Servis Talebi Oluşturma
Servis talebi, başka bir departmandan yardım istemenin yoludur — yeni IT ekipmanı, bir İK belgesi, bir ofis onarımı. Birini e-posta veya sohbette kovalamak yerine kısa bir form doldurursunuz; talep doğrudan doğru ekibe gider ve durumunu takip edebilirsiniz.
Talepler Tasks altındaki Requests sekmesinde bulunur.
Taleplerinizi nerede bulursunuz
Tasks → Requests yolunu izleyin. Sayfanın üst kısmında şunları görürsünüz:
| Öğe | Nedir |
|---|---|
| My Requests | Sizin gönderdiğiniz tüm talepler; etiketin yanında canlı bir sayaç bulunur |
| Incoming | Yönettiğiniz bir departmana gönderilen talepler. Yalnızca yöneticilere ve adminlere gösterilir |
| New Request | Yeni bir talep göndermek için formu açar |
Yönetici değilseniz yalnızca My Requests ve New Request düğmesini görürsünüz — ihtiyacınız olan her şey budur.
Henüz bir şey göndermediyseniz My Requests altında No requests yet yazar. Bu normaldir.
Talep gönderme
- Tasks → Requests'e gidin.
- New Request'e tıklayın. Sayfada bir New Service Request paneli açılır.
- Açılır listeden bir talep türü seçin.
- Beliren yönlendirme satırını okuyun — talebi kimin ele alacağını söyler.
- Bir Title ve bir Description girin.
- Tür bir form içeriyorsa Additional details alanlarını doldurun.
- Submit'e tıklayın.
Kaydedildiğinde Request created onayını görürsünüz ve panel kendini temizleyerek bir sonraki talep için hazır hale gelir.
Her alana ne yazılır
| Alan | Zorunlu | Ne girilir |
|---|---|---|
| Request type | Evet | Listeden seçin. Her seçenek Tür adı (Departman) şeklinde gösterilir — örneğin IT Equipment (IT). Açılır liste Select request type... ile başlar |
| Title | Evet | Kısa ve net bir özet — ilgilenen ekibin listesinde ilk gördüğü satır |
| Description | Evet | Ayrıntılı açıklama: neye ihtiyacınız olduğu, nedeni ve ne zamana kadar gerektiği |
| Additional details | Türe bağlı | Departmanın bu tür için tanımladığı ek alanlar. Bazıları zorunlu olabilir |
Talep türü, Title ve Description alanlarının üçü de doldurulana kadar Submit soluk kalır. Additional details içindeki zorunlu bir alan boş veya hatalıysa, Submit'e bastığınızda form bunu işaretler — vurgulanan alanı düzeltip tekrar deneyin.
Göndermeden önce kimin ilgileneceğini bilmek
Bir talep türü seçer seçmez, açılır listenin altında kısa bir satır belirir; böylece talebinizin nereye gittiği konusunda sürpriz yaşamazsınız:
| Gördüğünüz | Anlamı |
|---|---|
| Will be handled by: {ad} | Bu tür her zaman belirli bir kişiye gider. Talebiniz en baştan o kişiye atanır |
| Routed to {departman} — a manager will assign it. | Talep o departmana gider ve oradaki bir yönetici kimin üstleneceğine karar verir |
Yönlendirme satırında beklemediğiniz bir departman veya kişi yazıyorsa, muhtemelen yanlış talep türünü seçmişsinizdir. Açılır listeden türü değiştirin — yönlendirme satırı anında güncellenir.
Talep türleri
Her departman kabul ettiği talep türlerini kendisi tanımlar; bu nedenle gördüğünüz liste, kurumunuzdaki departmanların kurduğu türlere bağlıdır. Tipik örnekler IT için Ekipman veya Yazılım erişimi, İK için İzin talebi veya Belge talebi'dir.
Bir talep türü, talep sahibi olarak fark edeceğiniz şeyleri belirler:
| Departmanın belirlediği | Sizin için ne değiştirir |
|---|---|
| Departman | Talebin nereye düşeceği; tür adının yanında parantez içinde gösterilir |
| Kimin ilgileneceği | Ya belirli bir kişi ya da departman yöneticisinin görevlendireceği biri |
| Onay | Tür onay gerektiriyorsa, iş başlamadan önce talebiniz bir yöneticinin kararını bekler |
| Kısa bir form | Tür bir form içeriyorsa formda Additional details bölümünü görürsünüz |
Açılır listede yalnızca hâlâ aktif olan talep türleri görünür; bu yüzden bir departmanın kullanımdan kaldırdığı türler size sunulmaz.
New Request'i açtığınızda "No request types available. Contact your department manager to set them up." yazısını görüyorsanız, henüz hiç tür oluşturulmamıştır. Departman yöneticiniz veya bir admin bunları ekleyebilir — bkz. Talep Yönetimi.
"Additional details" alanlarını doldurma
Bir talep türünün formu varsa, Description alanının altında bir Additional details bölümü belirir. Departmanlar, her seferinde ihtiyaç duydukları ayrıntıları — bir model adı, bir tarih, bir kat numarası — karşılıklı yazışmaya gerek kalmadan bu şekilde toplar.
Departmanın formu nasıl kurduğuna bağlı olarak sizden şunlar istenebilir:
- kısa bir yanıt veya daha uzun bir açıklama yazmanız
- bir sayı girmeniz
- bir tarih seçmeniz
- açılır listeden ya da seçenek düğmelerinden birini seçmeniz
- birden fazla seçeneği aynı anda işaretlemeniz
Formlar ayrıca uzun bölümlerde size yol göstermek için başlıklar, bilgilendirme metinleri ve ayırıcılar içerebilir. Bunlar doldurmak için değil, okumak içindir.
Talep formları yalnızca yazılı ayrıntılar içindir — bir talebe dosya veya görsel ekleyemezsiniz. Bir belge ya da fotoğraf önemliyse bunu Description alanında anlatın ve dosyayı ekibinizin her zaman kullandığı yoldan paylaşın.
Gönderdikten sonra ne olur
Talebiniz anında My Requests altında görünür; yanında durum rozeti, talep türü, önceliği ve oluşturma tarihi yer alır.
Başlangıç durumu, seçtiğiniz türe bağlıdır:
| Tür… | Talebiniz şu durumda başlar |
|---|---|
| yönetici onayı gerektiriyorsa | pending approval — herhangi bir iş başlamadan önce bir yönetici onaylar veya reddeder |
| onay gerektirmiyorsa | open — departmanın üstlenmesi için hazır |
Bundan sonra:
- Talebi alan departmanın yöneticisine yeni bir talep geldiği bildirilir.
- Türün varsayılan bir sorumlusu varsa, talep zaten o kişiye atanmış olur.
- Talebiniz approved (onaylandığında) ve resolved (çözüldüğünde) olduğunda size bildirim gelir.
- Talebi istediğiniz an açıp nerede olduğunu okuyabilir ve yorum ekleyebilirsiniz.
Öncelik doğrudan talep türünden gelir; bu yüzden gönderirken siz belirlemezsiniz. Öncelik hem talep satırında hem de talep detayında görünür — Low, Medium, High veya Critical.
Talebinizi takip etme
My Requests altındaki herhangi bir satıra tıklayarak talebi açın. Listeye dönmek için sol üstteki Back to Requests'i kullanın.
Detay görünümünde başlık ve güncel durum, açıklamanız, talebi kimin gönderdiği, tür, öncelik ve oluşturma tarihi yer alır. Türün bir formu varsa, verdiğiniz yanıtlar salt okunur bir Submitted form bölümünde görünür. Bunun altında talebin kime atandığını ve yorum akışını görebilirsiniz.
Yorum ekleme
Add a comment... kutusuna yazıp Send'e tıklayın (veya Enter'a basın). Yorumlar; ilgilenen ekipten gelen bir soruyu yanıtlamak, unuttuğunuz bir bilgiyi eklemek veya durum sormak için doğru yerdir. Liste boşsa No comments yet yazar.
Bazı yorumlarda Internal etiketi bulunur. Bunlar, talebinizle ilgili olarak departman çalışanları arasındaki notlardır.
Talep sahibi olarak görebileceğiniz düğmeler
Hangi düğmelerin görüneceği, talebinizin güncel durumuna bağlıdır:
| Durum | Düğme | Ne yapar |
|---|---|---|
| open | Cancel | Talebi geri çeker — artık ihtiyacınız kalmadığında kullanın |
| in progress | Cancel | Birileri üzerinde çalışırken talebi geri çeker |
| waiting on requester | Resume | Yanıt verdiğinizi ve ekibin devam edebileceğini bildirir |
| waiting on requester | Cancel | Talebi geri çeker |
| resolved | Close | Memnun olduğunuzu onaylar — bu, talebi sonlandırır |
| resolved | Reopen | Sonuç doğru değilse talebi ekibe geri gönderir |
İptal edilen bir talep kesindir — yeniden başlatılamaz. Yanlışlıkla iptal ederseniz yeni bir talep gönderin. closed duruma gelen bir talep de düğmeyle yeniden açılamaz; bu yüzden Close'a yalnızca memnun kaldığınızda tıklayın. Reopen, talep hâlâ resolved durumundayken kullanılabilir.
Talebinizin hızlı ilerlemesi için ipuçları
- Doğru türü seçin. Tür; departmanı, sorumluyu ve formu belirler — yanlış tür, talebinizin yeniden yönlendirilmesi ve gecikmesi demektir.
- Net bir başlık yazın. "Dizüstü bilgisayar açılmıyor — 3. kat, Finans", *"Sorun"*dan çok daha iyidir.
- Formu düzgün doldurun. Additional details alanları, ekibin işe başlamak için o yanıtlara ihtiyacı olduğu için vardır.
- Ne zamana gerektiğini yazın. Öncelik türe göre sabittir; bu yüzden teslim tarihinizi Description alanına yazın.
- Sormadan önce yorumlara bakın. Talebiniz waiting on requester durumunda bekliyorsa, ekip sizi bekliyordur.
Sonraki adımlar
- Talep Yönetimi — tüm durumlar, taleplerin nasıl atandığı ve onaylandığı, yöneticilerin talep türlerini nasıl oluşturduğu.