Süreç Şablonları
Süreç şablonu, şirketinizin tekrar tekrar yürüttüğü bir sürecin yeniden kullanılabilir tasarımıdır — yeni bir çalışanı işe alma, bir tedarikçiyi onaylama, bir belgeyi inceleme. Adımları görsel tuval üzerinde bir kez çizersiniz, yayına alırsınız ve o andan sonra tüm süreci tek tıkla başlatırsınız.
Bir süreç şablonunu her başlattığınızda Arketic görevleri oluşturur, doğru kişilere atar, her görevin tamamlanmasını bekler ve ardından bir sonraki adıma kendiliğinden geçer. Sıradaki adımın ne olduğunu kimsenin hatırlaması gerekmez.
Süreç şablonları hangi sorunu çözer
Birçok süreç her seferinde aynı adımları aynı sırayla tekrarlar:
- Çalışan işe alımı — BT kurulumu → İK formları → yönetici tanışması → eğitim
- Tedarikçi onayı — talep → finans incelemesi → hukuk kontrolü → nihai onay
- Belge incelemesi — taslak → inceleme → geri bildirim → imza
Süreç şablonları olmadan birinin bu görevlerin her birini elle oluşturması, doğru kişinin peşine düşmesi ve her aşamada işi devretmeyi hatırlaması gerekir.
Süreç şablonlarıyla akışı bir kez tasarlar ve tek tıkla başlatırsınız — devirler otomatik gerçekleşir.
Süreç şablonunu tarif, süreci de yemek gibi düşünün. Bir tarif istediğiniz kadar pişirilebilir ve her pişirme ayrı ayrı takip edilir.
Süreç Şablonlarını nerede bulursunuz
Süreç Şablonları sol kenar çubuğundadır — Yönetici iseniz Çalışma Alanı grubunun içinde, değilseniz doğrudan listede.
Menü öğesi varsayılan olarak Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve üst düzey bir departmanı yöneten departman yöneticilerine görünür. Kurumunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Menüyü görmüyorsanız rolünüz süreç tasarımını kapsamıyordur — ancak yine de süreçlerin oluşturduğu görevleri alırsınız ve Süreç Başlatma üzerinden süreç başlatabiliyor olabilirsiniz.
Sayfa başlığı Süreç Şablonları — Süreç şablonları ve çalışan süreçler şeklindedir.
Süreç şablonları yalnızca kurumunuzun paketi bunları içeriyorsa vardır. İçermiyorsa sayfada "Bu modül paketinizde yok" yazar.
Sayfayı açmak ve içeriğini görmek ayrı izinlerdir. Sayfa açılıyor ama "Bu veriyi görme yetkiniz yok" yazıyorsa, rolünüz sayfaya ulaşabiliyor ama süreç şablonlarını listeleyemiyor demektir — yöneticinize başvurun. Bkz. Süreç şablonlarını kimler kullanabilir.
Şablonlar ve Süreçler
Süreç Şablonları sayfasının iki sekmesi vardır:
| Sekme | İçeriği |
|---|---|
| Şablonlar | Süreç şablonu tasarımları — oluşturduğunuz ve güncellediğiniz süreç tarifleri |
| Süreçler (n) | Bu tasarımların çalışan ve tamamlanmış örnekleri; etiketin yanındaki sayı, görebildiğiniz süreçlerin sayısıdır |
Henüz tasarımınız yoksa Şablonlar sekmesinde "Henüz süreç şablonu yok" yazar. Henüz hiçbir şey başlatılmadıysa Süreçler sekmesinde "Henüz çalışan süreç yok — Yayındaki bir şablondan süreç başlatın" görünür.
Süreç şablonu yaşam döngüsü
Bir süreç şablonu üç durumdan geçer. Durum, şablonun başlatılıp başlatılamayacağını belirler.
| Durum | Anlamı | Başlatılabilir mi? |
|---|---|---|
| Taslak | Hâlâ tasarlanıyor. Her yeni süreç şablonu burada başlar. | Hayır — başlatma düğmesi devre dışı kalır ve "Önce yayına alın" ipucunu gösterir |
| Yayında | Tamamlanmış ve kullanıma açılmış. | Evet |
| Arşivlenmiş | Kullanımdan kaldırılmış. Ana listeden gizlenir, ama hiçbir şey silinmez. | Hayır — önce geri yüklemeniz gerekir |
Şablonlar sekmesinde Tümü, Taslak, Yayında ve Arşivlenmiş filtre düğmeleri bulunur. Tümü seçiliyken her düğme, içinde kaç şablon olduğunu da gösterir; sayılar aramanıza ve filtrelerinize göre değişir.
Tümü filtresi arşivlenmiş süreç şablonlarını bilinçli olarak gizler; böylece günlük listeniz sade kalır. Onları görmek için Arşivlenmiş filtresine geçin.
Durumlar arasında geçiş
| Geçiş | Nasıl | Nerede |
|---|---|---|
| Taslak → Yayında | Yayına Al | Süreç şablonu editörü araç çubuğu |
| Yayında → Taslak | Yayından Kaldır | Süreç şablonu editörü araç çubuğu |
| Taslak veya Yayında → Arşivlenmiş | Arşivle (kart üzerindeki arşiv simgesi), ardından onay | Şablon kartı |
| Arşivlenmiş → Taslak veya Yayında | Geri Yükle, ardından Taslak olarak geri yükle veya Yayına alarak geri yükle | Şablon kartı |
Arşivleme sizden onay ister: "Bu süreç şablonu arşivlensin mi? Ana listeden gizlenir ama sonradan geri yüklenebilir." Hâlâ çalışan süreçleri olan bir süreç şablonu arşivlenemez — önce o süreçleri iptal edin.
Geri yükleme küçük bir pencere açar: Bu süreç şablonunu geri yükle. İçinde şu not yer alır: "Hangi duruma geri yükleneceğini seçin. Yalnızca yayındaki süreç şablonları çalıştırılabilir." Tasarımı yeniden kullanıma almadan önce gözden geçirmek için Taslak olarak geri yükle'yi, hemen başlatılabilir olması için Yayına alarak geri yükle'yi seçin. Yayına alarak geri yükleme, yayına almayla aynı kontrollerden geçer; tasarım eksikse reddedilebilir — bkz. Kaydetme ve Yayına Alma.
Bir süreç şablonunu yayından kaldırmak onu Taslak durumuna döndürür ve Taslak durumundaki bir süreç şablonu başlatılamaz. Bir süreci yeniden düzenlerken kullanımdan çekmek istediğinizde yayından kaldırın.
Bir süreç şablonunu silme
Şablon kartındaki kırmızı çöp kutusu simgesine tıklayın. Süreç şablonu silinsin mi? başlığı altında onay istenir: "Şu süreç şablonu kalıcı olarak silinecek: “{ad}”. Bu işlem geri alınamaz." Devam etmek için Sil'e tıklayın.
- Simge arşivlenmiş kartlarda da, Geri Yükle'nin yanında bulunur.
- Hâlâ çalışan süreçleri olan bir süreç şablonu silinemez — önce o süreçleri iptal edin.
Tasarıma yeniden ihtiyacınız olabilecekse silmek yerine arşivleyin. Arşivlenmiş bir süreç şablonu geri yüklenebilir; silinmiş olan yüklenemez.
Şablonları arama, filtreleme ve sıralama
Durum düğmelerinin yanında, Şablonlar sekmesinde uzun bir şablon listesini daraltıp yeniden sıralamak için araçlar bulunur.
| Kontrol | Ne yapar |
|---|---|
| Sahip departman listesi | Tüm departmanlar ile başlar. Yalnızca bir departmanın sahip olduğu şablonları görmek için o departmanı, departmanı olmayan şablonlar için Departmansız'ı seçin |
| Arama kutusu | Şablonları ada, açıklamaya veya referans koduna göre aramak için yazın |
| Filtre simgesi | Daha fazla filtre ve bir sıralama düzeni içeren bir panel açar |
Her şablonun bir sahip departmanı olabilir — şablondan sorumlu departman (aşağıdaki kart tablosuna bakın). Bu, serbest başlatmaya açılan bir sürecin hangi departmana açık olduğundan farklıdır; o, Süreç Şablonu Çalıştırma sayfasındaki Kimler görsün altında ayarlanır. Bir şablonun sahip departmanını oluştururken seçersiniz ve daha sonra Bilgileri düzenle'den değiştirebilirsiniz (aşağıya bakın).
Filtre simgesine tıkladığınızda şunlar açılır:
| Filtre | Seçenekler |
|---|---|
| Adım | Hepsi, 1–5, 6–10, 11+ — kartta gösterilen adım sayısıyla eşleşir |
| Çalıştırma | Hepsi, Hiç çalışmamış, 1–5, 6+ — kartta gösterilen çalıştırma sayısıyla eşleşir |
| Serbest başlatma | Hepsi, Etkin, Devre dışı — şablonun, ekibinizin kendi başına başlatabilmesi için açılıp açılmadığı; bkz. Süreç Başlatma |
| Son güncelleme | Her zaman, Son 7 gün, Son 30 gün, Son 90 gün veya Özel |
| Sırala | En son güncellenen, En eski güncellenen, Ad (A–Z), En çok çalıştırılan, En çok adımlı |
Son güncelleme altında Özel'i seçtiğinizde Başlangıç ve Bitiş tarih alanları belirir. Panel, seçimlerinizle kaç şablonun eşleştiğini anlık olarak gösterir; seçimleri sıfırlayan bir Tümünü temizle bağlantısı ve uygulamak için bir Uygula düğmesi içerir.
Bu filtrelerden herhangi biri etkinken filtre simgesi küçük bir sayı rozeti gösterir ve şablonların üstünde uygulananların kısa bir özeti — 1–5 adım veya Son 7 gün gibi — belirir. Aramanız veya filtreleriniz listeyi daraltıyorsa ya da tek ekrana sığmayacak kadar çok şablon varsa, kartların üstündeki bir not şu anda kaç tanesinin gösterildiğini söyler. Hiçbir şey eşleşmezse sekme, her zamanki boş mesaj yerine "Bu filtreye uyan süreç şablonu yok." yazar.
Şablon kartı size ne anlatır
Şablonlar sekmesindeki her tasarım bir kart olarak gösterilir:
| Öğe | Anlamı |
|---|---|
| Ad | Süreç şablonunun adı |
| Açıklama | Yazıldıysa kısa, isteğe bağlı açıklama |
| Durum rozeti | Taslak, Yayında veya Arşivlenmiş |
| Referans kodu | Bu süreç şablonundan söz ederken kullanabileceğiniz kısa kod |
| v{sayı} | Tasarımın sürümü — süreç şablonu her yayına alındığında bir artar |
| {sayı} adım | Tasarımın şu anda kaç adım içerdiği |
| {sayı} çalıştırma | Bu süreç şablonunun kaç kez başlatıldığı |
| Sahip departman | Bu şablonun sahibi — Sahip: {departman} yazan bir rozetle gösterilir; ayarlanmadıysa Sahipsiz yazar |
Karttaki düğmeler, o süreç şablonuyla neler yapabildiğinize göre değişir:
| Düğme | Ne yapar |
|---|---|
| Düzenle | Süreç şablonunu editörde açar |
| Bilgileri düzenle (kalemli not simgesi) | Tuvali açmadan adı, açıklamayı veya sahip departmanı değiştirir |
| Yeşil başlatma düğmesi | Başlatma panelini açar. Süreç şablonu yayına alınana kadar devre dışıdır |
| Arşivle (arşiv simgesi) | Süreç şablonunu arşivler |
| Sil (çöp kutusu simgesi) | Süreç şablonunu siler |
| Geri Yükle | Yalnızca arşivlenmiş kartlarda — süreç şablonunu geri getirir |
| Görüntüle | Süreç şablonunu editörde salt okunur olarak açar. Şablonu değiştirme yetkiniz yoksa Düzenle yerine bunu görürsünüz |
Kullanma yetkiniz olmayan bir düğme gösterilmez. Bkz. Süreç şablonlarını kimler kullanabilir.
:::info Sahibi kimler değiştirebilir Yöneticiler ve Üst Yöneticiler herhangi bir sahip departmanı ayarlayabilir. Bir departman yöneticisi bunu yalnızca yönettiği bir departmana ayarlayabilir — mevcut sahip, yönetmediği bir departmansa alan kilitlenir ve şu not gösterilir: "Yalnızca yönettiğiniz departmanların sahipliğini değiştirebilirsiniz." :::
Şablondan sürece
Yayındaki bir süreç şablonunu başlatmak bir süreç oluşturur — tasarımın kendi başına çalışan canlı bir kopyası:
- Süreç şablonunu başlatır ve sürece bir başlık verirsiniz.
- Arketic ilk adımın görevlerini oluşturur ve seçilen kişilere atar.
- Bu kişilere bildirim gider ve iş, görev listelerinde görünür.
- Her adım tamamlandıkça bir sonraki adım otomatik olarak başlar.
- Dallanmalar, beklemeler ve paralel adımlar sizin yerinize yönetilir.
- Son adım bittiğinde süreç tamamlanır.
Her süreç ayrı ayrı takip edilir; yani on yeni çalışan, aynı tasarımdan üretilmiş on bağımsız işe alım süreci demektir.
Bir sürecin nasıl başlatılıp izlendiğini Süreç Şablonu Çalıştırma sayfasında öğrenin.
Süreç durumları
Süreçler sekmesinde duruma göre filtreleyebilirsiniz:
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Bekliyor | Oluşturuldu ve başlamak üzere |
| Çalışıyor | Devam ediyor — şu anda birinin yapması gereken bir iş var |
| Tamamlandı | Akışın sonuna ulaştı |
| Başarısız | Bir adım tamamlanamadığı için durdu |
| İptal Edildi | Bilerek durduruldu; kalan adımlar iptal edildi |
Ayrıca süreçleri başlığa, referans koduna veya süreç şablonu adına göre arayabilirsiniz.
Bir süreç içindeki adım durumları
Bir süreci açtığınızda adım adım zaman çizelgesini görürsünüz. Her adımın kendi durumu vardır:
| Adım durumu | Anlamı |
|---|---|
| Bekliyor | Henüz sıra gelmedi |
| Etkin | Şu anda üzerinde çalışılıyor |
| Bekleniyor | Başka bir şey bitene kadar bekletiliyor |
| Tamamlandı | Tamamlandı |
| Başarısız | Tamamlanamadı |
| Atlandı | Sürecin izlediği yolda gerekmedi |
| İptal Edildi | Tamamlanamadan durduruldu |
Süreç şablonları ve görevler
Süreç şablonları ve Görevler aynı işin iki farklı görünümüdür:
- Tasarımı Süreç Şablonları'nda yaparsınız. Adımlar, kimin ne yapacağını ve hangi sırayla yapacağını tanımlar.
- Ekibiniz Görevler'de çalışır. Bir kişiye ihtiyaç duyan adım normal bir görev oluşturur — başlık, açıklama, öncelik, son tarih, tamamlanma koşulları ve dosya ekleriyle birlikte, tıpkı elle oluşturulmuş bir görev gibi.
- Görevin tamamlanması süreci ilerletir. Atanan kişi görevini bitirdiğinde süreç kendiliğinden bir sonraki adıma geçer.
Süreç Şablonları sayfasını hiç açmayan kişilerin bile her gün süreçlerin bir parçası olmasının nedeni budur: onlar yalnızca görev alır.
Her adım görev oluşturmaz. Akışı düzenleyen adımlar — bekleme, dallanma, yan yana çalıştırma — işlerini arka planda yapar. Hangi adımların bir kişiye iş oluşturduğunu görmek için Adım Türleri sayfasına bakın.
Süreç şablonlarını kimler kullanabilir
Bir süreç şablonuyla neler yapabileceğiniz, şablonun sahip departmanına bağlıdır. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her süreç şablonu üzerinde çalışabilir. Bir departman yöneticisi yalnızca yönettiği bir departmanın sahip olduğu süreç şablonlarını değiştirebilir; diğer tüm süreç şablonları salt okunur açılır ve editör nedenini söyler.
Tablo, her grubun varsayılan olarak neler yapabildiğini gösterir.
| İşlem | Üyeler | Departman yöneticileri | Üst Yöneticiler ve Yöneticiler |
|---|---|---|---|
| Süreç Şablonları menüsünü görme | Hayır | Üst düzey bir departmanı yönetenler | Evet |
| Sayfadaki süreç şablonlarını ve süreçleri görme | Hayır | Görüntüleme izniyle — aşağıdaki nota bakın | Evet |
| Süreç şablonu oluşturma | Hayır | Evet — yönettikleri bir departman için | Evet |
| Bir süreç şablonunu veya bilgilerini düzenleme | Hayır | Yönettikleri bir departmanın sahip olduğu süreç şablonları | Evet |
| Yayına alma ve yayından kaldırma | Hayır | Yönettikleri bir departmanın sahip olduğu süreç şablonları | Evet |
| Arşivleme, geri yükleme, silme | Hayır | Yönettikleri bir departmanın sahip olduğu süreç şablonları | Evet |
| Bir adıma dosya yükleme | Hayır | Yönettikleri bir departmanın sahip olduğu süreç şablonları | Evet |
| Süreç şablonundan süreç başlatma | Hayır | Yönettikleri bir departmanın sahip olduğu süreç şablonları | Evet |
| Çalışan bir süreci iptal etme | Hayır | Yalnızca kendi başlattıkları süreçler | Evet |
| Sürecin oluşturduğu görevleri alma | Evet | Evet | Evet |
| Süreç Başlat üzerinden süreç başlatma | Evet | Evet | Evet |
Oluşturma, düzenleme, yayına alma ve yayından kaldırma, arşivleme, geri yükleme, silme, süreç başlatma ve dosya yükleme ayrı ayrı izinlerdir. Kurumunuz bunlardan herhangi birini özel bir rolle başka kişilere verebilir — bu izinlerden birine sahip olan kişi, izni sahip departmanı ne olursa olsun her süreç şablonunda kullanabilir. Bkz. Roller ve İzinler.
:::note Sayfa içeriğini görme Süreç şablonlarını ve süreçleri listelemek ayrı bir izindir. Varsayılan olarak Yöneticilere ve Üst Yöneticilere açıktır. Üst Yönetici veya Yönetici olmayan bir departman yöneticisinin bu izni özel bir rolden alması gerekir; o zamana kadar sayfada "Bu veriyi görme yetkiniz yok" yazar. :::
Üyeler Süreç Şablonları bölümünü görmez, ama yine de işin bir parçasıdır: süreçlerin oluşturduğu görevleri alırlar ve ekibe açılmış her süreci Süreç Başlatma üzerinden başlatabilirler.
Değiştirme yetkiniz olmayan bir süreç şablonu Salt okunur modda açılır ve araç çubuğu nedenini söyler — "Yönetmediğiniz bir departmana ait" veya "Bu süreç şablonunun sahip departmanı yok". Sahip departmanı olmayan bir süreç şablonunu yalnızca Yöneticiler ve Üst Yöneticiler değiştirebilir. Bkz. Süreç Şablonu Oluşturma.
Tasarıma başlamadan önce
:::caution Editör için bilgisayar kullanın Süreç şablonu editörü hassas fare hareketleri ve geniş bir tuval gerektirir; bu nedenle yalnızca masaüstünde kullanılabilir. Telefonda tuval yerine bir Masaüstü Gerekli ekranı görürsünüz. Süreçlerinizi görüntülemek ve oluşturdukları görevler üzerinde çalışmak her cihazda sorunsuz çalışır. :::
İyi bir ilk süreç şablonu kısadır: ekibinizin hâlihazırda elle yürüttüğü bir süreci seçin, gerçek dört veya beş adımını yazın ve tam olarak onları tasarlayın. Dallanmaları, bekleme sürelerini ve onayları sonradan her zaman ekleyebilirsiniz — mevcut bir süreç şablonu istediğiniz zaman düzenlenip yeniden yayına alınabilir.