Süreç Şablonu Çalıştırma
Süreç şablonu bir tasarımdır. Süreç ise o tasarımın gerçekten çalışan hâlidir — gerçek görevler, gerçek kişiler ve gerçek son tarihlerle.
Bu sayfada bir süreç şablonunu nasıl başlatacağınızı, görevlerin kime gideceğini ve bir süreci baştan sona nasıl izleyeceğinizi bulacaksınız.
Başlatmadan Önce
Bir süreç şablonu yalnızca Yayında durumundayken başlatılabilir. Hâlâ Taslak iken Başlat düğmesi devre dışı kalır ve "Önce yayına alın" ipucunu gösterir.
Varsayılan olarak Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her süreç şablonundan, bir departman yöneticisi ise yönettiği bir departmanın sahip olduğu süreç şablonlarından süreç başlatabilir. Kurumunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Bir süreç şablonunu başlatma yetkiniz yoksa Başlat düğmesi gösterilmez.
Ekip üyeleri bu ekrandan süreç şablonu başlatmaz — ancak bir sürecin oluşturduğu görevleri alırlar ve kendilerine açılmış süreçleri başlatabilirler. Bkz. Süreç Başlatma.
Henüz yayına almadınız mı? Süreç şablonunu editörde açıp Yayına Al'a tıklayın. Bkz. Süreç Şablonu Oluşturma.
Başlatma Yolları
| Nereden | Nasıl |
|---|---|
| Editörden | Araç çubuğundaki yeşil Başlat düğmesine tıklayın. Süreç şablonu yayına alındığında tıklanabilir hâle gelir. |
| Şablon kartından | Süreç Şablonları → Şablonlar'da kartın üzerindeki yeşil oynat düğmesine tıklayın. Taslaklarda devre dışıdır ("Önce yayına alın"); yayındaki bir süreç şablonunda ipucu "Süreci başlat" olur. |
| Sohbetten | AI asistandan bir süreci başlatmasını isteyin (örneğin "İşe alım sürecini başlat"). Süreç başlatmak çalışma alanınızı değiştiren bir işlem olduğu için asistan çalıştırmadan önce onayınızı ister. Bu yolla yalnızca yayındaki süreç şablonları başlatılabilir. |
Başlatma Paneli
Hangi yoldan başlatırsanız başlatın aynı yan panel açılır. Panelin başlığında süreç şablonunun adı ve sürümü yer alır ve iki sekmesi vardır:
| Sekme | Ne gösterir |
|---|---|
| Yeni Başlatma | Yeni bir süreç başlatma formu. |
| Çalışan (N) | Bu süreç şablonunun süreçleri. Sayı, şu anda çalışan veya başlamayı bekleyenleri sayar. |
Yeni Başlatma Sekmesini Doldurma
1. Süreci adlandırın
| Alan | Notlar |
|---|---|
| Süreç başlığı * | Zorunlu. Süreci daha sonra listelerde ve aramalarda bu adla tanırsınız. Yer tutucu: "örn. ABC Teknoloji Oryantasyon Süreci". |
| Açıklama | İsteğe bağlı. Sürece dâhil olan kişiler için ek bağlam. |
Her çalıştırmaya, yalnızca süreç şablonunun adını değil, o özel durumu tanımlayan bir başlık verin — müşteri, yeni çalışan, talep. Aynı anda on tanesi çalışırken bunun değerini anlarsınız.
2. Özeti kontrol edin
Süreç şablonu özeti altında bu süreç şablonu için iki sayı görürsünüz: toplam kaç adımı olduğu ve bunların kaçının atanabilir olduğu (yani birine görev oluşturacak adımlar).
3. Adımlara kişileri atayın
Adımlara kullanıcı atayın, görev oluşturan her adım için bir satır listeler; satırlar sürecin adımları çalıştırdığı sıradadır. Atamayı nasıl yapacağınız adım türüne bağlıdır:
| Adım türü | Ne yaparsınız |
|---|---|
| Görev | Kullanıcı seçin... açılır listesinden tek bir kişi seçin. |
| Onay | Kullanıcı seçin... açılır listesinden tek bir kişi seçin. |
| Yarış | İsim etiketlerinden kişileri seçin. Satırdaki ipucu "2 veya daha fazla kullanıcı seçin" der — bir yarış en az iki kişi ister. |
| Onay Kapısı | İsim etiketlerinden kişileri seçin. Satırdaki ipucu "1 veya daha fazla kullanıcı seçin" der. |
Adımın ayarlarında bir departman belirlenmişse, seçici yalnızca o departmandaki kişileri sunar. Böylece işi sahiplenen ekibin dışına yanlışlıkla atama yapmazsınız.
4. Kendini atayan adımlar
Bazı adımlar dinamik atanan ile tasarlanmıştır, dolayısıyla seçilecek bir kişi yoktur. Açılır liste yerine satırda mavi bir Otomatik: etiketi görünür ve adım zaten atanmış sayılır:
| Etiket | Görev kime gider |
|---|---|
| Otomatik: Başlatan | Süreci başlatan kişi. |
| Otomatik: Departman yöneticisi | Başlatan kişinin departmanının yöneticisi. |
| Otomatik: GM | Adımın ayarlarında seçilen Üst Yönetici. |
Bunlar süreç başladığı anda gerçek kişilere dönüşür; tek bir süreç şablonunun her ekip için düzenlenmeden çalışabilmesini sağlayan şey budur. En çok serbest başlatmaya açılan süreçlerde işe yararlar — bkz. Süreç Başlatma.
5. Sistem adımları
Atamaların altında Sistem adımları, hiç görev oluşturmayan adımları listeler — her biri "{adım adı} — otomatik" şeklinde gösterilir. Zamanlayıcılar, dallanmalar, bölünmeler ve benzeri adımlar kendi başlarına çalışır; sizin dolduracağınız bir şey yoktur.
6. Seçimlerinizi bir dahaki sefere saklayın
Atamaları şablon olarak kaydet (sonraki başlatmalarda hazır gelir) varsayılan olarak işaretlidir. İşaretli bırakırsanız bu süreç şablonunu bir sonraki başlatışınızda aynı kişiler önceden seçili gelir. Alışılmadık atamalarla tek seferlik bir çalıştırma için işareti kaldırın.
7. Başlatın
Süreci Başlat'a tıklayın (işlem sürerken Başlatılıyor... yazar). Süreç başladığında "Süreç başarıyla başlatıldı" mesajını görürsünüz ve panel Çalışan sekmesine geçer.
Süreç başlığı doldurulana ve her görev adımı atanana kadar düğme devre dışı kalır. Eksik bir şey varsa "Başlatmadan önce tüm görev adımlarına atama yapın" ipucunu görürsünüz.
Başlattıktan Sonra Ne Olur
- Süreç şablonundan bir süreç oluşturulur.
- İlk adımın görevi veya görevleri oluşturulup atanır.
- Atanan kişilere bildirim gider.
- Her adım tamamlandığında bir sonraki adım otomatik olarak başlar.
- Süreç, tasarım boyunca Bitiş'e ulaşana kadar ilerlemeye devam eder.
Bir sürecin oluşturduğu görevler sıradan görevlerdir — atanan kişiler bunları Görevler içinde, adımın tasarımındaki tamamlanma koşulları, formu ve ekli dosyalarıyla birlikte yürütür.
Adımın Başlık alanı görevin başlığı, Açıklama alanı ise görev talimatı olur. Net adım adları, takip etmesi çok daha kolay bir süreç demektir.
Bir Süreci Ekibinize Açma (Serbest Başlatma)
Yine Yeni Başlatma sekmesinde, Ekibe aç (serbest başlatma) başlığı altında, başka kişilerin bu süreci süreç şablonu ekranlarına girmeden kendilerinin başlatmasına izin verebilirsiniz.
| Ayar | Ne yapar |
|---|---|
| Varsayılan süreç başlığı | Her başlığın ilk bölümü (en fazla 200 karakter). Başlatan kişinin yazdığı metin bunun arkasına eklenir. Boş bırakırsanız bunun yerine süreç şablonunun adı kullanılır. |
| Kimler görsün | Herkes (tüm kurum) veya Yalnızca {departman} — tek bir departman. Bir departman yöneticisi yalnızca yönettiği bir departmanı seçebilir. |
| Üyeler/yöneticiler bunu “Süreç Başlat” ekranından başlatabilsin | Serbest başlatmayı asıl açan onay kutusu. |
| Serbest başlatma için kaydet | Bu ayarları kaydeder (işlem sürerken Kaydediliyor... yazar). |
Bunu kaydedebilmeniz için her görev adımının atanmış olması gerekir; aksi hâlde "Ekibe açmadan önce tüm görev adımlarına atama yapın." uyarısını görürsünüz. Otomatik: etiketli adımlar atanmış sayılır ve serbest başlatmaya açılan bir sürecin, onu başlatan her kişi için doğru yönlenmesini sağlayan tam da bunlardır.
Serbest başlatma için kaydet, Adımlara kullanıcı atayın altında seçtiğiniz kişileri de saklar. Biri bu süreci Süreç Başlat üzerinden her başlattığında görevleri alan kişiler bunlardır; bu yüzden kaydetmeden önce kontrol edin.
Kaydettikten sonra — ve süreç şablonu yayında olduğu sürece — süreç, seçtiğiniz kişiler için Görevler → Süreç Başlat altında görünür. Onların ne gördüğü için bkz. Süreç Başlatma. Biri süreci oradan her başlattığında, süreç şablonunu oluşturan kişiye bildirim gider.
Çalışan Sekmesi
Bu süreç şablonunun süreçlerini görmek için başlatma panelinde Çalışan (N) sekmesine geçin. Her satırda şunlar yer alır:
- sürecin başlığı
- bir durum rozeti
- başlangıç tarihi
- bir ilerleme çubuğu, {toplam} adımdan {biten} tanesi bilgisi ve bir yüzde ile
- hâlâ çalışan veya bekleyen süreçlerde bir İptal bağlantısı — iptal etme yetkiniz varsa
Henüz hiç yoksa sekmede "Henüz çalıştırma yok" yazar.
Zaman çizelgesini panel içinde açmak için bir satıra tıklayın: durum rozeti, ilerleme yüzdesi, Tamamlandı / Etkin / Bekliyor / Atlandı sayıları, Geçen süre ve tam adım listesi. Listeye dön satırlara geri götürür.
Süreçler Sekmesinde İlerlemeyi Takip
Tüm süreç şablonlarınız genelinde bir görünüm için Süreç Şablonları → Süreçler'e gidin.
Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her süreci görür. Diğer herkes kendi başlattığı süreçleri, bir adımı kendisine atanmış olan süreçleri ve — departman yöneticileri için — yönettikleri bir departmana açılmış süreçleri görür.
Filtreleme ve arama
- Filtre düğmeleri: Tümü, Çalışıyor, Bekliyor, Tamamlandı, Başarısız, İptal Edildi
- Başlığa, referans koduna veya süreç şablonu adına göre arama — arama kutusunun yanındaki sayaç {gösterilen} / {toplam} şeklindedir
- Eşleşen bir şey yoksa "Bu filtreye uyan süreç yok." yazısını görürsünüz
Her satır size ne anlatır
| Satırdaki | Anlamı |
|---|---|
| Referans kodu | Bu sürece ait kısa bir kod — aramak veya sürece atıfta bulunmak için kullanışlıdır. |
| Başlık | Başlatırken verilen süreç başlığı. |
| Süreç şablonu adı | Hangi tasarımdan geldiği. |
| Durum rozeti | Sürecin genel olarak nerede olduğu. |
| Başlatan ve tarih | Kimin, ne zaman başlattığı. Süreç Başlat üzerinden başlatılan bir süreçte Başlatan: {isim} yazar. |
| Etkin adım: {adım} | Sürecin şu anda beklediği adım. |
| İlerleme | {biten}/{toplam} adım ve bir yüzde. |
| İptal | Çalışan ve bekleyen süreçlerde, iptal etme yetkiniz varsa gösterilir. |
Tüm hikâye için süreci açın
Genişletmek için bir satıra tıklayın. Şunları görürsünüz:
- bir istatistik çubuğu: {n} tamamlandı, {n} etkin, {n} bekliyor, {n} atlandı ve Geçen süre (gün, saat ve dakika olarak)
- sürecin tamamının adım adım zaman çizelgesi
Zaman çizelgesindeki her adım; durum simgesini, başlığını, adım türünü, durumunu, kime atandığını, ne kadar sürdüğünü ve — o an etkin olan bir adım için — ne kadardır beklediğini gösteren "Bekliyor: …" bilgisini gösterir. Bir adım başarısız olduysa hatası da orada görünür.
Görev oluşturan adımlar (Görev, Onay, Yarış, Onay Kapısı) bir görevi aç bağlantısı taşır ve tıklanabilir; böylece doğrudan göreve geçebilirsiniz. Bu, tamamlanmış ve iptal edilmiş süreçlerde de çalışır; bu sayede zaman çizelgesi neyin, ne zaman ve kim tarafından yapıldığının eksiksiz bir kaydı hâline gelir.
Belirli bir adımın görevini görme yetkiniz yoksa görev yerine "Bu adımın görevini görüntüleme izniniz yok" mesajını görürsünüz. Adım henüz bir görev oluşturmadıysa "Bu adıma henüz bir görev bağlanmadı" yazar.
Bir Adımı Elle Tamamlama
Normalde bir adım, atanan kişi görevi tamamladığında biter. Bir adımı doğrudan zaman çizelgesinden de bitirebilirsiniz — Süreçler sekmesinde veya başlatma panelinin Çalışan sekmesinde.
- Süreci açın ve sürecin üzerinde beklediği adımı bulun — durumu Etkin veya Bekleniyor olur.
- Satırın sonundaki yeşil Tamamla düğmesine tıklayın.
- Bu adım tamamlansın mı? başlığı altındaki — "Bu adımı tamamlandı olarak işaretleyip süreci ilerletin." — onayı Tamamla'ya tıklayarak verin.
"Adım tamamlandı" mesajını görürsünüz ve süreç bir sonraki adıma geçer.
Tamamla düğmesi yalnızca Etkin veya Bekleniyor durumundaki adımlarda ve yalnızca şu kişilere gösterilir:
- adımın atandığı kişi — bir Yarış veya Onay Kapısı adımında, atananlardan herhangi biri;
- her adımı tamamlama yetkisi olan kişiler. Bu varsayılan olarak Yöneticilere açıktır. Kurumunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Bir adımı elle tamamlamak, görevin tamamlanma koşulları doldurulmadan süreci ilerletir. Bunu işi bitirmenin günlük yolu olarak değil, takılmış bir sürecin önünü açmak için kullanın.
Yarış ve Onay Kapısı Adımları
Bu adımlar aynı anda birden çok kişiyi kapsar; bu yüzden açtığınızda tek bir görev yerine bir aday listesi görünür.
Yarış adayları penceresi — "Görevini açmak için bir aday seçin" — her kişi için bir satır listeler: adı, görev başlığı ve durumu. O kişinin görevini açmak için satıra tıklayın. Bir yarış sonuçlandığında:
- kazananın satırı bir kupa ve Kazanan etiketiyle işaretlenir
- bir Sonuçlandı rozeti belirir
- alt bilgi şunu açıklar: "Yarış sonuçlandı — kupa kazanan adayı işaretler; diğerleri iptal edildi."
Daha fazlası için bkz. Adım Türleri.
Bir Süreci İptal Etme
Süreç satırındaki İptal bağlantısını kullanın — Süreçler sekmesinde veya başlatma panelinin Çalışan sekmesinde. Bu çalıştırma iptal edilsin mi? başlığı altında onay istenir: "Açık olan tüm görevler iptal edilecek. Bu işlem geri alınamaz."
| Nerede | İptal etmek için | Süreci sürdürmek için |
|---|---|---|
| Süreçler sekmesi | Süreci iptal et | Süreci sürdür |
| Başlatma paneli, Çalışan sekmesi | Süreci iptal et | Vazgeç |
- Yalnızca Çalışıyor ve Bekliyor durumundaki süreçler iptal edilebilir.
- İptal, bekleyen ve çalışan adımları durdurur ve bunların açık görevlerini iptal eder.
- Zaten tamamlanmış görevler olduğu gibi kalır — kayıt silinmez.
Kimler iptal edebilir:
- Yöneticiler ve Üst Yöneticiler her süreci iptal edebilir.
- Diğer herkes yalnızca kendi başlattığı bir süreci iptal edebilir; bunun için de bir departman yönetiyor olması veya rolünün süreç iptal etmeyi içermesi gerekir.
- Süreç Başlat üzerinden başlatılan bir süreç, onu başlatan kişiye değil, süreç şablonunu oluşturan kişiye aittir — bu yüzden başlatan kişi iptal edemez.
Bir süreci iptal etme yetkiniz yoksa İptal bağlantısı gösterilmez.
İptal geri alınamaz. Yalnızca bir işi kimin yapacağını değiştirmeniz gerekiyorsa, tüm süreci iptal etmek yerine görevi yeniden atamak genellikle daha iyidir.
Son Tarihler
Son tarihler başlatma panelinden değil, süreç şablonu tasarımından gelir:
| Ayar | Nereden gelir | Etkisi |
|---|---|---|
| Süre sınırı (saat) | Görev, Onay, Yarış ve Onay Kapısı adımları | Oluşturulan göreve bir son tarih verir. |
| Zaman aşımı (saat) | Zamanlayıcı ve Onay Kapısı adımları | Sürecin o adımda ne kadar bekleyeceği. |
Atanan kişiler süre sınırını görevlerinde görür; böylece bir sürecin sessizce takılma ihtimali çok azalır.
İpuçları
- Başlatmadan önce atamaları kontrol edin. Bu, sonradan görevleri yeniden atamaktan çok daha kolaydır.
- Belirgin bir süreç başlığı kullanın. Beş tanesi birden çalışırken "İşe Alım — A. Yılmaz", "İşe Alım"dan iyidir.
- Etkin adımı izleyin. Süreçler sekmesinde bir sürecin nerede takıldığını anında söyler.
- Önce dinamik atananları halledin. Bir adım departman yöneticisine yönleniyorsa, o departmanda gerçekten bir departman yöneticisi tanımlı olduğundan emin olun.
- Zaten sohbetteyken sohbetten başlatın — asistan sorduğunda işlemi onaylamanız yeterli.