Erişim Seviyeleri
Arketic'teki her belge tam olarak bir erişim seviyesi taşır. Belgeyi kimin görebileceğini belirleyen tek şey bu seviyedir — Bilgi Bankası'nda, arama sonuçlarında ve AI yanıtlarında.
Beş seviye vardır: Kişisel, Takım, Departman, Organizasyon ve Gizli.
Seviyeyi, bir belgeyi Bilgi Bankası'na yüklerken siz seçersiniz ve sonradan değiştirebilirsiniz. Belgelerim sayfasına yüklediğiniz dosyalar ise her zaman Kişisel seviyesindedir — orada seçilecek bir şey yoktur.
Beş seviyeye genel bakış
Her belge, seviyesini belge listesinde ve detay panelinde bir rozet olarak gösterir. Rozetler gridir ve simgeleriyle ayırt edilir; yalnızca Gizli rozeti kehribar rengindedir, böylece göze çarpar.
| Seviye | Gördüğünüz rozet | Belgeyi kimler görebilir |
|---|---|---|
| Kişisel | Kişisel — kilit simgesi | Yalnızca belgeyi yükleyen kişi |
| Takım | Takım — kişiler simgesi | Belgenin atandığı takımın üyeleri |
| Departman | Dep. — bina simgesi | O departmanın üyeleri, o departman hiyerarşisinin yöneticileri, Yöneticiler ve Üst Yöneticiler |
| Organizasyon | Organizasyon — küre simgesi | Organizasyonunuzdaki herkes |
| Gizli | Gizli — kehribar, kalkan simgesi | Yalnızca Yöneticiler ve Üst Yöneticiler |
Rozette Departman, yerden kazanmak için Dep. olarak kısaltılır. "Departman" ile aynı seviyedir.
Her seviye ne anlama gelir
Kişisel
Belge yalnızca onu yükleyen kişiye görünür. Organizasyondaki başka hiç kimse belgeyi açamaz, aramada bulamaz veya bir AI yanıtında alamaz.
Kişisel gerçekten özeldir. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler bile başkasının Kişisel belgelerini göremez. Bir iş arkadaşınızın dosyaya erişmesi gerekiyorsa dosyayı Kişisel seviyesinde bırakmayın.
Şunlar için kullanın: taslaklar, kişisel notlar, üzerinde hâlâ çalıştığınız dosyalar.
Takım
Belge, atandığı takımın üyelerine görünür. O takımın dışındaki kişiler, aynı departmanda çalışsalar bile belgeyi görmez.
Hiçbir takımda değilseniz takım belgeleri sizde görünmez.
Şunlar için kullanın: yalnızca tek bir çalışma grubunun ihtiyaç duyduğu içerikler.
Departman
Belge, seviye belirlenirken seçilen belirli bir departmana aittir.
Kimler görebilir:
- O departmanın üyeleri
- Departman yöneticileri — yönettikleri hiyerarşideki departmanlar için
- Yöneticiler ve Üst Yöneticiler — tüm departmanlarda
Organizasyonun bir bölümünü yöneten bir departman yöneticisi, başka bir departmanın belgelerini görmez. Satış departmanındaki bir üye, Teknoloji altında dosyalanmış belgeleri görmez.
Şunlar için kullanın: departman prosedürleri, takım yönergeleri, iç formlar.
Organizasyon
Belge; rolü, departmanı veya takımı ne olursa olsun organizasyonunuzdaki herkese görünür.
Şunlar için kullanın: çalışan el kitapları, şirket geneli politikalar, ortak şablonlar, duyurular.
Gizli
Belge yalnızca Yöneticilere ve Üst Yöneticilere görünür. Departman yöneticileri dahil diğer herkes engellenir: belge onların belge listesinde çıkmaz, arama sonuçlarında görünmez ve AI onlara bu belgeden asla alıntı yapmaz.
Gizli, paylaşılan seviyeler içinde en katı olanıdır. Yalnızca finansal raporlar, hukuki belgeler veya sözleşmeler gibi gerçekten hassas içerikler için kullanın. Gizli olarak işaretlediğiniz her şey departman yöneticileri için de görünmez hale gelir.
Yüklerken seviye seçme
Belge Yükle penceresinde, altında "Bu belgeyi kimlerin görebileceğini seçin" açıklaması bulunan bir İzin Seviyesi açılır listesi vardır.
| Açılır listedeki seçenek | Ne yapar |
|---|---|
| Kişisel - Yalnızca siz erişebilirsiniz | Belgeyi yalnızca size özel tutar |
| Departman - Departman üyeleri erişebilir | Belgeyi tek bir departman altında dosyalar |
| Organizasyon - Organizasyondaki herkes erişebilir | Belgeyi tüm organizasyonla paylaşır |
| Gizli - Kısıtlı erişim, yalnızca yetkili kullanıcılar | Belgeyi Yöneticiler ve Üst Yöneticilerle sınırlar |
Varsayılan olarak Organizasyon seçilidir; bu nedenle herkesin okumasını istemediğiniz bir şeyi yüklemeden önce bu alanı kontrol edin.
Departman seçtiğinizde ikinci bir alan görünür — altında "Bu belgenin hangi departmana ait olduğunu seçin" açıklaması bulunan Hedef Departman. Bir departman seçene kadar Yükle düğmesi devre dışı kalır. Yöneticiler ve Üst Yöneticiler herhangi bir departmanı seçebilir; departman yöneticileri yalnızca kullanmalarına izin verilen departmanları görür.
Yükleme sırasında Takım seçeneği sunulmaz. Yükleme penceresinde dört seçenek yer alır. Bir belgeyi Takım seviyesine almak için önce yükleyin, ardından belgenin detay panelinden seviyesini değiştirin.
Adım adım yükleme yönergeleri Belge yükleme sayfasındadır.
Bir belgenin seviyesini değiştirme
Bu adımlar Bilgi Bankası sayfasını kullanır. Sayfa varsayılan olarak Yöneticilere, Üst Yöneticilere ve departman yöneticilerine açıktır; organizasyonunuz bunu özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Kenar çubuğunuzda Bilgi Bankası'nı görmüyorsanız bir seviyeyi kendiniz değiştiremezsiniz: Belgelerim sayfasında erişim seviyesi denetimi yoktur ve oradaki dosyalar Kişisel kalır.
- Bilgi Bankası'nı açın ve belgenin satırına tıklayarak detay panelini açın.
- İzin alanını bulun — mevcut rozeti ve bir Değiştir bağlantısını gösterir.
- Değiştir bağlantısına tıklayın. Beş seviyenin tamamını içeren bir açılır liste görünür: Kişisel, Takım, Departman, Organizasyon, Gizli.
- Departman seçerseniz ikinci bir açılır liste görünür — Departman seçin... listesinden departmanı seçin.
- Takım seçerseniz kendi takımlarınızın listesi görünür — en az birini işaretleyin. Hiçbir takımda değilseniz listede "Hiçbir takımın üyesi değilsiniz." yazar ve kaydedemezsiniz.
- Kaydet düğmesine tıklayın. (Seviyeyi olduğu gibi bırakmak için İptal düğmesine tıklayın.)
"İzin başarıyla güncellendi" onayını görürsünüz ve rozet hemen güncellenir.
Değişiklikler anında uygulanır. Ayrı bir yayımlama veya onay adımı yoktur. Kaydettiğiniz anda yeni seviye yürürlüğe girer — seviyeyi genişletmek belgeyi anında açar, daraltmak ise diğer kişilerin erişimini anında kaldırır.
Kimler seviye değiştirebilir
| Rol | Seviyesini değiştirebileceğiniz belgeler |
|---|---|
| Üye | Varsayılan olarak hiçbiri — bir Üyenin Bilgi Bankası sayfası yoktur |
| Departman yöneticisi | Kendi yüklediğiniz belgeler |
| Üst Yönetici | Herhangi bir belge |
| Yönetici | Herhangi bir belge |
Bilgi Bankası'na özel bir rolle erişen bir kişi, kendi yüklediği belgelerin seviyesini değiştirebilir — rolün seviye değiştirmeyi içermesi koşuluyla. İçermiyorsa detay panelinde Değiştir bağlantısı yoktur.
Yöneticiler ve Üst Yöneticiler dışındaki herkes için iki kural daha geçerlidir:
- Bir belgeyi yalnızca yönettiğiniz bir departman için Departman seviyesine alabilirsiniz.
- Bir belgeyi yalnızca üyesi olduğunuz takımlar için Takım seviyesine alabilirsiniz.
Üst Yöneticiler, Yöneticilerle aynı belge erişimine sahiptir. Bir Üst Yönetici tüm departmanlara göz atabilir, Gizli belgeleri görebilir, dosya yükleyebilir ve herhangi bir belgenin erişim seviyesini değiştirebilir.
Erişim seviyeleri ve AI yanıtları
Erişim seviyeleri yalnızca bir sayfadaki filtre değildir — belgenin ortaya çıkabileceği her yerde geçerlidir.
Bir asistan Bilgi Bankası'nı kullanacak şekilde ayarlandığında, yalnızca sizin kişisel olarak görmenize izin verilen belgeler arasında arama yapar. Kurallar, belge listesine uygulananlarla birebir aynıdır.
Pratikte:
- Gizli bir finansal rapor, bir Yönetici veya Üst Yönetici için soruları yanıtlar; başka herkes için hiçbir şey döndürmez.
- BT prosedürleriyle ilgili bir Departman belgesi, bir BT üyesi sorduğunda kullanılır; başka bir departmandan biri aynı soruyu sorduğunda yok sayılır.
- Organizasyon seviyesindeki bir el kitabı herkes için alıntılanabilir.
- Kişisel bir belge yalnızca sahibinin kendi sohbetlerinde kullanılır.
Erişim seviyeleri atlatılamaz. Erişim seviyenizin üstündeki içeriği asla almazsınız — ne belge listesinden, ne aramadan, ne de bir AI yanıtından.
Erişim seviyesine göre filtreleme
Bilgi Bankası sayfasında Erişim Seviyesi başlıklı sol panel, listeyi Tüm Belgeler, Kişisel, Departman, Organizasyon veya Gizli olarak daraltmanızı sağlar. Departman seçtiğinizde ayrıca bir Departmanlar klasör ağacı açılır ve tek bir departmanın içine inebilirsiniz. Daha dar bir pencerede panelin yerini, Dosya Türü düğmesinin yanında aynı beş seçeneği içeren bir açılır liste alır.
Neye göre filtrelerseniz filtreleyin, yalnızca kendi erişim seviyenizin izin verdiği belgeleri görürsünüz.
Ayrıntılar Bilgi Bankası'nda Arama sayfasındadır.
Pratik örnekler
| Belge | Mantıklı seviye | Sonuç |
|---|---|---|
| Çalışan el kitabı | Organizasyon | Herkes bulabilir; AI herkesin politika sorularını bu belgeden yanıtlar |
| BT departmanı prosedürü | Departman → BT | BT üyeleri ve departman yöneticileri bulur; diğer departmanlar bulamaz |
| Üç aylık finansal rapor | Gizli | Yalnızca Yöneticiler ve Üst Yöneticiler açabilir veya bundan yanıt alabilir |
| Hâlâ yazdığınız teklif taslağı | Kişisel | Siz seviyeyi değiştirene kadar başka kimse görmez |
| Tek bir çalışma grubu için sprint kontrol listesi | Takım | Yalnızca o takımın üyeleri görür |
İyi uygulamalar
- Kısıtlı başlayın, sonra genişletin. Bir belgeyi sonradan açmak, en baştan herkese açık olduğunu fark etmekten çok daha güvenlidir.
- Her yüklemede İzin Seviyesi alanını kontrol edin — varsayılan olarak Organizasyon gelir.
- Bütün bir takımın gerçekten ihtiyaç duyduğu içerikler için Gizli yerine Departman seviyesini tercih edin. Gizli, belgeyi departman yöneticilerinden de gizler.
- Kişiler veya takımlar değiştiğinde seviyeleri gözden geçirin. Bir departman altında dosyalanan belge, biri değiştirene kadar orada kalır.
- Kişisel seviyesini taslaklar için kullanın, depolama için değil. Yalnızca sizin görebildiğiniz bir dosya konusunda kimse yardımcı olamaz.