Form Şablonları
Form Şablonları, bir göreve tamamlanma koşulları olarak ekleyebileceğiniz, yeniden kullanılabilir alan setleridir. Aynı kontrol listesini her seferinde baştan kurmak yerine, bir kez tanımlar ve tekrar kullanırsınız.
Bir şablonu yalnızca kendinize saklayabilir, bir veya birkaç departmanla paylaşabilir ya da tüm organizasyonunuzun kullanımına açabilirsiniz.
Nerede Bulunur
Görevler → Form Şablonları'na gidin.
Sayfa, görmenize izin verilen tüm şablonları listeler. Listenin üstünde bir filtre çubuğu, sağ üstte ise + Yeni Şablon düğmesi bulunur.
Henüz hiçbir şey oluşturulmadıysa şunu görürsünüz: "Henüz şablon yok. Oluşturmak için “+ Yeni Şablon” düğmesini kullanın."
Kim Ne Yapabilir
Şablon oluşturmak için kimseden izin almanız gerekmez — herkes en azından bir Kişisel form kurabilir. Şablonu kimlerle paylaşabileceğiniz ise rolünüze ve bir departmanı yönetip yönetmediğinize bağlıdır.
Görünürlük
| Görünürlük | Şablonu kimler görüp kullanabilir | Kimler seçebilir |
|---|---|---|
| Kişisel | Yalnızca siz | Herkes |
| Departman | Şablon için seçilen departmanlardaki herkes | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve departman yöneticileri bir veya birkaç departman seçer. Bir departmana bağlı olan diğer herkes şablonu kendi departmanıyla paylaşabilir |
| Organizasyon | Organizasyonunuzdaki herkes | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve departman yöneticileri |
Görünürlük seçicisi her zaman üç seçeneğiyle birlikte gösterilir. Kullanmanıza izin verilmeyen seçenek soluk görünür — nedenini görmek için üzerine gelin: "Bir departmana atanmış değilsiniz." veya "Bir formu tüm organizasyonla yalnızca yönetici ya da departman müdürü paylaşabilir."
Listenizde neyin göründüğü de aynı kurala bağlıdır:
- Organizasyon şablonları herkesin listesinde yer alır.
- Departman şablonları, şablonun departmanlarından birine bağlı olan ya da o departmanı yöneten kişilerin listesinde yer alır. Yönetici ve Üst Yönetici rolündekiler tüm departman şablonlarını görür.
- Kişisel şablonlar yalnızca sahibinin listesinde yer alır.
Bir şablonu kimler değiştirebilir
| İşlem | Kimler yapabilir |
|---|---|
| Görüntüle | Şablonu gören herkes |
| Düzenle, Arşivle, Geri yükle | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve şablonun sahibi |
| Devret, Kilitle / Kilidi aç | Yalnızca Yönetici rolündekiler |
Bu haklar sistem rolünüzden ve şablonun sahibi olmanızdan gelir. Özel bir rol bu hakları eklemez.
Şablon Listesi
Şablon bulma
Listenin üstündeki filtre çubuğu gördüklerinizi daraltır:
| Kontrol | Ne yapar |
|---|---|
| Şablonlarda ara... | Siz yazdıkça şablon adında ve açıklamasında arar |
| Görünürlük listesi | Tüm görünürlükler, Kişisel, Departman veya Organizasyon |
| Sahip listesi | Tüm sahipler ya da gösterilen şablonların sahiplerinden biri |
| Durum listesi | Etkin (varsayılan), Arşivlenmiş veya Tümü |
| Tüm şablonları göster | Yalnızca Yönetici rolündekiler. Filtre çubuğunun altındaki bu onay kutusu başkalarının kişisel şablonlarını da listeler — "Başkalarının kişisel şablonlarını da içerir." |
Filtreler hiçbir şey bırakmazsa "Filtrelerinize uyan şablon yok." yazısını görürsünüz.
Bir kart neleri gösterir
Şablonlar bir ızgara içinde kart olarak görünür. Her kartta şunlar yer alır:
| Kartta | Size ne söyler |
|---|---|
| Ad | Şablonun adı |
| Arşivlenmiş rozeti | Şablon arşivlenmiştir. Kart soluk görünür |
| Kilitli rozeti | Bir yönetici şablonu kilitlemiştir — bkz. Bir Şablonu Kilitleme |
| Görünürlük rozeti | Kişisel, Departman · Finans (departmanın adı), 3 departman (birden fazla departmanla paylaşıldığında — adlarını görmek için üzerine gelin) veya Organizasyon |
| Açıklama | İsteğe bağlı kısa açıklama |
| Alan sayısı ve sahip | Örneğin 6 alan · Elif Kaya tarafından |
Kart işlemleri
| İşlem | Ne yapar | Kim görür |
|---|---|---|
| Görüntüle | Formun salt okunur bir önizlemesini açar | Herkes |
| Düzenle | Form oluşturucuyu yeniden açar. Arşivlenmiş kartta sunulmaz | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve sahip |
| Arşivle | Şablonu arşivler — bkz. Arşivleme ve Geri Yükleme | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve sahip |
| Geri yükle | Arşivlenmiş kartta Düzenle ve Arşivle'nin yerine gösterilir | Yönetici, Üst Yönetici rolündekiler ve sahip |
| Devret | Şablonu başka bir sahibe verir — bkz. Sahipliği Devretme | Yönetici rolündekiler |
| Kilitle / Kilidi aç | Yönetici olmayanların değişiklik yapmasını engeller ya da yeniden serbest bırakır | Yönetici rolündekiler |
Bir Şablon Neler İçerir
Bir şablon, sıralı bir alan listesidir. Bazı alanlar yanıt toplar; bazıları ise yalnızca formu düzenlemek içindir.
Yanıt toplayan alanlar
| Alan türü | Formu dolduran kişi ne görür |
|---|---|
| Metin | Tek satırlık bir metin kutusu |
| Uzun metin | Çok satırlı bir metin kutusu |
| Sayı | Sayısal bir giriş alanı |
| Tarih | Bir tarih seçici |
| Açılır liste | İçinden tek seçenek seçilen bir liste |
| Çoklu seçim | Birden fazlası işaretlenebilen onay kutuları |
| Tek seçim | Yalnızca birinin seçilebildiği seçenek grubu |
| Dosya | Dosya yükleme |
| Görsel | Görsel yükleme |
Yalnızca gösterim amaçlı alanlar
| Alan türü | Ne işe yarar |
|---|---|
| Başlık | Bölüm başlığı (H1, H2 veya H3 seçilir) |
| Bilgi metni | Formu dolduran kişiye gösterilen açıklama notu |
| Ayırıcı | Bölümleri ayıran yatay çizgi |
Yalnızca gösterim amaçlı alanlar hiçbir zaman yanıt gerektirmez, bu yüzden bir görevin tamamlanmasını asla geciktirmezler.
Şablon Oluşturma
- Görevler → Form Şablonları'na gidin ve + Yeni Şablon'a tıklayın.
- Şablon adı * kutusuna bir ad yazın (zorunlu) ve isterseniz İsteğe bağlı açıklama kutusunu doldurun.
- Görünürlük'ü seçin — aşağıdaki Görünürlüğü seçme bölümüne bakın.
- Soldaki Alan Türleri panelinden alan türlerine tıklayarak forma ekleyin.
- Tuvaldeki herhangi bir alanı seçip sağdaki Özellikler bölümünden özelliklerini değiştirin.
- Bir alanı yukarı veya aşağı taşımak için oklarını, kaldırmak için × düğmesini kullanın.
- Formu, görevi yapacak kişinin göreceği şekilde görmek için Önizleme'ye tıklayın.
- Kaydet'e tıklayın. "Şablon oluşturuldu" mesajını görürsünüz.
Görünürlüğü seçme
| Seçenek | Oluşturucunun gösterdiği not | Başka ne yaparsınız |
|---|---|---|
| Kişisel | "Bu formu yalnızca siz görebilir ve kullanabilirsiniz." | Hiçbir şey |
| Departman | "Seçtiğiniz departmanlardaki herkes." | Her departmanı Departman ekle… listesinden seçin. Eklediğiniz her departman, adını taşıyan küçük bir kutucuk olarak görünür; kaldırmak için kutucuktaki × işaretine tıklayın |
| Organizasyon | "Organizasyonunuzdaki herkes." | Hiçbir şey |
- Yeni bir şablon, Yönetici, Üst Yönetici rolündeyseniz ya da bir departman yöneticisiyseniz Organizasyon seçili olarak, diğer durumlarda Kişisel seçili olarak açılır.
- Yönetici ve Üst Yönetici rolündekiler her departmanı seçebilir. Departman yöneticileri yönettikleri departmanları ve kendi departmanlarını seçebilir.
- Bir şablon en fazla 50 departmanla paylaşılabilir. Sınıra ulaştığınızda listede "En fazla 50 departman" yazar.
- Bir departmanı yönetmiyorsanız Departman seçeneği şablonu kendi departmanınızla paylaşır. Seçilecek bir şey yoktur — oluşturucu "Departmanınızdaki herkese görünür." notunu gösterir.
Şablon tamamlanana kadar Kaydet pasif kalır. Neyin eksik olduğunu görmek için üzerine gelin: "Şablon adı zorunlu", "En az bir alan ekleyin" veya "Bu şablon için en az bir departman seçin". Departman seçiliyken henüz departman eklenmediyse oluşturucu ayrıca kırmızı renkte "En az bir departman seçin." uyarısını gösterir.
Birkaç sınır vardır: ad en fazla 100, açıklama en fazla 1.000 karakter olabilir ve bir şablon en fazla 100 alan içerebilir. Kendinize ait iki şablona aynı adı veremezsiniz.
Alan özellikleri
Bir alanı tuvalde seçtiğinizde sağ tarafta yapılandırırsınız:
| Özellik | Hangi alanlarda | Ne yapar |
|---|---|---|
| Etiket | Tüm alanlarda | Formda görünen soru veya etiket |
| Zorunlu | Yalnızca gösterim amaçlı olanlar dışındaki tüm alanlarda | Varsayılan olarak işaretlidir. Zorunlu bir alan, görev tamamlandı olarak işaretlenmeden önce yanıtlanmalıdır |
| Yardım metni | Yalnızca gösterim amaçlı olanlar dışındaki tüm alanlarda | Alanın altında görünen isteğe bağlı ipucu |
| Yer tutucu | Metin, Uzun metin | Kutunun içinde soluk renkte görünen örnek metin |
| Seçenekler (virgülle ayrılmış) | Açılır liste, Çoklu seçim, Tek seçim | Sunulacak seçenekler, ör. Seçenek 1, Seçenek 2, Seçenek 3 |
| En az / En çok | Sayı | Kabul edilen en düşük ve en yüksek değer |
| En az uzunluk / En çok uzunluk | Metin, Uzun metin | Kabul edilen en kısa ve en uzun yanıt |
| Kabul edilen türler (virgülle ayrılmış) | Dosya, Görsel | İzin verilen dosya türleri, ör. pdf,docx,xlsx veya jpg,png,gif |
| Başlık seviyesi | Başlık | H1 (en büyük), H2 veya H3 (en küçük) |
Birbiriyle ilişkili alan gruplarının üstüne bir Başlık, insanların genelde takıldığı yerlere bir Bilgi metni ekleyin. İyi düzenlenmiş bir form ilk seferde doğru doldurulur.
Bir Şablonu Görüntüleme
Salt okunur önizlemeyi açmak için karttaki Görüntüle'ye tıklayın. Önizleme; şablonun adını, açıklamasını ve tüm alanlarını görevde görünecekleri düzende gösterir.
Buradaki giriş alanları kapalıdır — bir not şunu belirtir: "Önizleme — alanlar devre dışı. Atanan kullanıcılar bunları görevde doldurabilecek." Geri dönmek için Escape tuşuna veya kapatma düğmesine basın.
Bir Şablonu Düzenleme
Oluşturucuyu yeniden açmak için karttaki Düzenle'ye tıklayın. Adı, açıklamayı, alanları ve görünürlüğü değiştirebilirsiniz — oluşturucu, şablonu oluştururken kullandığınızla aynıdır. Kaydet'e tıkladığınızda "Şablon güncellendi" mesajını görürsünüz.
- Şablonun şu anki görünürlüğü sizin seçmenize izin verilmeyen bir seçenekse, o seçenek seçili ama soluk kalır. Olduğu gibi bırakabilir ya da şablonu kullanmanıza izin verilen bir seçeneğe taşıyabilirsiniz.
- Arşivlenmiş bir şablon düzenlenemez. Önce geri yükleyin.
Bir şablonu düzenlemek yalnızca bundan sonra oluşturulan görevleri etkiler. Şablonu daha önce kullanmış görevler, kendilerine verilen kopyayı korur.
Arşivleme ve Geri Yükleme
Silme işlemi yoktur. Artık ihtiyaç duymadığınız bir şablon arşivlenir ve sonradan geri getirilebilir.
Bir şablonu arşivleme
- Karttaki Arşivle'ye tıklayın.
- Şablon arşivlensin mi? başlıklı bir onay penceresi açılır, örneğin: "“İşe alım kontrol listesi” arşivlensin mi? Mevcut görevler kendi kopyalarını korur — bu şablon seçeneğini yalnızca yeni görevler kaybeder."
- Arşivle'ye tıklayın. "Şablon arşivlendi" mesajını görürsünüz.
Şablon listeden ve görev oluştururken kullanılan Form Şablonu (isteğe bağlı) açılır listesinden kaybolur. Şablonu daha önce kullanmış her görev, alanların kendi kopyasını olduğu gibi korur.
Bir şablonu geri yükleme
- Filtre çubuğundaki durum listesini Arşivlenmiş (veya Tümü) olarak ayarlayın. Arşivlenmiş kartlar soluk görünür ve Arşivlenmiş rozeti taşır.
- Karttaki Geri yükle'ye tıklayın. Onay istenmez — "Şablon geri yüklendi" mesajını görürsünüz ve şablon yeniden etkin olur.
Bir Şablonu Kilitleme
Yönetici rolündekiler, başka kimse değiştirmesin diye bir şablonu kilitleyebilir — bir form gözden geçirilip üzerinde anlaşıldıktan sonra işe yarar.
- Karttaki Kilitle'ye tıklayın. "Şablon kilitlendi" mesajını görürsünüz ve kartta herkesin görebildiği bir Kilitli rozeti belirir. Rozetin ipucunda "Bir yönetici tarafından kilitlendi" yazar.
- Bir şablon kilitliyken onu yalnızca Yönetici rolündekiler düzenleyebilir, arşivleyebilir veya geri yükleyebilir. Diğer herkes için — şablonun sahibi ve Üst Yönetici rolündekiler dahil — Düzenle, Arşivle ve Geri yükle soluk görünür; ipucunda "Bir yönetici tarafından kilitlendi — açması için bir yöneticiye söyleyin" yazar.
- Kilitli bir şablon yine de görüntülenebilir ve görevlerde kullanılabilir. Kilit kullanımı değil, değişikliği engeller.
- Kilidi kaldırmak için Kilidi aç'a tıklayın. "Şablonun kilidi açıldı" mesajını görürsünüz ve sahibi şablonu yeniden değiştirebilir.
Arşivlenmiş şablonlar da kilitlenebilir.
Sahipliği Devretme
Yönetici rolündekiler bir şablonu başka bir kişiye devredebilir — örneğin sahibi ekip değiştirdiğinde ya da ayrıldığında.
- Karttaki Devret'e tıklayın. Sahipliği devret penceresi, şablonun adı ve "Mevcut sahip: …" bilgisiyle açılır.
- Görünürlükle ilgili notu okuyun (aşağıdaki tabloya bakın).
- Yeni sahip başlığının altında Kullanıcılarda ara... kutusuyla kişiyi bulun ve adına tıklayın.
- Devret'e tıklayın. "Sahiplik devredildi" mesajını görürsünüz.
Devir yalnızca sahibi değiştirir. Görünürlük olduğu gibi kalır; bu yüzden pencere, bunun yeni sahip için ne anlama geldiğini söyler:
| Görünürlük | Penceredeki not |
|---|---|
| Kişisel | "Bu şablonu yalnızca yeni sahibi görebilecek." |
| Departman | "Şablon mevcut departmanına görünür kalır. Yeni sahip o departmanda değilse şablonu yönetebilir ama kendi listesinde göremez." |
| Organizasyon | "Şablon tüm organizasyona görünür kalır. Yeni sahip yönetici değilse daha sonra şablonu tekrar Organizasyon kapsamına alamaz." |
Arşivlenmiş şablonlar da devredilebilir. Yeni sahibin aynı adda bir şablonu zaten varsa devir reddedilir — önce birinin adını değiştirin.
Bir Görevde Şablon Kullanma
Bir görev oluştururken Form Şablonu (isteğe bağlı) açılır listesini açın ve bir şablon seçin. Şablon istemiyorsanız — Şablon yok — seçili kalsın.
Bir şablon seçtiğiniz anda, şablonun ekleyeceği tüm alanları gösteren bir Şablon önizlemesi görünür; böylece görevi üstlenecek kişinin neleri sağlaması gerektiğini baştan bilirsiniz.
Görev oluşturulduğunda şablonun alanları görevin üzerine tamamlanma koşulları olarak kopyalanır ve görevi yapan kişi, görevi tamamlandı olarak işaretlemeden önce bunları doldurur. Bkz. Tamamlanma Koşulları ve Görev Oluşturma.
Görev, alanların kendi kopyasını tutar. Oluşturma ekranı bunu açıkça belirtir: "Şablon alanları bu göreve kopyalanacak. Şablonda sonradan yapılan değişiklikler bu görevi etkilemez." Yani bir görevin kontrol listesi, o görev üzerinde çalışan kişinin altından hiçbir zaman değişmez.
Süreçlerde Şablonlar
Bir süreç şablonundaki görev adımının da Form şablonu (isteğe bağlı) ayarı vardır. O adımın oluşturduğu her görev aynı alanlarla birlikte gelir; böylece tekrarlanan bir süreç her çalıştığında tam olarak aynı bilgileri ister.
Bkz. Süreç Şablonları ve Adım Türleri.
İpuçları
- Tekrarlanabilir işler için şablon kurun — işe alım, inceleme, talep alma.
- Odaklı tutun — tek bir dev form yerine her görev türü için bir şablon.
- Kişisel ile başlayın, sonra genişletin. Önce kişisel bir form kurup deneyin; işe yaradığında düzenleyip görünürlüğünü Departman veya Organizasyon olarak değiştirin.
- Alanları yalnızca görev kapanmadan önce gerçekten doldurulmaları gerekiyorsa Zorunlu işaretleyin — tüm zorunlu alanlar yanıtlanmadan görev tamamlandı olarak işaretlenemez.
- Kaydetmeden önce Önizleme'yi kullanın. Eksik bir seçenek listesini veya kafa karıştırıcı bir etiketi yakalamanın en hızlı yolu budur.
- Yeniden kurmak yerine arşivleyin. Arşivleme, şablonu daha önce kullanmış görevlerin geçmişini olduğu gibi korur; şablonu sonradan geri yükleyebilirsiniz.
- Üzerinde anlaşılanı kilitleyin. Kilitli bir şablon, bir görevden diğerine fark edilmeden değişemez.
İlgili Sayfalar
- Tamamlanma Koşulları — alanların görevde nasıl yanıtlandığı
- Görev Oluşturma — şablonu seçtiğiniz yer
- Görev Detayları — görevi yapan kişinin formu doldurduğu yer
- Süreç Şablonları — şablonları bir sürecin tamamında yeniden kullanma
- Roller ve İzinler — bu sayfada geçen sistem rolleri