Form Şablonları
Form Şablonları (Form Templates), bir göreve tamamlanma koşulları olarak ekleyebileceğiniz, yeniden kullanılabilir alan setleridir. Aynı kontrol listesini her seferinde baştan kurmak yerine, bir kez tanımlar ve tekrar kullanırsınız.
Bir şablonu yalnızca kendinize saklayabilir, bir departmanla paylaşabilir veya tüm organizasyonunuzun kullanımına açabilirsiniz.
Nerede Bulunur
Tasks → Form Templates'a gidin.
Sayfa, görmenize izin verilen tüm şablonları listeler; sağ üstte bir + New Template düğmesi bulunur.
Henüz hiçbir şey oluşturulmadıysa şunu görürsünüz: "No templates yet. Click + New Template to create one."
Kimler Şablon Oluşturabilir
Şablon oluşturmak self-servistir — herkes en azından bir Personal (kişisel) form kurabilir. Bunu kimlerle paylaşabileceğiniz ise rolünüze bağlıdır.
| Görünürlük | Şablonu kimler görüp kullanabilir | Kimler oluşturabilir |
|---|---|---|
| Personal | Yalnızca siz | Herkes |
| Department | Seçtiğiniz departmandaki herkes | Departman yöneticileri, admin'ler ve executive'ler |
| Organization | Organizasyonunuzdaki herkes | Departman yöneticileri, admin'ler ve executive'ler |
Bir departmanı yönetmiyorsanız ve admin ya da executive değilseniz, görünürlük seçicisi gizlenir ve şablonunuz doğrudan Personal olarak kaydedilir — "only you can see and use this form."
Bir şablonu kimler düzenleyebilir veya kaldırabilir
| Rolünüz | Neyi yönetebilirsiniz |
|---|---|
| Admin / Executive | Her şablonu |
| Departman yöneticisi | Yalnızca kendi oluşturduğunuz şablonları |
| Üye (member) | Yalnızca kendi oluşturduğunuz şablonları |
Herkes, kendisine gösterilen her şablonda View'ı açabilir; çünkü liste zaten yalnızca sizin kapsamınızdaki şablonları gösterir.
Şablon Listesi
Şablonlar bir ızgara içinde kart olarak görünür. Her kartta şunlar yer alır:
| Kartta | Size ne söyler |
|---|---|
| Ad | Şablonun adı |
| Görünürlük rozeti | Personal, Department · {departman adı} veya Organization |
| Açıklama | İsteğe bağlı kısa açıklama |
| Alan sayısı | Formun kaç alan içerdiği |
| Oluşturan | Şablonu kimin kurduğu |
Her kartta en fazla üç işlem bulunur:
| İşlem | Ne yapar | Kim görür |
|---|---|---|
| View | Formun salt okunur bir önizlemesini açar | Herkes |
| Edit | Form oluşturucuyu yeniden açar | Admin'ler, executive'ler ve şablonu oluşturan kişi |
| Delete | Şablonu arşivler (aşağıya bakın) | Admin'ler, executive'ler ve şablonu oluşturan kişi |
Bir Şablon Neler İçerir
Bir şablon, sıralı bir alan listesidir. Bazı alanlar yanıt toplar; bazıları ise yalnızca formu düzenlemek içindir.
Yanıt toplayan alanlar
| Alan türü | Formu dolduran kişi ne görür |
|---|---|
| Text | Tek satırlık bir metin kutusu |
| Textarea | Çok satırlı bir metin kutusu |
| Number | Sayısal bir giriş alanı |
| Date | Bir tarih seçici |
| Dropdown | İçinden tek seçenek seçilen bir liste |
| Multi-Checkbox | Birden fazlası işaretlenebilen onay kutuları |
| Radio | Yalnızca birinin seçilebildiği seçenek grubu |
| File | Dosya yükleme |
| Image | Görsel yükleme |
Yalnızca gösterim amaçlı alanlar
| Alan türü | Ne işe yarar |
|---|---|
| Heading | Bölüm başlığı (H1, H2 veya H3 seçilir) |
| Info Text | Formu dolduran kişiye gösterilen açıklama notu |
| Divider | Bölümleri ayıran yatay çizgi |
Yalnızca gösterim amaçlı alanlar hiçbir zaman yanıt gerektirmez, bu yüzden bir görevin tamamlanmasını asla geciktirmezler.
Şablon Oluşturma
- Tasks → Form Templates'a gidin ve + New Template'e tıklayın.
- Bir Template name yazın (zorunlu) ve isterseniz bir Optional description girin.
- Visibility'yi seçin — Personal, Department veya Organization. Department'ı seçerseniz, açılır listeden departmanı da belirleyin.
- Soldaki Field Types panelinden alan türlerine tıklayarak forma ekleyin.
- Tuvaldeki herhangi bir alanı seçip sağdaki Properties bölümünden özelliklerini değiştirin.
- Bir alanı yukarı/aşağı taşımak için oklarını, kaldırmak için × düğmesini kullanın.
- Formu, görevi yapacak kişinin göreceği şekilde görmek için Preview'a tıklayın.
- Save'e tıklayın.
Şablonun bir adı ve en az bir alanı olana kadar Save pasif kalır. Department kapsamlı bir şablon için ayrıca bir departman seçilmelidir; aksi hâlde "Choose a department to save." uyarısını görürsünüz.
Alan özellikleri
Bir alanı tuvalde seçtiğinizde sağ tarafta yapılandırırsınız:
| Özellik | Hangi alanlarda | Ne yapar |
|---|---|---|
| Label | Tüm alanlarda | Formda görünen soru veya etiket |
| Required | Yalnızca gösterim amaçlı olanlar dışındaki tüm alanlarda | Varsayılan olarak işaretlidir. Zorunlu bir alan, görev done yapılmadan önce yanıtlanmalıdır |
| Help text | Yalnızca gösterim amaçlı olanlar dışındaki tüm alanlarda | Alanın altında görünen isteğe bağlı ipucu |
| Placeholder | Text, Textarea | Kutunun içinde soluk renkte görünen örnek metin |
| Options (comma-separated) | Dropdown, Multi-Checkbox, Radio | Sunulacak seçenekler, ör. Option 1, Option 2, Option 3 |
| Min / Max | Number | Kabul edilen en düşük ve en yüksek değer |
| Min length / Max length | Text, Textarea | Kabul edilen en kısa ve en uzun yanıt |
| Accepted types (comma-separated) | File, Image | İzin verilen dosya türleri, ör. pdf,docx,xlsx veya jpg,png,gif |
| Heading level | Heading | H1 (en büyük), H2 veya H3 (en küçük) |
Birbiriyle ilişkili alan gruplarının üstüne bir Heading, insanların genelde takıldığı yerlere bir Info Text ekleyin. İyi düzenlenmiş bir form ilk seferde doğru doldurulur.
Bir Şablonu Görüntüleme
Salt okunur önizlemeyi açmak için karttaki View'a tıklayın. Önizleme; şablonun adını, açıklamasını ve tüm alanlarını görevde görünecekleri düzende gösterir.
Buradaki giriş alanları kapalıdır — bir not şunu belirtir: "Preview — inputs are disabled. Assigned users will be able to fill them on the task." Geri dönmek için Escape'e veya kapatma düğmesine basın.
Bir Şablonu Düzenleme
Oluşturucuyu yeniden açmak için karttaki Edit'e tıklayın. Adı, açıklamayı ve alanları değiştirebilirsiniz.
Görünürlük oluşturulduktan sonra değiştirilemez. Düzenleme modunda kapsam, "can't be changed after creation." notuyla birlikte salt okunur bir rozet olarak gösterilir. Farklı bir kitleye ihtiyacınız varsa yeni bir şablon oluşturun.
Bir şablonu düzenlemek yalnızca bundan sonra oluşturulan görevleri etkiler. Şablonu daha önce kullanmış görevler, kendilerine verilen kopyayı korur.
Bir Şablonu Arşivleme
Karttaki Delete'e tıklayın. Onaylamanız istenir:
Archive template "{name}"? Existing tasks keep their snapshot — only future tasks lose this template option.
Onayladığınızda şablon arşivlenir. Listeden ve yeni görev oluştururken görünen Form Template açılır listesinden kaybolur; ancak şablonu daha önce kullanmış her görev, alanların kendi kopyasını olduğu gibi korur.
Bir Görevde Şablon Kullanma
Bir görev oluştururken Form Template (optional) açılır listesini açın ve bir şablon seçin. Şablon istemiyorsanız — No template — seçili kalsın.
Bir şablon seçtiğiniz anda, şablonun ekleyeceği tüm alanları gösteren bir Template preview görünür; böylece görevi üstlenecek kişinin neleri sağlaması gerektiğini baştan bilirsiniz.
Görev oluşturulduğunda şablonun alanları görevin üzerine tamamlanma koşulları olarak kopyalanır ve görevi yapan kişi, done yapmadan önce bunları doldurur. Bkz. Tamamlanma Koşulları ve Görev Oluşturma.
Görev, alanların kendi kopyasını — bir anlık görüntüsünü — tutar. Oluşturma ekranı bunu açıkça belirtir: "Template fields will be snapshotted into this task. Later template edits will not affect it." Yani bir görevin kontrol listesi, o görev üzerinde çalışan kişinin altından hiçbir zaman değişmez.
Süreçlerde Şablonlar
Bir blueprint adımının da Form Template (optional) ayarı vardır. O adımın oluşturduğu her görev aynı alanlarla birlikte gelir; böylece tekrarlanan bir süreç her çalıştığında tam olarak aynı bilgileri ister.
Bkz. Blueprint'ler ve Adım Türleri.
İpuçları
- Tekrarlanabilir işler için şablon kurun — işe alım, inceleme, talep alma.
- Odaklı tutun — tek bir dev form yerine her görev türü için bir şablon.
- Personal ile başlayın, sonra yükseltin. Önce kişisel bir form kurup deneyin; işe yaradığında Department veya Organization sürümünü oluşturun.
- Alanları yalnızca görev kapanmadan önce gerçekten doldurulmaları gerekiyorsa Required işaretleyin — tüm zorunlu alanlar yanıtlanmadan görev done yapılamaz.
- Kaydetmeden önce Preview kullanın. Eksik bir seçenek listesini veya kafa karıştırıcı bir etiketi yakalamanın en hızlı yolu budur.
- Yeniden kurmak yerine arşivleyin. Arşivleme, şablonu daha önce kullanmış görevlerin geçmişini olduğu gibi korur.
İlgili Sayfalar
- Tamamlanma Koşulları — alanların görevde nasıl yanıtlandığı
- Görev Oluşturma — şablonu seçtiğiniz yer
- Görev Detayları — görevi yapan kişinin formu doldurduğu yer
- Blueprint'ler — şablonları bir sürecin tamamında yeniden kullanma