Süreç Şablonu Oluşturma
Süreç şablonu, tekrar eden bir süreç için yeniden kullanılabilir bir tasarımdır. Görsel bir editörde hazırlarsınız: adımları tuvale sürükler, olmaları gereken sıraya göre birbirine bağlar ve kimin ne yapacağını belirlersiniz.
Bir süreç şablonu yayına alındıktan sonra dilediğiniz kadar başlatabilirsiniz — her çalıştırma, doğru görevleri doğru kişilere otomatik olarak oluşturur.
Başlamadan Önce
:::info Süreç şablonunu kimler oluşturabilir Süreç şablonu oluşturma varsayılan olarak Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve departman yöneticilerine açıktır. Kurumunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Düzenleme, süreç şablonunun sahip departmanına bağlıdır: bir departman yöneticisi yalnızca yönettiği bir departmanın sahip olduğu süreç şablonlarını değiştirebilir. Diğer tüm süreç şablonları Salt okunur modda açılır — tasarıma bakabilir ama değiştiremezsiniz. Bkz. Süreç şablonlarını kimler kullanabilir. :::
:::caution Bilgisayar kullanın Süreç şablonu editörü masaüstü bir tarayıcı gerektirir. Telefonda tuval yerine Masaüstü Gerekli mesajı görünür; çünkü bir süreci tasarlamak hassas fare kontrolü ve daha geniş bir ekran ister. :::
Süreç Şablonu Oluşturma
- Kenar çubuğundan Süreç Şablonları'na gidin.
- Sağ üstteki Yeni Süreç Şablonu'na tıklayın.
- Bilgileri doldurun:
| Alan | Zorunlu | Ayrıntı |
|---|---|---|
| Ad | Evet | En fazla 200 karakter. Örnek: Çalışan Oryantasyonu |
| Açıklama | Hayır | Sürecin ne işe yaradığı. En fazla 5000 karakter. |
| Sahip departman | Evet | Bu süreç şablonunun sahibi olan departman. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler herhangi bir departmanı seçebilir; departman yöneticileri yalnızca yönettikleri departmanları görür. Liste boşsa "Kullanılabilir departman yok. Bir yöneticiyle iletişime geçin." yazar. |
- Oluştur ve Düzenle'ye tıklayın.
Editör, sizin için önceden yerleştirilmiş bir Başlangıç ve bir Bitiş adımıyla açılır. Eklediğiniz her şey bu ikisinin arasına girer.
Editör Araç Çubuğu
Editörün üst kısmındaki çubuk, tasarım sırasında ihtiyaç duyacağınız her şeyi barındırır.
| Kontrol | Ne yapar |
|---|---|
| Geri | Süreç Şablonları listesine döner. Kaydedilmemiş çalışmanız varsa "Kaydedilmemiş değişiklikleriniz var. Atıp geri dönülsün mü?" diye sorulur — At ve çık veya İptal'i seçin. |
| Süreç şablonu adı ve durumu | Hangi süreç şablonunu düzenlediğinizi ve Taslak, Yayında ya da Arşivlenmiş olduğunu gösterir. |
| Geri al / Yinele (ok simgeleri) | Son değişiklikleriniz arasında geri veya ileri gider. |
| İçe Aktar | Mevcut tasarımı bir dosyadaki tasarımla değiştirir. |
| Dışa Aktar | Mevcut tasarımı dosya olarak indirir. |
| Kaydet | Tasarımınızı kaydeder. |
| Yayına Al / Yayından Kaldır | Süreç şablonunu başlatılabilir yapar veya Taslak durumuna döndürür. |
| Başlat | Süreci çalıştırabilmeniz için başlatma panelini açar. Yalnızca yayına alındıktan sonra kullanılabilir ve yalnızca bu süreç şablonundan süreç başlatma yetkiniz varsa gösterilir. |
Editör salt okunur olduğunda
Süreç şablonunu düzenleme yetkiniz yoksa araç çubuğunda bir Salt okunur rozeti ve yanında nedeni görünür:
| Gösterilen neden | Anlamı |
|---|---|
| "Yönetmediğiniz bir departmana ait" | Bu süreç şablonunun sahibi başka bir departman |
| "Bu süreç şablonunun sahip departmanı yok" | Henüz bir sahibi yok — bir Yönetici veya Üst Yönetici, şablon kartındaki Bilgileri düzenle'den sahip belirleyebilir |
Salt okunur modda:
- Geri, ad ile durum ve Dışa Aktar kullanılabilir kalır.
- Kaydet ile Yayına Al / Yayından Kaldır görünür ama devre dışıdır; nedenini görmek için üzerlerine gelin.
- Geri al, Yinele, İçe Aktar ve adım paleti gizlenir; bir adıma tıklamak ayarlarını açmaz.
- Başlat yalnızca bu süreç şablonundan süreç başlatma yetkiniz varsa gösterilir.
Yayına Al, düzenleyebildiğiniz bir süreç şablonunda da devre dışı olabilir: "Yayın durumunu değiştirme izniniz yok" yayına almanın rolünüzde bulunmadığı, "Önce bu süreç şablonunu geri yükleyin" ise süreç şablonunun arşivlenmiş olduğu anlamına gelir.
Adım Paleti
Soldaki palet, ekleyebileceğiniz tüm adımları amacına göre gruplanmış halde barındırır.
| Grup | Adımlar |
|---|---|
| AKIŞ | Başlangıç, Bitiş |
| GÖREVLER | Görev, Onay |
| KONTROL | Sıralı, Paralel |
| GELİŞMİŞ | Yarış, Onay Kapısı, Koşul, Döngü, Zamanlayıcı, Otomatik Atama, Webhook |
Her biri farklı davranır — bazıları bir kişiye görev oluşturur, bazıları yalnızca işlerin hangi sırayla olacağını yönetir. Her adımın ne yaptığını ve nasıl yapılandırıldığını görmek için Adım Türleri sayfasına bakın.
Adım Ekleme
Paletten bir adımı sürükleyip tuvalin herhangi bir yerine bırakın. Yeni adım, başlık olarak türünün İngilizce adını alır — örneğin Task — bu yüzden adımı açıp yapılacak işi anlatan bir başlık verin.
:::note Tek Başlangıç, tek Bitiş Bir süreç şablonu yalnızca tek bir Başlangıç ve tek bir Bitiş içerebilir. İkincisini bırakmaya çalışırsanız editör bunu bildirir — örneğin "Zaten bir Başlangıç adımı var". Başlangıç ve Bitiş ayrıca silinemez ve kopyalanamaz; açılacak ayarları da yoktur — bunlar sürecinizin sabit giriş ve çıkış noktalarıdır. :::
Adımları Bağlama
Bağlantılar, Arketic'e sırada ne olacağını söyler.
- Bir adımın alt kısmındaki noktadan sonraki adımın üst kısmındaki noktaya sürükleyin.
- Bir bağlantıyı seçmek için üzerine tıklayın, ardından kaldırmak için üzerindeki kırmızı × işaretine tıklayın.
Bazı adımların birden fazla çıkışı vardır ve her çıkış etiketlidir:
| Adım | Çıkışlar |
|---|---|
| Koşul | Evet (sağda) ve Hayır (solda) — süreç iki daldan birini izler. |
| Döngü | Döngü (altta) tekrarlanan bölümü çalıştırır, Çıkış (sağda) döngü bittiğinde devam eder. |
Tuvalde Gezinme
Büyük süreçler kısa sürede tek ekrana sığmaz hale gelir. Aşağıdaki kontroller rahatça dolaşmanızı sağlar.
| İşlem | Nasıl |
|---|---|
| Yakınlaştır / uzaklaştır | Ctrl tuşunu basılı tutup fare tekerleğini kaydırın veya izleme yüzeyinde iki parmakla kıstırın. |
| Kaydırma (görünümü taşıma) | Fare tekerleğini kaydırın ya da izleme yüzeyinde iki parmakla sürükleyin — her yöne hareket eder. Ayrıca orta veya sağ fare tuşuyla sürükleyebilir, ya da boş tuvalde Ctrl tuşunu basılı tutup sol tuşla sürükleyebilirsiniz. |
| Birden fazla adımı seçme | Boş tuvalde sol fare tuşuyla sürükleyerek adımların etrafına bir seçim kutusu çizin veya Ctrl/Cmd tuşunu basılı tutup adımlara tek tek tıklayın. |
| Genel görünüm haritası | Tasarımın tamamının küçük bir haritası sağ altta durur; böylece nerede olduğunuzu her zaman bilirsiniz. |
| Yakınlaştırma düğmeleri | Sol alt köşede yakınlaştırma, uzaklaştırma, ekrana sığdırma ve kilit düğmeleri bulunur. |
Düz kaydırma tuvali hareket ettirir, yakınlaştırma yapmaz. Gerçekten yakınlaştırmak istediğinizde Ctrl tuşunu ekleyin. Kaybolursanız sol alt köşedeki ekrana sığdır düğmesiyle tasarımın tamamını görünüme geri getirin.
Bir süreç şablonunu Salt okunur modda görüntülüyorsanız, görünümü taşımak için sol fare tuşuyla sürüklemeniz yeterlidir.
Klavye Kısayolları
Bunlar bir süreç şablonunu düzenlerken çalışır.
| Kısayol | Ne yapar |
|---|---|
| Ctrl/Cmd + A | Tüm adımları seçer |
| Ctrl/Cmd + tıklama | Bir adımı seçime ekler |
| Ctrl/Cmd + C | Seçili adımları kopyalar (Başlangıç ve Bitiş asla kopyalanmaz) |
| Ctrl/Cmd + V | Kopyalanan adımları yapıştırır — hafif kaydırılmış olarak görünür ve yeni seçim haline gelir |
| Ctrl/Cmd + Z | Geri al |
| Ctrl/Cmd + Shift + Z veya Ctrl/Cmd + Y | Yinele |
| Delete veya Backspace | Seçili adımları ve bağlantıları siler (Başlangıç ve Bitiş korumalıdır) |
| Ok tuşları | Seçili adımı hafifçe kaydırır — ve evet, bu da geri alınabilir |
Tekrar eden bir süreci kurmanın en hızlı yolu kopyala-yapıştırdır. Bir adımı tam istediğiniz gibi yapılandırın, sonra ihtiyacınız kadar yapıştırıp yalnızca başlıklarını değiştirin.
Bir Adımı Yapılandırma
Ayar panelini açmak için tuvaldeki bir adıma — Başlangıç ve Bitiş dışında — tıklayın. Panel başlığı, hangi tür adımı düzenlediğinizi gösterir.
Bir kişiye iş oluşturan adımlar — Görev, Onay, Yarış ve Onay Kapısı — aynı temel ayarları paylaşır.
| Ayar | Ne yapar |
|---|---|
| Başlık | Adımın adı. Bu ad, adımın oluşturduğu görevin başlığı olur. |
| Açıklama | Görevi alacak kişi için isteğe bağlı talimatlar. |
| Departman | Görevin ait olduğu departman. İlk seçenek olan Süreç şablonundan devral, süreç şablonunun kendisine ayarlanan departmanı kullanır. |
| Departmanlar (Yarış — bir veya daha fazla) | Yarış adımlarında Departman yerine gösterilir. Bir Yarış adımı birden fazla departmanı kapsayabilir. + Departman ekle... ile ekleyin; süreç şablonundan devralması için boş bırakın. |
| Öncelik | Düşük, Orta, Yüksek veya Kritik. Varsayılan Orta'dır. |
| Dinamik atanan (serbest başlatma) | Süreç başladığında atanan kişiyi otomatik olarak belirler. Aşağıdaki tabloya bakın. |
| Süre sınırı (saat) | Görev için isteğe bağlı bir son tarih. Sınır olmaması için boş bırakın. |
| Tamamlanma koşulları | Görevin tamamlanmış sayılması için atanan kişinin sağlaması gerekenler. + Ekle ile ekleyin. Hiçbiri ayarlanmazsa görev doğrudan tamamlandı olarak işaretlenebilir. Bkz. Adım Türleri ve Tamamlanma Koşulları. |
| Form şablonu (isteğe bağlı) | Adımın koşullarını kayıtlı bir formdan doldurmak için isteğe bağlı seçenek. Hiçbiri için — Şablon yok — seçin. Onay Kapısı adımlarında kullanılamaz. |
| Ekli dosyalar (isteğe bağlı) | Bu adımın oluşturduğu her göreve kopyalanan referans dosyaları. |
| Görünürlük | Seçtiğiniz departmanların veya kişilerin oluşturulan görevi okumasını, yorum ve dosya eklemesini sağlar; görevi düzenleyemezler. |
Bunların altında her adım türü kendi alanlarını ekler — Koşul adımının karar sorusu, dal etiketleri ve revizyon sınırı, Zamanlayıcı ve Onay Kapısı zaman aşımları, Döngü yineleme sınırı, Otomatik Atama pozisyonu ve Webhook adresi ile başlıkları. Bunlar Adım Türleri sayfasında anlatılır.
Panelin altında iki düğme bulunur: değişikliklerinizi korumak için Kaydet ve adımı tamamen kaldırmak için Adımı Sil.
Paneldeki Kaydet, adımın ayarlarını ekranınızdaki tasarımda tutar. Tasarımın kendisi yalnızca araç çubuğundaki Kaydet'e tıkladığınızda saklanır.
Dinamik Atananlar
Normalde süreci başlatırken her adım için bir kişi seçersiniz. Dinamik atanan bunu sizin yerinize, çalıştırmayı kimin başlattığına bakarak belirler — bir süreç şablonunu herkesin kullanabilmesini sağlayan şey de budur.
| Seçenek | Görevi kim alır |
|---|---|
| Yok (başlatırken sabit bir kişi atanır) | Önceden kimse seçilmez — süreci her başlattığınızda kişiyi siz seçersiniz. |
| Süreci kim başlatırsa o | Çalıştırmayı başlatan kişi. |
| Başlatanın departman yöneticisi | O kişinin bağlı olduğu departmanın yöneticisi. |
| Genel Müdür (bir üst yönetici seçin) | Burada seçtiğiniz belirli bir Üst Yönetici. Bu seçenek seçildiğinde kişiyi belirleyebilmeniz için bir Üst yönetici seçin… listesi görünür. Henüz Üst Yönetici rolünde kimse yoksa "Üst yönetici bulunamadı — önce bir kullanıcının rolünü Üst Yönetici yapın." yazar. |
Bir sürecin tüm ekibe açılabilmesini sağlayan şey dinamik atananlardır. Her görev adımı otomatik olarak belirleniyorsa, önce bir yöneticinin kişi ataması gerekmeden herkes süreci Süreç Başlat üzerinden kendisi başlatabilir.
Ekli Dosyalar
Bir adıma referans materyal — bir politika belgesi, bir kontrol listesi, bir şablon — eklemek için Dosya yükle düğmesini kullanın. Adımın oluşturduğu her görev bunun kendi salt okunur kopyasını alır. Atanan kişiler bu dosyaları görüntüleyip indirebilir, ancak silemez.
Her dosya en fazla 50 MB olabilir. Yüklenen dosya, ancak paneldeki Kaydet'e tıkladıktan sonra adımın, süreç şablonunu kaydettikten sonra da süreç şablonunun parçası olur.
Dosya yükleme ayrı bir izindir. Rolünüzde yoksa Dosya yükle düğmesi gösterilmez — daha önce eklenmiş dosyaları yine görürsünüz.
Kaydetme ve Yayına Alma
Bir süreç şablonu üç durumdan geçer: tasarladığınız sürece Taslak, çalıştırılabilir hale geldiğinde Yayında ve ana listede artık ihtiyacınız olmadığında Arşivlenmiş.
| İşlem | Ne yapar |
|---|---|
| Kaydet | Tasarımınızı kaydeder. Kaydedilmemiş değişiklikleriniz varken düğmede Kaydet*, kaydederken Kaydediliyor..., her şey saklandığında Kaydedildi yazar. Kaydedilecek yeni bir şey yoksa devre dışıdır. |
| Yayına Al | Bir Taslak'ı Yayında durumuna getirir, böylece başlatılabilir. |
| Yayından Kaldır | Yayındaki bir süreç şablonunu Taslak'a döndürür. |
| Arşivle | Şablonlar listesinde süreç şablonunu ana görünümden gizler. Önce onay istenir. Hâlâ çalışan süreçleri olan bir süreç şablonu arşivlenemez. |
| Geri Yükle | Arşivlenmiş bir süreç şablonunun kartında yer alır; onu geri getirir — Taslak olarak geri yükle veya Yayına alarak geri yükle'yi seçersiniz. |
:::caution Yayına almadan önce kaydedin Kaydedilmemiş değişiklikleriniz varken yayına alamazsınız — "Yayına almadan önce değişikliklerinizi kaydedin" mesajını görürsünüz. Ayrıca kaydedilmemiş çalışma varken geri dönmeye, başka bir sayfaya gitmeye veya tarayıcı sekmesini kapatmaya çalıştığınızda Arketic sizi uyarır. :::
Yayına almada neler kontrol edilir
Yayına Al'a tıkladığınızda Arketic, tasarımın gerçekten çalışabileceğini kontrol eder. Bir şey eksikse süreç şablonu Taslak olarak kalır ve neyi düzeltmeniz gerektiğini söyleyen bir mesaj görürsünüz:
- Tasarımda bir Başlangıç ve bir Bitiş adımı var.
- Her Koşul adımı ayarlanmış — adımı açıp en az bir kez Kaydet'e tıklayın — ve hem Evet hem Hayır çıkışı bağlanmış.
- Her Döngü adımı bağlanmış: tekrarlanan bölümün son adımı Döngü adımına geri dönüyor ve Çıkış çıkışı bir sonraki adıma gidiyor.
- Bir adımda seçilen her form şablonu hâlâ mevcut. Sonradan arşivlenmişse şablonu adımdan kaldırın veya başka bir şablon seçin.
Yeni bir süreç şablonunu herkese açmadan önce küçük bir grupla test edin. Düzeltme yaparken yayından kaldırın, sonra yeniden yayına alın.
İçe ve Dışa Aktarma
Bir süreç şablonu tasarımını çalışma alanları arasında taşıyabilir veya yedek olarak bir kopyasını saklayabilirsiniz.
Dışa Aktarma
Mevcut tasarımı dosya olarak indirmek için Dışa Aktar'a tıklayın.
- Önce süreç şablonunu kaydedin. Kaydedilmemiş değişiklikler varken hiçbir şey indirilmez ve "Önce kaydedin — kaydedilmemiş değişiklikler dışa aktarılmaz" mesajını görürsünüz.
- Departman ve atama seçimleri dışa aktarılan dosyadan çıkarılır. Bu, dosyayı paylaşmayı ve o kişilerin ya da departmanların bulunmayabileceği başka bir yerde yeniden kullanmayı güvenli hale getirir.
İçe Aktarma
Süreç Şablonu İçe Aktar penceresini açmak için İçe Aktar'a tıklayın.
- Daha önce dışa aktarılmış bir dosyayı pencereye sürükleyin veya tıklayıp dosyayı seçin. Yalnızca dışa aktarılmış süreç şablonu dosyaları (
.json) kabul edilir. - Önizlemeyi kontrol edin — dosyanın adını, açıklamasını ve kaç adım ile bağlantı içerdiğini gösterir.
- Uygulamak için Mevcut İş Akışını Değiştir'e tıklayın.
:::caution İçe aktarma neyi değiştirir İçe aktarma mevcut tasarımınızın yerine geçer. Departmanlar ve atamalar dışa aktarma sırasında çıkarıldığı için, içe aktarılan adımlarda bunları yeniden ayarlamanız gerekir.
Kaydet'e tıklayana kadar hiçbir şey saklanmaz; fikrinizi değiştirirseniz kaydetmeden çıkabilirsiniz ve özgün tasarımınız olduğu gibi kalır. :::
İyi Bir Süreç Şablonu için İpuçları
- Küçük başlayın. Önce Başlangıç'tan Bitiş'e basit bir yol kurun, yayına alın, bir kez çalıştırın; dalları ve koşulları sonra ekleyin.
- Adımları görev adlandırır gibi adlandırın. Adım başlığı görev başlığı olur; bu yüzden birinin görev listesinde "Karşılama setini hazırla", *"Adım 3"*ten çok daha anlaşılırdır.
- Boşta beklememesi gereken adımlara süre sınırı koyun, böylece hiçbir şey sessizce takılı kalmaz.
- Tamamlandığına dair kanıt gerektiğinde — imzalı bir dosya, bir tutar, bir tarih — bir onay kutusuna güvenmek yerine tamamlanma koşulları kullanın.
- Farklı kişilerin başlatabileceği her süreç için dinamik atanan kullanın.
- Sık kaydedin. Geri alma var, ama her zaman geri dönebileceğiniz şey kaydedilmiş tasarımdır.
İlgili Sayfalar
- Süreç Şablonlarına Genel Bakış — süreç şablonları ve süreçler nasıl bir araya gelir
- Adım Türleri — her adımın ne yaptığı ve kendine özel ayarları
- Süreç Şablonu Çalıştırma — süreçleri başlatma ve ilerlemeyi izleme
- Süreç Başlatma — ekibinizin süreçleri kendisinin başlatmasını sağlama
- Tamamlanma Koşulları — bir göreve koyabileceğiniz gereksinimler
- Form Şablonları — yeniden kullanılabilir görev alanı setleri