Departmanlar
Departmanlar, şirketinizin yapısının Arketic içindeki karşılığıdır. Her departmanın bir adı, isteğe bağlı bir departman yöneticisi (arayüzde Müdür olarak geçer), mesai saatleri ve o departmandaki kişilerin kullanabileceği asistanlar vardır. Takımlar ise daha küçük çalışma grupları için kullanılan, daha hafif bir departman türüdür.
Departmanlar sayfasında departman ve takım oluşturabilir, bunları iç içe yerleştirebilir, departman yöneticisi atayabilir, mesai saatlerini ayarlayabilir ve her departmanın hangi asistanları kullanabileceğine karar verebilirsiniz.
Bu sayfayı kimler kullanabilir
| Rol | Neler yapabilir |
|---|---|
| Yönetici | Tam erişim — departman ve takımları görüntüleme, oluşturma, düzenleme, silme |
| Üst Yönetici | Departmanlar sayfasına erişimi yoktur. Üst Yöneticiler bunun yerine Organizasyon Şeması sayfasını görüntüleyebilir |
| Üye | Erişim yok |
| Kısıtlı | Erişim yok |
Tablo, her sistem rolünün varsayılan erişimini gösterir. Kurumunuz bu sayfayı — ya da yalnızca departman oluşturma veya departman yöneticisi atama gibi bazı işlemlerini — özel bir rolle başka kişilere de verebilir. Bkz. Roller ve İzinler.
:::info Varsayılan olarak Yöneticiler Sol menüdeki Organizasyon grubu — Organizasyon Şeması, Departmanlar, Kullanıcılar — varsayılan olarak Yöneticilere görünür. Diğer kişiler bu grubu yalnızca özel bir rol onlara sayfalarından birini verdiğinde görür. Bu grubu görmüyorsanız, değişikliği sizin için yapması adına şirketinizdeki bir yöneticiyle iletişime geçin. :::
Bir işlemi yapamadığınızda
Oluşturma, düzenleme ve silme ayrı ayrı yetkilendirilir; birkaç alan da öyle. Rolünüz bir işlemi içermiyorsa o işlemin denetimi gizlenir veya kilitlenir:
| Gördüğünüz | Anlamı |
|---|---|
| Departman Ekle düğmesi yok | Departman veya takım oluşturamazsınız |
| Ayrıntı görünümünde Departmanı Düzenle / Takımı Düzenle veya Sil düğmesi yok | Düzenleyemez veya silemezsiniz |
| Düzenlerken Tür soluk görünüyor — "Türü değiştirme yetkiniz yok" | Bir departmanı takıma ya da takımı departmana çeviremezsiniz |
| Düzenlerken Müdür soluk görünüyor — "Müdür atama yetkiniz yok" | Departmanı kimin yönettiğini değiştiremezsiniz |
| İzin Verilen Asistanlar soluk görünüyor — "İzin verilen asistanları belirleme yetkiniz yok" | Departmanın hangi asistanları kullanabileceğini değiştiremezsiniz |
| Asistanları Yönet düğmesi yok | Kurum geneli asistanları değiştiremezsiniz |
Mesajlar, kilitli alanın üzerine geldiğinizde görünür.
Sayfayı açma
Sol menüden Organizasyon → Departmanlar yolunu izleyin. Sayfanın başlığı Departmanlar, alt başlığı "Şirket departmanlarını ve takımlarını yönetin" şeklindedir.
Departmanlar sayfasına genel bakış
Araç çubuğu
| Denetim | Ne yapar |
|---|---|
| Departman ara... | Siz yazdıkça bulunduğunuz sekmedeki kartları filtreler. Hem adda hem de açıklamada arama yapar |
| Yenile (dairesel ok düğmesi) | Listeyi yeniden yükler (yüklenirken simge döner) |
| Departman Ekle | Departman Oluştur formunu açar — takımlar da aynı formla oluşturulur |
Departmanlar ve Takımlar sekmeleri
Araç çubuğunun altındaki iki sekme, hangi kartları göreceğinizi belirler:
| Sekme | Ne listeler |
|---|---|
| Departmanlar | Her üst seviye departman için bir kart. Alt departmanlara, üst birimleri açılarak ulaşılır |
| Takımlar | Yapının neresinde olursa olsun organizasyonunuzdaki bütün takımlar |
Sekme değiştirdiğinizde ilk sayfaya dönersiniz; arama kutusuna yazdığınız metin korunur.
Kartlar
Ana alanda, bulunduğunuz sekmenin kartları iki sütunlu bir düzende gösterilir. Her kart şunları içerir:
- Bir simge — departman için bina, takım için insan grubu
- Ad
- Takım kartlarında bir Takım rozeti; böylece takımlar nerede görünürse görünsün ayırt edilir
- Departmanlar sekmesinde, kartları ekranda yeniden sıralamak için bir sürükleme tutamacı
Herhangi bir karta tıklayarak ayrıntı görünümünü açabilirsiniz.
Kartlar sayfa başına sekiz adet gösterilir. Izgaranın altında 12 üst seviye departmandan 1–8 arası gösteriliyor — Takımlar sekmesinde ise 12 takımdan 1–8 arası gösteriliyor — gibi bir satır ve numaralı sayfa düğmeleri yer alır.
:::note Sıralama yalnızca bu oturum için geçerlidir Departmanlar sekmesinde bir kartı tutamacından sürükleyerek o an gördüğünüz sırayı değiştirebilirsiniz. Yeni sıra kaydedilmez — sayfa yeniden yüklendiğinde sıfırlanır. Ayrıca bir arama terimi etkinken sürükleme devre dışıdır; tutamaç soluklaşır ve Sıralamak için aramayı temizleyin ipucu görünür. Yeniden sürükleyebilmek için arama kutusunu temizleyin. Takım kartlarında tutamaç yoktur; takımlar yeniden sıralanamaz. :::
Dikkat gerektirenler şeridi
Herhangi bir departmanın — yalnızca üst seviyede değil, her seviyede — departman yöneticisi yoksa, Departmanlar sekmesinde kartların altında bir şerit belirir: "{N} departmana müdür atanmamış" ve bir İncele düğmesi. Takımlar sayılmaz.
İncele, Müdürü olmayan departmanlar penceresini açar; bu pencere etkilenen her departmanı bir Ata düğmesiyle listeler. Ata'yı seçtiğinizde o departmanın ayrıntı görünümü açılır — oradan Departmanı Düzenle'yi kullanarak Müdür alanını ayarlayın.
Kişiler paneli
Departmanlar sekmesinde Kişiler paneli kartların altında yer alır ve varsayılan olarak açıktır. Başlığında Kişiler · {M} departman içinde {N} üye yazar; ok simgesi paneli daraltır veya genişletir.
Her satır bir üst seviye departmandır ve şunları gösterir:
- Üye listesini genişletmek için bir ok simgesi
- Departman adı — tıklayarak ayrıntı görünümünü açabilirsiniz
- Küçük bir üye avatarı yığını (daha fazla üye olduğunda +N işaretiyle)
- O departmanın üye sayısı
Bir satırı genişlettiğinizde o departmandaki kişiler listelenir; kimse yoksa Üye yok yazar. Departman yöneticisi listenin en üstüne sabitlenir ve Müdür rozeti taşır.
Sağ sütun
Sağ sütun iki sekmede de yerinde kalır.
| Kart | Ne işe yarar |
|---|---|
| Kurum Geneli Asistanlar | Departmandan bağımsız olarak herkesin kullanabildiği asistanlar. Bkz. Asistanlar ve departmanlar |
| Hızlı Özet | Bir bakışta dört toplam: Departman, Üye, Takım, Alt departman |
Departman oluşturma
- Departman Ekle'ye tıklayın.
- Departman Oluştur formunu doldurun (alanlar aşağıda).
- Oluştur'a tıklayın.
Mevcut bir departmanı değiştirmek için kartını açın ve Departmanı Düzenle'yi (takım için Takımı Düzenle'yi) seçin. Form aynıdır; başlığı Departmanı Düzenle, düğmesi ise Güncelle olur.
Form alanları
| Alan | Zorunlu | Ayrıntılar |
|---|---|---|
| Ad | Evet | Departman adı — örneğin Mühendislik |
| Açıklama | Hayır | Departmanın ne yaptığına dair kısa bir özet. Araç çubuğundaki aramada da taranır |
| Tür | Evet | Departman veya Takım. Bkz. Takımlar |
| Üst Departman | Hayır | Aranabilir bir açılır liste. Varsayılan değer Yok (Üst Seviye) |
| Müdür | Hayır | Aranabilir bir açılır liste ("Ada göre ara..."). Varsayılan değer Müdür Yok. Her kişinin adını ve e-postasını gösterir |
| İzin Verilen Asistanlar | Hayır | Bu departmanın kullanabileceği asistanların işaret listesi. Bkz. Asistanlar ve departmanlar |
| Mesai Saatleri | Hayır | Başlangıç ve Bitiş saatleri ile Mesai Günleri. Bkz. Mesai saatleri ve SLA |
:::tip Departman yöneticisini üst departmandan sonra seçin Bir Üst Departman belirlediğinizde Müdür listesi yalnızca o üst departmanın dalında yer alan aktif kişileri sunar — bu yüzden önce üst departmanı, sonra departman yöneticisini seçin. Üst seviye bir departmanda (üst departman yokken) liste tüm aktif kişileri gösterir. :::
Hiyerarşi ve iç içe yerleştirme kuralları
Departmanlar, gerçek yapınızı kurmak için iç içe yerleştirilebilir — örneğin Mühendislik → Önyüz → Tasarım Sistemi. Bir birimi başka bir birimin altına yerleştirmek için Üst Departman alanını ayarlayın ya da Yok (Üst Seviye) olarak bırakın.
Yapının sağlam kalması için birkaç kural vardır:
| Kural | Göreceğiniz şey |
|---|---|
| Bir Departman, bir Takım'ın altında yer alamaz | Takımlar Üst Departman listesinden çıkarılır |
| Alt departmanları olan bir departman Takım'a dönüştürülemez | Takım seçeneği devre dışıdır ve şu ipucu görünür: Alt departmanlar varken Takıma dönüştürülemez |
| Bir departman kendi üst departmanı olamaz veya kendi alt departmanlarından birinin altına giremez | Departmanın kendisi ve alt departmanları Üst Departman listesinde yer almaz |
:::info Bir alt departmanı nerede bulursunuz Departmanlar sekmesi ve Kişiler paneli yalnızca üst seviye departmanları gösterir. Bir alt departmana ulaşmak için üst biriminin kartını açın ve oradan aşağı inin. Takımları bulmak daha kolaydır: Takımlar sekmesi hepsini listeler. :::
Takımlar
Bir Takım, Tür alanı Takım olarak seçilerek oluşturulmuş bir departmandır. Takımları, bir departman içindeki daha küçük çalışma grupları için kullanın.
- Oluşturmak için Departman Ekle'ye tıklayın ve Tür altında Takım'ı seçin
- Her takım Takımlar sekmesinde ve ayrıca üst biriminin ayrıntı görünümünde görünür
- Takımlar bir Takım rozeti taşır
- Takımlar, Hızlı Özet içindeki Takım kutucuğuna sayılır
- Bir takım, bir departmanın veya başka bir takımın altında yer alabilir; ancak Departman türünde alt birim içeremez
- Kişiler, davet edilirken veya düzenlenirken takımlara atanabilir — bkz. Kullanıcılar
Mesai saatleri ve SLA
Her departmanın mesai saatleri vardır: bir Başlangıç saati, bir Bitiş saati (ikisi de 30 dakikalık adımlarla) ve Pzt'den Paz'a kadar açıp kapattığınız Mesai Günleri.
Varsayılan değerler 09:00–18:00, Pazartesi–Cuma şeklindedir.
Bu saatler görevlerdeki SLA süresini belirler: bu saatlerin dışında kalan süre SLA'ya sayılmaz. Form bunu açıkça belirtir — SLA hesabında kullanılır. Bu saatlerin dışındaki süre SLA'ya sayılmaz.
:::caution Başlangıç, bitişten önce olmalıdır Başlangıç saatinin bitiş saatiyle aynı veya ondan sonra olduğu mesai saatleri kaydedilmez. Saatleri düzeltip yeniden deneyin. :::
SLA sayaçlarının gerçeği yansıtması için saatleri departmanın gerçekten çalıştığı zamana göre ayarlayın. Hedef sürelerin nasıl işlediği hakkında daha fazla bilgi için bkz. Süre Takibi.
Asistanlar ve departmanlar
Bir asistan iki şekilde kullanıma açılabilir.
| Kapsam | Nereden ayarlanır | Kimler kullanabilir |
|---|---|---|
| Kurum geneli | Bu sayfadaki Kurum Geneli Asistanlar kartı | Her departmandaki herkes |
| Departman seviyesi | Departman formundaki İzin Verilen Asistanlar alanı | Yalnızca o departmandaki kişiler |
Tek bir kişi için üçüncü bir yol da Kullanıcılar sayfasındadır.
Kurum geneli asistanları yönetme
Kurum Geneli Asistanlar kartı bu asistanları etiketler (emoji + ad) olarak listeler; açıklaması "Bu asistanlar tüm departmanlarda kullanılabilir." şeklindedir. Hiç ayarlanmamışsa Kurum geneli asistan tanımlanmamış yazısı görünür.
- Asistanları Yönet'e tıklayın.
- Kurum Geneli Asistanları Yönet penceresinde bir asistana tıklayarak onu açın veya kapatın. Açık olan asistanlarda bir onay işareti ve Kurum geneli rozeti görünür.
- Kapatmak için Tamam'a tıklayın.
Her değişiklik kısa bir mesajla onaylanır — Asistan kurum geneli erişime eklendi veya Asistan kurum geneli erişimden çıkarıldı.
Departman formundaki İzin Verilen Asistanlar listesi yalnızca departman seviyesindeki asistanları gösterir; kurum geneli paylaşılmış olanlar listeye alınmaz, çünkü onlara zaten herkes ulaşabilir. Liste boşsa Departman seviyesinde asistan yok yazısını görürsünüz.
Asistanların ne olduğunu ve nasıl kullanıldığını öğrenmek için bkz. Asistanlara göz atma.
Departman ayrıntıları
Bir karta — ya da Kişiler panelindeki bir ada veya inceleme penceresindeki Ata düğmesine — tıklamak ayrıntı görünümünü açar. Departmanlar ve takımlar aynı görünümü kullanır.
Başlık: bir simge, ad, Departman / Takım rozeti, Üst birim: {name} veya Üst seviye departman (takımda Üst seviye takım) ifadesi ve açıklama (ya da Açıklama yok).
Sol taraf — üç sayı kartı:
| Kart | Gösterdiği |
|---|---|
| Üye | Departmanda kaç kişi olduğu |
| Alt departman | Kaç alt departman içerdiği |
| Takım | Kaç takım içerdiği |
Bunların altında, departman yöneticisinin avatarını ve adını gösteren Müdür kartı ya da Müdür atanmamış ifadesi yer alır.
Sağ taraf — üç liste:
| Liste | Ayrıntılar |
|---|---|
| Alt departman | O alt departmana inmek için bir satıra tıklayın. Boşsa: Alt departman yok |
| Takım | O takıma inmek için bir satıra tıklayın. Boşsa: Takım yok |
| Departman asistanları (takımda Takım asistanları) | Bu birimin kullanabileceği asistanlar, etiketler hâlinde — ya da Atanmış asistan yok |
Her alt departman veya takım satırında adı, rozeti ve üye sayısı görünür. Bir alt birime indiğinizde, ağaçta yukarı dönebilmeniz için bir Geri düğmesi belirir.
Alt kısım: Departmanı Düzenle — takımda Takımı Düzenle — ve Sil.
:::tip Üye listesini mi arıyorsunuz? Ayrıntı görünümü üyelerin adlarını değil, sayısını gösterir. Bir departmanda kimlerin olduğunu görmek için ana Departmanlar sayfasındaki Kişiler panelinde o departmanın satırını genişletin. :::
Departman silme
- Departman veya takım kartını açın.
- Alt kısımdaki Sil'e tıklayın.
- Açılan pencerede Sil'e tıklayarak onaylayın.
| Sildiğiniz | Pencere başlığı | Mesaj |
|---|---|---|
| Bir departman | Departman silinsin mi? | Bu işlem geri alınamaz. Tüm alt departmanlar da kaldırılacak. |
| Bir takım | Takım silinsin mi? | Bu işlem geri alınamaz. Tüm alt takımlar da kaldırılacak. |
Ardından Departman silindi veya Takım silindi mesajını görürsünüz.
:::caution Altındaki her şey onunla birlikte gider Silmeden önce, korumak istediğiniz alt departman ve takımları başka bir üst birime taşıyın; bu birimlerdeki kişileri de yeniden atayın ki departman kapsamlı özelliklere erişimlerini kaybetmesinler. :::
Liste boş olduğunda göreceğiniz şeyler
| Durum | Ekranda |
|---|---|
| Henüz hiç departman oluşturulmamış | Henüz departman yok / Başlamak için ilk departmanınızı oluşturun. ve bir Departman Ekle düğmesi |
| Henüz hiç takım oluşturulmamış (Takımlar sekmesi) | Henüz takım yok / Oluşturmak için departman ekleyin ve türünü Takım seçin. ve bir Departman Ekle düğmesi |
| Aramanız hiçbir sonuç vermedi | Departman bulunamadı — Takımlar sekmesinde Takım bulunamadı — / Farklı bir arama terimi deneyin. |
| Liste yüklenemedi | Departmanlar yüklenemedi ve bir Tekrar Dene düğmesi |
İpuçları
- Gerçek yapınızı yansıtın. Burada kurduğunuz hiyerarşi Organizasyon Şeması sayfasında görünür ve kimin hangi asistanlara ulaşabileceğini belirler.
- Her departmana bir departman yöneticisi atayın. Dikkat gerektirenler şeridi ve İncele penceresi, eksikleri — alt departmanlar dahil — hızla kapatmanızı sağlar.
- Mesai saatlerini gerçeğe uygun girin. Görevlerde SLA süresinin nasıl sayılacağını bunlar belirler.
- Açıklama alanını kullanın. Aramada tarandığı için iyi bir açıklama, büyük yapılarda gezinmeyi çok kolaylaştırır.
- Kurum geneli asistanları gerçekten herkese gereken asistanlarla sınırlayın. Diğer her şeyi departman seviyesinde tutun; böylece kişiler daha kısa ve daha ilgili bir liste görür.
İlgili sayfalar
- Organizasyon Şeması — pozisyonlar ve kişilerle birlikte tüm yapıyı görün
- Pozisyonlar — bir departman içindeki pozisyonları tanımlayın ve kişileri onlara atayın
- Kullanıcılar — kişileri davet edin; departman, takım ve rollerini belirleyin