinde kalır — talep sahibi görmez. Dahili yorumlar bir Internal rozetiyle işaretlenir.
Dahili notları eleme yazışmaları için kullanın — tedarikçi teklifleri, planlama, işi kimin alacağı — ve talep sahibinin bilmesi gereken her şey için normal yorumları kullanın.
Bir Talebe Aksiyon Alma
Gördüğünüz düğmeler, geçerli duruma ve talebe olan ilişkinize bağlıdır. Aşağıdaki "yönetici", bir admin, talebin gönderildiği departmanın yöneticisi ya da o departmanın üzerindeki bir üst düzey yetkili (executive) anlamına gelir.
| Geçerli durum | Düğme | Kim görür |
|---|---|---|
| pending approval | Approve | Talebin yöneticisi |
| pending approval | Reject | Talebin yöneticisi |
| open | Start Working | Yönetici veya atanan kişi |
| open | Cancel | Yönetici veya talep sahibi |
| in progress | Resolve | Yönetici veya atanan kişi |
| in progress | Wait for Requester | Yönetici veya atanan kişi |
| in progress | Cancel | Yönetici veya talep sahibi |
| waiting on requester | Resume | Talebi görüntüleyen herkes |
| waiting on requester | Cancel | Yönetici veya talep sahibi |
| resolved | Close | Talep sahibi veya yönetici |
| resolved | Reopen | Yönetici, atanan kişi veya talep sahibi |
Her değişiklik, "Status updated to in progress" gibi kısa bir mesajla onaylanır. Değişiklik kaydedilirken düğmeler bir an için devre dışı kalır.
Onaylama ve reddetme
Talep türleri, iş başlamadan önce onay gerektirebilir. Bu talepler pending approval olarak gelir ve bir karar bekler.
- Approve, talebi çalışılmaya hazır şekilde open durumuna taşır. Talep sahibine bildirim gider.
- Reject, kısa bir Reject request penceresi açar. "Reason for rejection (optional but recommended)" kutusuna bir gerekçe girin, ardından onaylamak için Reject request'i veya vazgeçmek için Cancel'ı seçin.
:::caution Reddetmek talebi iptal eder Reddetmek durumu, kesin olan cancelled durumuna ayarlar. Talep sahibi iptal edilmiş bir talep üzerinde işlem yapamayacağı için, reddetmeden önce bir yorum eklemekte fayda vardır; böylece bundan sonra ne yapacaklarını bilirler — örneğin daha fazla ayrıntıyla yeniden göndermek ya da farklı bir talep türü kullanmak. :::
İşi atama
Bir talep open, in progress veya waiting on requester durumundayken, yöneticiler detay görünümünde bir Assignee açılır menüsü görür. Bu menüde Unassigned ve meslektaşlarınız ada göre listelenir.
- Talebi devretmek için bir kişi seçin. "Assignee updated" onayını görürsünüz.
- Hâlâ open olan bir talebi atamak, onu doğrudan in progress durumuna taşır — ayrıca Start Working'e basmanız gerekmez.
- Geçerli atamayı kaldırmak için Unassigned'ı seçin.
- Atadığınız kişiye, talebin artık kendisine ait olduğu bildirilir.
Herkes atanan kişiyi salt okunur metin olarak görür; böylece talep sahibi her zaman talebiyle kimin ilgilendiğini bilir.
Bir talep türünün varsayılan bir atanan kişisi varsa, o türdeki yeni talepler zaten atanmış olarak gelir — yalnızca başka birinin almasını istediğinizde devreye girmeniz gerekir.
Çalışma, duraklatma ve bitirme
- Start Working — talebi üstlendiniz; in progress olur.
- Wait for Requester — talebi açan kişiden bir şeye ihtiyacınız var. Talep waiting on requester olur.
- Resume — bilgi geldi; talep tekrar in progress durumuna döner.
- Resolve — iş bitti. Talep sahibine çözüldüğü bildirilir.
- Close — talebin bittiğini onaylar ve kapatır.
- Reopen — çözüm tutmadı. Yalnızca talep resolved durumundayken kullanılabilir; talebi in progress durumuna döndürür.
- Cancel — talebi geri çeker. Bu kesindir.
Bilgi Sahibi Olma
Listeyi sürekli yenilemeniz gerekmez. Bir şey değiştiğinde Arketic sizi bilgilendirir:
- Talep sahibi olarak, talebiniz approved olduğunda ve resolved olduğunda bildirim alırsınız.
- Bir talep size atandığında, ilgilenmeniz gereken talebin sizin olduğu bildirilir.
- Departman yöneticisi olarak, departmanınıza yeni bir talep geldiğinde bildirim alırsınız.
Bunların nerede göründüğü ve nasıl yönetileceği için Bildirimler sayfasına bakın.
Yöneticiler İçin — Talep Türleri Tanımlama
Talep türleri, meslektaşlarınızın arasından seçtiği menüdür. Her biri; talebi hangi departmanın ele alacağını, varsayılan olarak ne kadar acil olduğunu, kimin üstleneceğini ve baştan hangi ayrıntıların toplanacağını belirler.
Requests sekmesinin sağ üstündeki New Type'ı seçin. Admin'ler ve bir departman yönetenler için kullanılabilir. New Request Type penceresi açılır ve şu notu taşır: "Add fields below to collect structured details when someone opens this request (optional)."
Alanlar
| Alan | Zorunlu | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Name | Evet | İnsanların talep türü listesinde gördüğü ad — örneğin IT Equipment |
| Department | Evet | Bu talepleri ele alacak departman |
| Default priority | Hayır | Low, Medium, High veya Critical. Değiştirmezseniz Medium kullanılır |
| Description | Hayır | Talebin ne için olduğuna dair kısa bir not |
| Default assignee | Hayır | Yöneticinin eleme yapmasına izin vermek için No default — route to department'ı seçin ya da her yeni talebi otomatik atamak için seçtiğiniz departmandan bir üye seçin. Önce bir departman seçmelisiniz |
| Requires manager approval before work starts | Hayır | İşaretlendiğinde, bu türdeki yeni talepler pending approval olarak gelir ve bir Approve ya da Reject kararı bekler |
| Request form fields (optional) | Hayır | Talep sahibinin gönderirken doldurduğu kısa bir form oluşturun. Yanıtları, talebin Submitted form bölümünde görünür |
Kaydetmek için Create Type'ı, kaydetmeden kapatmak için Cancel'ı (veya Esc tuşunu) seçin. "Request type created" onayını görürsünüz ve tür anında New Request panelinde kullanılabilir hale gelir.
Talep formunu oluşturma
Form oluşturucu şu alan türlerini eklemenize izin verir:
Text, Textarea, Number, Date, Dropdown, Multi-Checkbox, Radio, Heading, Info Text ve Divider.
Soruları gruplamak ve neye ihtiyacınız olduğunu açıklamak için Heading, Info Text ve Divider'ı kullanın; geri kalanı asıl yanıtları toplar.
:::caution Dosya veya görsel alanı yok Talep formları yalnızca yapılandırılmış ayrıntılar içindir — dosya ya da görsel yüklemesi toplayamazlar. Bir belgeye ihtiyacınız varsa, talep üzerindeki bir yorumda isteyin. :::
:::info Önce departmanlar Henüz departman oluşturmadıysanız, Department açılır menüsü size şunu söyler: "No departments available. Create departments in Settings first." Departmanlar sayfasına bakın. :::
İpuçları
- Net açıklamalar yazın. Talep ne kadar spesifik olursa o kadar hızlı ilerler.
- E-posta yerine yorumları kullanın. Her şey taleple birlikte kalır, böylece hiçbir şey gelen kutuları arasında kaybolmaz.
- Erken atayın. Bir talebi adı belli bir kişiye devretmek, kimin ilgilendiğini netleştirir — ve işi otomatik olarak başlatır.
- Çözdüğünüzü kapatın. Çözülen talepler bir Close bekler; kapatmak listenizi dürüst tutar.
- Yöneticiler: en yoğun türlerinize bir form koyun. Doğru soruları baştan sormak bir tur gidip gelmeyi engeller.
- Yöneticiler: her zaman aynı kişiye giden türler için varsayılan bir atanan kişi belirleyin, böylece hiçbir şey elemede beklemez.
İlgili Sayfalar
- Talep Oluşturma — bir talebin nasıl gönderileceği
- Departmanlar — taleplerin yönlendirildiği departmanları ayarlayın
- Bildirimler — talep güncellemelerinin nerede göründüğü