Görev Ayarları
Ayarlar sekmesi, departman yöneticilerinin ve yöneticilerin görevler için temel kuralları belirlediği yerdir: çalışma gününün ne zaman başlayıp bittiği, her departmanın panosunda hangi kolonların göründüğü, hangi etiketlerin var olduğu, organizasyonunuzun hangi bildirimleri gönderdiği ve hangi SLA politikalarının kayıtlı olduğu.
Burada değiştirdiğiniz her şey başkalarını etkiler — bir departmanın tamamını ya da organizasyonun tamamını. Buradaki hiçbir ayar kişisel bir tercih değildir.
Nerede Bulunur
Görevler → Ayarlar'a gidin.
Bu sekme varsayılan olarak Yönetici ve Üst Yönetici rolündekilere ve departman yöneticilerine görünür. Kurumunuz bu sekmeyi özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Sekmeyi görmüyorsanız erişiminiz yok demektir.
Sayfa üç bloktan oluşur — Departman Ayarları, Organizasyon Ayarları ve SLA Politikaları — ve bu bloklardaki her panel yalnızca onu kullanmasına izin verilen kişilere gösterilir:
| Panel | Blok | Kimler görür |
|---|---|---|
| Mesai Saatleri | Departman Ayarları | Ayarlar sekmesine sahip herkes |
| Kolon Özelleştirme | Departman Ayarları | Varsayılan olarak departman yöneticileri ile Üst Yönetici ve Yönetici rolündekiler. Özel bir rol de bu paneli verebilir |
| Etiket Yönetimi | Organizasyon Ayarları | Yalnızca Yönetici rolündekiler |
| Bildirim Ayarları | Organizasyon Ayarları | Varsayılan olarak Yönetici rolündekiler. Özel bir rol de bu paneli verebilir |
| SLA Politikaları | SLA Politikaları | Varsayılan olarak departman yöneticileri ile Üst Yönetici ve Yönetici rolündekiler. Özel bir rol de bu paneli verebilir; politika oluşturma, düzenleme ve silme izinleri ayrı ayrı verilir |
Mesai Saatleri ve Kolon Özelleştirme panellerinde Yönetici ve Üst Yönetici rolündekiler her departmanı seçebilir. Diğer herkes yönettiği departmanları ve kendi departmanını seçebilir.
Departman Ayarları
Mesai Saatleri
Mesai Saatleri, ekibinizin çalışma penceresini tanımlar. Bir görevin süre hedefine yalnızca bu pencere içindeki zaman sayılır — akşamlar, hafta sonları ve çalışılmayan günler ekibinizin aleyhine işlemez.
| Alan | Ne ayarlarsınız |
|---|---|
| Departman | Yapılandırdığınız departman. Önce bunu seçin — aşağıdaki her şey yalnızca o departman için geçerlidir |
| Başlangıç | Çalışma gününün başladığı saat (yarım saatlik adımlarla saat seçici) |
| Bitiş | Çalışma gününün bittiği saat (yarım saatlik adımlarla saat seçici) |
| Çalışma Günleri | Pzt / Sal / Çar / Per / Cum / Cmt / Paz düğmeleri. Bir güne tıklayarak açıp kapatın; vurgulanan günler çalışma günleridir |
Hiç yapılandırılmamış bir departman, pazartesiden cumaya 09:00–18:00 ayarıyla başlar.
İşiniz bittiğinde Kaydet'e tıklayın. "Mesai saatleri güncellendi" mesajını görürsünüz.
Kaydederken iki kural denetlenir:
- Başlangıç, Bitiş'ten önce olmalıdır — aksi hâlde "Başlangıç saati bitiş saatinden önce olmalı" mesajını görürsünüz.
- En az bir çalışma günü seçili olmalıdır — aksi hâlde "En az bir çalışma günü seçin" mesajını görürsünüz.
Yönettiğiniz bir departmanın saatlerini kaydedebilirsiniz. Yönetmediğiniz bir departmanın saatlerini değiştirmek için buna izin veren bir rol gerekir — varsayılan olarak Üst Yönetici ve Yönetici rolleri.
Süre takibine veya son tarih uyarılarına güvenmeden önce Mesai Saatleri'ni ayarlayın. Cuma günü 17:00'de başlayan bir görev pazartesi sabahı gecikmiş görünmemelidir — bunu önleyen şey doğru ayarlanmış mesai saatleridir.
Çalışma penceresinin bir görevin ilerleme çubuğunu ve zamanında/geç sonucunu nasıl beslediğini görmek için bkz. Süre Takibi.
Kolon Özelleştirme
Bir departmanın üzerinde çalıştığı Kanban panosunu burada şekillendirirsiniz. Açılır listeden bir departman seçin (siz seçene kadar listede Departman seçin... yazar); o departmanın mevcut kolonları listelenir.
Listedeki her kolon rengini, adını ve eşlendiği durumu gösterir. Bir kolonun üzerine gelin (mobilde doğrudan görünür); düzenle ve sil simgeleri belirir.
Kolon ekleme
+ Kolon Ekle'ye tıklayın, ardından:
| Adım | Ne yaparsınız |
|---|---|
| Ad | Ekibinizin panoda göreceği adı Kolon adı... kutusuna yazın |
| Durum | Kolonun hangi durumu temsil ettiğini seçin — yalnızca henüz kolonu olmayan durumlar sunulur |
| Renk | Renk seçeneklerinden birini seçin |
Eklemek için Oluştur'a, vazgeçmek için İptal'e tıklayın. "Kolon oluşturuldu" mesajını görürsünüz.
Bir kolonun eşlenebileceği durumlar
| Durum | Tipik anlamı |
|---|---|
| Bekleyen İşler | Kaydedilmiş, henüz planlanmamış |
| Yapılacak | Ele alınmaya hazır |
| Devam Ediyor | Üzerinde çalışılıyor |
| İncelemede | Kontrol veya geri bildirim bekliyor |
| Tamamlandı | Tamamlanmış |
Her durumun yalnızca bir kolonu olabilir. Tüm durumların kolonu olduğunda durum listesinde Tüm durumlar atanmış yazar ve altında "5 varsayılan durumun hepsinin kolonu var" notu görünür — farklı bir kolona ihtiyacınız varsa önce mevcut bir kolonu silin.
Kolonu yeniden adlandırma veya rengini değiştirme
Kolondaki düzenle simgesine tıklayın. Adını ve rengini değiştirip Kaydet'e (ya da İptal'e) tıklayın. "Kolon güncellendi" mesajını görürsünüz. Bir kolonun eşlendiği durum, kolon oluşturulurken sabitlenir.
Kolon silme
sil simgesine tıklayın. Kolonu sil başlıklı bir onay penceresi açılır, örneğin: "Silinecek kolon: Müşteri bekleniyor. Bu kolondaki görevler önce taşınmalı." Onaylamak için Sil'e tıklayın — "Kolon silindi" mesajını görürsünüz. İçinde görev bulunan bir kolon silinemez; önce görevlerini başka bir kolona taşıyın.
Kolonlar ortaktır. Bir kolonu yeniden adlandırmak, rengini değiştirmek, eklemek veya kaldırmak panoyu yalnızca sizin için değil, o departmandaki herkes için değiştirir.
Bu kolonların günlük kullanımda nasıl davrandığını görmek için bkz. Kanban Panosu.
Organizasyon Ayarları
Bu bloktaki değişiklikler organizasyonunuzdaki her departmana ve her kullanıcıya ulaşır. Blok, içindeki iki panelden en az birini kullanabiliyorsanız görünür.
Etiket Yönetimi
Bu panel yalnızca Yönetici rolündekilere gösterilir.
Birisi görev oluştururken etiketler serbest metindir; bu yüzden zamanla dağılır — urgent, Urgent ve urgnt üç ayrı etiket hâline gelir. Etiket Yönetimi, bunu toparladığınız yerdir.
Panel, kullanımdaki tüm etiketleri listeler; üstte bir sayaç (örneğin 24 etiket) ve hızlıca arama yapmak için bir Etiket ara... kutusu bulunur.
| İşlem | Ne olur |
|---|---|
| Yeniden adlandır | Düzenle simgesine tıklayın, yeni adı yazın ve Kaydet'e tıklayın (ya da Enter'a basın). Etiket, onu kullanan her görevde yeniden adlandırılır ve onay mesajı kaç görevin güncellendiğini söyler |
| Sil | Sil simgesine tıklayın ve Etiketi sil sorusunu onaylayın — örneğin ""urgnt" etiketi tüm görevlerden silinsin mi?". Etiket, sahip olan her görevden kaldırılır |
Henüz etiket yoksa panelde Henüz etiket yok yazar; aramanız hiçbir şeyle eşleşmezse Eşleşen etiket yok yazar.
Yeniden adlandırma ve silme işlemlerinin ikisi de tüm görevler üzerinde aynı anda etkilidir ve geri alınamaz. Kopyaları birleştirmenin pratik yolu, bir etiketi mevcut bir adla yeniden adlandırmaktır.
Birkaç ayda bir etiket temizliği yapın. Kısa ve tutarlı bir etiket listesi, filtrelemeyi ve aramayı herkes için çok daha kullanışlı hâle getirir.
Bildirim Ayarları
Bu panel varsayılan olarak Yönetici rolündekilere açıktır. Kurumunuz bu paneli özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler.
Bu anahtarlar, organizasyonunuzun hangi görev bildirimlerini göndereceğini denetler. Bildirimin konusuna göre gruplanmışlardır.
| Grup | Kapsamı |
|---|---|
| Görev Etkinliği | Atama, tamamlama, iptal ve onay bildirimleri |
| Yorumlar ve Etkileşim | Görev yorumu bildirimleri |
| SLA ve Hatırlatmalar | Yaklaşan bitiş tarihleri, SLA uyarıları/aşımları, eskalasyonlar |
| Süreçler ve Talepler | Süreç tamamlanma ve hizmet talebi bildirimleri |
Bir grubun anahtarını açın veya kapatın, ardından alttaki düğmeleri kullanın:
| Düğme | Ne yapar |
|---|---|
| Sıfırla | Kaydedilmemiş değişikliklerinizi atar ve anahtarları eski hâline döndürür |
| Kaydet | Değişikliği tüm organizasyon için uygular. "Bildirim ayarları kaydedildi" mesajını görürsünüz |
Siz gerçekten bir şey değiştirene kadar iki düğme de pasif kalır; bu yüzden riske girmeden inceleyebilirsiniz.
Bu ayarlar organizasyonunuzdaki tüm kullanıcılar için geçerlidir. Bir grubu kapatmak, o gruptaki her uygulama içi ve e-posta bildirimini durdurur.
Ekibiniz bildirim gürültüsünden şikâyet ediyorsa, aynı anda tek bir grubu kapatın ve bir hafta bekleyin. Her şeyi birden kapatmak genellikle birinin beklediği bir onayı kaçırmasıyla sonuçlanır.
Bildirimlerin alıcı tarafında nasıl göründüğünü görmek için bkz. Bildirimler.
SLA Politikaları
Sayfadaki son blok, organizasyonunuzun SLA politikalarının listesidir — bir departman ve bir öncelik için üzerinde anlaştığınız yanıt ve çözüm süreleri.
Listedeki her politika adını, departmanını, önceliğini (seçildiyse), dakika cinsinden yanıt ve çözüm sürelerini ve politika mesai saatleriyle sınırlıysa Mesai saatleri ifadesini gösterir. Kapatılmış bir politika Pasif rozeti taşır. Hiç politika yoksa panelde Henüz SLA politikası yok yazar.
| Kontrol | Ne yapar | Ne zaman gösterilir |
|---|---|---|
| Yeni Politika | Yeni bir politika için formu açar | Politika oluşturmanıza izin veriliyorsa |
| Kalem simgesi | Aynı formu mevcut bir politika için açar | Politika düzenlemenize izin veriliyorsa |
| Çöp kutusu simgesi | İptal'in yanında kırmızı bir Sil düğmesi gösterir. Onaylamak için Sil'e tıklayın | Politika silmenize izin veriliyorsa |
Formun alanları ve hangi politikaları kimin yönetebileceği Süre Takibi, SLA Politikaları ve Mesai Saatleri sayfasında anlatılır.
Bir SLA politikası, üzerinde anlaştığınız sürelerin kaydıdır. Bir görevin süre hedefini belirlemez veya değiştirmez — görevin hedefi kendi Tahmini Süre (saat) değerinden ya da Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi değerlerinden gelir. Bkz. Süre Takibi.
Önerilen Sıra
Bir departmanı ilk kez kuruyorsanız:
- Mesai Saatleri — süre takibi ve son tarih uyarıları ilk günden adil olsun diye.
- Kolon Özelleştirme — insanlar panoyu görevlerle doldurmadan önce, panoyu ekibin gerçekte nasıl çalıştığına göre şekillendirin.
- Etiket Yönetimi — görevler etiket biriktirmeye başladıktan sonra periyodik olarak kontrol edin.
- Bildirim Ayarları — yalnızca ekibinizin gerçekte ne aldığını gördükten sonra ince ayar yapın.
İlgili Sayfalar
- Görev Yönetimi — Görevler bölümünün kapsamı
- Kanban Panosu — kolonlarınızın şekillendirdiği pano
- Süre Takibi — mesai saatlerinin hedefleri nasıl belirlediği
- Süre Takibi, SLA Politikaları ve Mesai Saatleri — SLA politikası formu dahil yönetici görünümü
- Görev Oluşturma — etiketlerin ilk eklendiği yer
- Departmanlar — burada listelenen departmanların yönetimi
- Roller ve İzinler — bu ayarları başka kişilere verme