AI Asistan Yapılandırması
Organizasyonunuzun AI asistanlarını oluşturun ve yönetin — talimatları, bilgileri, araçları, modeli ve kimlerin kullanabileceği. Yönetici olarak her asistanın neyi bildiğine, neler yapabileceğine ve hangi kişilerin ona erişebileceğine siz karar verirsiniz.
:::info Yönetici erişimi gerekir Yalnızca yöneticiler asistan oluşturabilir, düzenleyebilir veya onaylayabilir ve erişimi yönetebilir. Ekip üyeleri yalnızca kullanmalarına izin verilen asistanları görür, onları değiştiremez. :::
AI Assistants Sayfasını Açın
Menüden WorkSpace → AI Assistants'ı açın. Sayfa başlığı AI Assistants, alt başlığı "Configure assistant permissions and knowledge base access" şeklindedir.
Yönetici olarak üç sekme görürsünüz:
| Sekme | Ne için |
|---|---|
| Assistants | Asistan listesi — ara, görüntüle, düzenle ve her birini aç veya kapat |
| Pending Approvals | Yeni oluşturulan asistanları incele ve yayına girmeden önce erişimlerini ayarla |
| Access Requests | Kısıtlı bir asistana erişim isteyen kullanıcıların isteklerini onayla veya reddet |
Pending Approvals ve Access Requests sekmeleri, sizi bekleyen öğeler olduğunda küçük bir rozet gösterir.
Assistants listesi
Assistants sekmesi organizasyonunuzdaki her asistanı listeler. İhtiyacınız olanı bulmak için üstteki kontrolleri kullanın:
- Search assistants… — ada veya açıklamaya göre filtreleyin.
- Status filtresi — All Status, Active veya Inactive.
Her satır asistanın avatarını ve adını, Model'ini, Conversations toplamını ve bir Status anahtarını gösterir:
| Sütun | Anlamı |
|---|---|
| Assistant | Avatar, ad ve kısa açıklama |
| Model | Asistanın çalıştığı model |
| Conversations | İşlediği konuşma sayısı |
| Status | Bir Active / Inactive anahtarı — asistanı açmak veya kapatmak için değiştirin |
Herhangi bir satıra tıklayarak asistanın açıklamasını, notlarını, temel modelini, konuşma toplamını ve sistem istemini gösteren bir detay paneli açın. Buradan yöneticiler ayarları değiştirmek için Edit Assistant'ı seçebilir.
Bir asistanı Inactive yapmak, onu silmeden kullanıcılardan gizler. Bir asistanı iyileştirirken duraklatmak için bunu kullanın.
Asistan oluşturma
Create Assistant'ı (sağ üst) seçin. Altı sekmeli bir form açılır. Sekmeler arasında serbestçe geçebilirsiniz; zorunlu alanlar kaydederken denetlenir ve orada zorunlu bir alan hâlâ eksikse Basics veya System Prompt sekmesini kırmızı bir nokta işaretler.
1. Basics
| Alan | Zorunlu | Ne yapar |
|---|---|---|
| Name | Evet | Kullanıcılara gösterilen asistan adı |
| Description | Hayır | Asistanın ne yaptığına dair kısa özet |
| Notes | Hayır | Asistanı tanıtmak için kullanıcılara gösterilen ek metin. Bu, asistanın davranışını etkilemez — yalnızca kişilere yol gösterir |
| Starter Questions | Hayır | Asistanın karşılama ekranında öneri çipleri olarak gösterilen en fazla 4 kısa soru |
| Suggest follow-up questions | Hayır | Açıkken, her yanıtın altında üç tıklanabilir takip sorusu görünür |
| Karakter / Emoji | Hayır | Avatar olarak animasyonlu bir karakter seçin; birini seçmezseniz onun yerine bir emoji kullanılır |
2. Model Config
- Model — asistanı çalıştıran modeli seçin. Listeyi arayın veya sağlayıcıya göre filtreleyin. Platform modeliniz her zaman kullanılabilir; dış sağlayıcılar burada yalnızca onları Models & Providers sayfasında etkinleştirdiyseniz görünür.
- Model parametreleri — sıcaklık (yaratıcılık) ve yanıt uzunluğu gibi davranışları ince ayarlayın. İşaretsiz bıraktığınız her parametre varsayılan değerini kullanır.
:::caution Dış modeller verileri organizasyonunuzun dışına gönderir Bir dış sağlayıcının modelini seçerseniz, asistan bir External Model uyarısı gösterir: konuşmalar o sağlayıcının sunucularında işlenir. Hassas işler için platform modelinizi tercih edin. Sağlayıcıların ve veri işlemenin nasıl kurulduğunu Models & Providers sayfasında görün. :::
3. System Prompt
Sistem istemi asistanın temel talimatlarıdır — kim olduğu, nasıl davranması gerektiği, ne yapıp ne yapmayacağı. Bu alan zorunludur. Yeni bir ekip üyesini bilgilendirir gibi açık, sade bir dille yazın.
4. Knowledge Base
Asistanın hangi belgelerden ve web sitelerinden yararlanabileceğine karar verin.
- Enable Knowledge Base — asistanın organizasyonunuzun belgelerini aramasına ve bunlara başvurmasına izin verin. Kapalıyken, asistan yalnızca talimatlarından ve model bilgisinden yanıtlar.
- Document Access Scope — Knowledge Base açıkken, asistanın arayabileceği belge seviyelerini seçin:
| Kapsam | Neyi kapsar |
|---|---|
| User's Personal Documents | Sohbet eden kişinin yüklediği belgeler |
| User's Team Documents | O kişinin ekiplerinden gelen belgeler |
| User's Department Documents | O kişinin departmanındaki belgeler |
| Organization Documents | Herkesin görebileceği şirket geneli belgeler |
| Confidential Documents | Yalnızca yöneticilerin görebileceği kısıtlı belgeler |
- Assistant-Specific Documents — isteğe bağlı olarak yalnızca bu asistan için bir belge koleksiyonu oluşturun. Etkinleştirildiğinde, her kullanıcının izinlerini uygulamayı (kişiler yalnızca izinli oldukları belgeleri görür) mi yoksa bunları atlamayı (asistanı kullanan herkes o belgeleri görebilir) mı seçersiniz. Atlamayı dikkatli kullanın.
- Answer from Websites — varsayılan olarak kapalıdır: bir web sitesi taransa bile, burada bir asistan için açılana kadar sohbette kullanılmaz. Asistanın organizasyonunuzun taranmış web sitelerinden de yanıt vermesine izin vermek için bunu etkinleştirin. Site sayfaları belgelerle aynı kurallara tabidir — yukarıda seçtiğiniz kapsam seviyeleri onlar için de geçerlidir. Organizasyonunuzun taradığı web sitelerini eklemek ve yönetmek için Website Sources sayfasına bakın.
- Enable Web Search — asistanın web'den güncel bilgi aramasına izin verin.
:::info Belge erişimi nasıl birleşir Bir asistan yalnızca kendisinin ve onu kullanan kişinin görebildiğinden yanıtlar. Seçili kapsamlar birleştirilir, kullanıcılar yine yalnızca kendi izinlerinin verdiği belgelere ulaşır ve gizli belgeler yalnızca yöneticiler için aranır. Belge seviyelerinin nasıl işlediğini öğrenmek için Bilgi Bankası erişim seviyeleri sayfasına bakın. :::
5. Tools
Araçlar (Tools), bir asistanın gerçekleştirebileceği eylemlerdir — örneğin arama yapmak, belgelerle çalışmak veya görev oluşturmak. Search, Documents, Organization, Tasks, Service Desk, Blueprints, HR & People ve Utility gibi kategorilere göre gruplanmıştır.
- Hiçbir araç seçmezseniz, tüm araçlar varsayılan olarak etkindir.
- Asistanı yalnızca belirli araçlarla sınırlamak için o araçları seçin.
- Hepsini birden ayarlamak için Select All veya Clear kullanın.
Bazı araçlar, neye izin verdiğinizi bilmeniz için etiketler taşır:
| Etiket | Anlamı |
|---|---|
| WRITE | Eylem veriyi değiştirir (yalnızca okumaz) |
| Admin Only | Bu eylemi yalnızca yöneticiler kullanabilir |
| Admin / Exec | Yöneticilere ve yöneticilere (executive) açık |
| Manager+ | Departman yöneticilerine ve üstüne açık |
Bir araç asistanda etkin olsa bile, bir kişi onu yalnızca kendi rolü izin veriyorsa kullanabilir.
6. Advanced
- Enable Thinking Mode — asistanın nihai yanıtını vermeden önce akıl yürütme adımlarını gösterin.
Bitirdiğinizde kaydetmek için Create Assistant'ı seçin. (Mevcut bir asistanı düzenlerken bu düğme Save Changes olur.)
Pending Approvals
Yeni oluşturulan bir asistan yayına girmeden önce Pending Approvals'da bekler. Bir öğeyi genişleterek inceleyin ve iki şeyi ayarlayın:
- Knowledge Base Access — arayabileceği belge seviyelerini işaretleyin: Personal Documents, Team Documents, Department Documents, Organization Documents ve Confidential.
- Access Level — asistana kimlerin erişebileceği:
| Access Level | Kimler erişir |
|---|---|
| Entire Organization | Organizasyonunuzdaki herkes |
| Specific Departments | Yalnızca seçtiğiniz departmanlar |
| Specific Users | Yalnızca seçilen kişiler |
Specific Departments'ı seçtiğinizde, listeden Allowed Departments'ı seçin. Seçimlerinizi korumak için Save Settings'i seçin, ardından:
- Approve — asistan yayına girer ve aktif olur.
- Reject — asistan arşivlenir. İsteğe bağlı bir gerekçe ekleyebilirsiniz.
Access Requests
Bir kullanıcı kısıtlı bir asistana erişim istediğinde, istek Access Requests'te; talep sahibinin adı, e-postası, istediği süre ve istek tarihiyle görünür.
- Approve — bir Access Expiry Date (erişim bitiş tarihi) ayarlayabileceğiniz bir pencere açılır. Kullanıcının istediği süreyi kullanmak için boş bırakın.
- Reject — isteğe bağlı bir gerekçe ekleyebilirsiniz.
İpuçları
- Varsayılan asistanınızı aktif tutun. Arketic AI çoğu kişinin başlangıç noktasıdır — açık bırakmak herkese güvenilir bir başlangıç yeri verir.
- Bilgi erişimini bilinçli kapsamlayın. Bir asistan yalnızca kendisinin ve mevcut kullanıcının görebildiğinden yanıtlar. İşi hâlâ görecek en dar belge erişimini verin.
- Hassas işler için platform modelini tercih edin. Dış modeller konuşmaları sağlayıcının sunucularında işler.
- Notes ve Starter Questions kullanın. Her asistanın ne için olduğunu ve nasıl başlanacağını kullanıcıların anlamasına yardımcı olurlar.
- Onayları ve erişim isteklerini hızlı inceleyin ki yeni asistanlar ve bekleyen kullanıcılar gecikmesin.
İlgili sayfalar
- Models & Providers — sağlayıcıları etkinleştirin ve konuşma verisinin nasıl işlendiğini denetleyin
- Bilgi Bankası erişim seviyeleri — belge görünürlüğünün nasıl işlediği
- Website Sources — organizasyonunuzun taradığı web sitelerini ekleyin ve yönetin
- Kullanıcı Yönetimi — asistanlarınızı kullanan kişileri yönetin
- Roller ve İzinler — her rolün neyi görebileceği ve yapabileceği