Erişim Seviyeleri
Arketic'teki her belge tam olarak bir erişim seviyesi taşır. Belgeyi kimin görebileceğini belirleyen tek şey bu seviyedir — Bilgi Bankası'nda, Belgelerim sayfasında, arama sonuçlarında ve AI yanıtlarında.
Beş seviye vardır: Personal, Team, Department, Organization ve Confidential.
Erişim seviyesi, belgeyi yüklediğiniz sayfaya değil, belgenin kendisine bağlıdır. Belgelerim'den yüklenen bir dosya ile Bilgi Bankası'ndan yüklenen bir dosya tamamen aynı kurallara tabidir.
Beş seviyeye genel bakış
Her belge, seviyesini belge listesinde ve detay panelinde renkli bir rozet olarak gösterir.
| Seviye | Gördüğünüz rozet | Belgeyi kimler görebilir |
|---|---|---|
| Personal | Personal — gri, kilit simgesi | Yalnızca belgeyi yükleyen kişi |
| Team | Team — mavi, kişiler simgesi | Belgenin atandığı ekibin üyeleri |
| Department | Dept — mor, bina simgesi | O departmanın üyeleri, o departman hiyerarşisinin yöneticileri, Admin ve Executive kullanıcılar |
| Organization | Organization — yeşil, küre simgesi | Organizasyonunuzdaki herkes |
| Confidential | Confidential — kehribar, kalkan simgesi | Yalnızca Admin ve Executive kullanıcılar |
Belge listesinde Department rozeti yerden tasarruf için Dept olarak kısaltılır. "Department" ile aynı seviyedir.
Her seviye ne anlama gelir
Personal
Belge yalnızca onu yükleyen kişiye görünür. Organizasyondaki başka hiç kimse belgeyi açamaz, aramada bulamaz veya bir AI yanıtında alamaz.
Personal gerçekten özeldir. Admin ve Executive kullanıcılar bile başkasının Personal belgelerini göremez. Bir iş arkadaşınızın dosyaya erişmesi gerekiyorsa, dosyayı Personal seviyesinde bırakmayın.
Şunlar için kullanın: taslaklar, kişisel notlar, üzerinde hâlâ çalıştığınız dosyalar.
Team
Belge, atandığı ekibin üyelerine görünür. O ekibin dışındaki kişiler, aynı departmanda çalışsalar bile belgeyi görmez.
Hiçbir ekipte değilseniz, ekip belgeleri sizde görünmez.
Şunlar için kullanın: yalnızca tek bir çalışma grubunun ihtiyaç duyduğu içerikler.
Department
Belge, seviye belirlenirken seçilen belirli bir departmana aittir.
Kimler görebilir:
- O departmanın üyeleri
- Departman Yöneticileri — yönettikleri hiyerarşideki departmanlar için
- Admin ve Executive kullanıcılar — tüm departmanlarda
Organizasyonun bir bölümünü yöneten bir Departman Yöneticisi, başka bir departmanın belgelerini görmez. Satış departmanındaki bir üye, Teknoloji altında dosyalanmış belgeleri görmez.
Şunlar için kullanın: departman prosedürleri, ekip yönergeleri, iç formlar.
Organization
Belge, rolü, departmanı veya ekibi ne olursa olsun organizasyonunuzdaki herkese görünür.
Şunlar için kullanın: çalışan el kitapları, şirket geneli politikalar, ortak şablonlar, duyurular.
Confidential
Belge yalnızca Admin ve Executive kullanıcılara görünür. Departman Yöneticileri dahil diğer herkes engellenir: belge onların belge listesinde çıkmaz, arama sonuçlarında görünmez ve AI onlara bu belgeden asla alıntı yapmaz.
Confidential, paylaşılan seviyeler içinde en katı olanıdır. Yalnızca finansal raporlar, hukuki belgeler veya sözleşmeler gibi gerçekten hassas içerikler için kullanın. Confidential olarak işaretlediğiniz her şey Departman Yöneticileri için de görünmez hale gelir.
Yüklerken seviye seçme
Upload Document penceresinde, altında "Choose who can view this document" açıklaması bulunan bir Permission Level açılır listesi vardır.
| Açılır listedeki seçenek | Ne yapar |
|---|---|
| Personal - Only you can access | Belgeyi yalnızca size özel tutar |
| Department - Department members can access | Belgeyi tek bir departman altında dosyalar |
| Organization - Everyone in organization can access | Belgeyi tüm organizasyonla paylaşır |
| Confidential - Restricted access, authorized users only | Belgeyi Admin ve Executive kullanıcılarla sınırlar |
Varsayılan olarak Organization seçilidir; bu nedenle herkesin okumasını istemediğiniz bir şeyi yüklemeden önce bu alanı kontrol edin.
Department seçtiğinizde ikinci bir alan görünür — altında "Select which department this document belongs to" açıklaması bulunan Target Department. Bir departman seçene kadar Upload düğmesi pasif kalır. Admin ve Executive kullanıcılar herhangi bir departmanı seçebilir; Departman Yöneticileri yalnızca kullanmalarına izin verilen departmanları görür.
Yükleme sırasında Team seçeneği sunulmaz. Yükleme penceresinde dört seçenek yer alır. Bir belgeyi Team seviyesine almak için önce yükleyin, ardından belgenin detay panelinden seviyesini değiştirin.
Adım adım yükleme talimatları Belge yükleme sayfasındadır.
Bir belgenin seviyesini değiştirme
Bu adımlar, Admin, Executive ve Departman Yöneticilerine açık olan Bilgi Bankası sayfasını kullanır. Sıradan bir Member iseniz Bilgi Bankası kenar çubuğunuzda görünmez — bunun yerine kendi yüklediğiniz bir belgenin seviyesini Belgelerim sayfasından değiştirin.
- Bilgi Bankası'nı açın ve belgenin satırına tıklayarak detay panelini açın.
- Permission alanını bulun — mevcut rozeti ve bir Change bağlantısını gösterir.
- Change'e tıklayın. Beş seviyenin tamamını içeren bir açılır liste görünür: Personal, Team, Department, Organization, Confidential.
- Department seçerseniz ikinci bir açılır liste görünür — Select department... listesinden departmanı seçin.
- Save'e tıklayın. (Seviyeyi olduğu gibi bırakmak için Cancel'a tıklayın.)
"Permission updated successfully" onayını görürsünüz ve rozet hemen güncellenir.
Değişiklikler anında uygulanır. Ayrı bir yayınlama veya onay adımı yoktur. Kaydettiğiniz anda yeni seviye yürürlüğe girer — seviyeyi genişletmek belgeyi anında açığa çıkarır, daraltmak ise diğer kişilerin erişimini anında kaldırır.
Kimler seviye değiştirebilir
| Rol | Seviyesini değiştirebileceğiniz belgeler |
|---|---|
| Member | Kendi yüklediğiniz belgeler |
| Departman Yöneticisi | Kendi yüklediğiniz belgeler |
| Executive | Herhangi bir belge |
| Admin | Herhangi bir belge |
Executive kullanıcılar, Admin ile aynı belge erişimine sahiptir. Bir Executive tüm departmanlara göz atabilir, Confidential belgeleri görebilir, dosya yükleyebilir ve herhangi bir belgenin erişim seviyesini değiştirebilir.
Erişim seviyeleri ve AI yanıtları
Erişim seviyeleri yalnızca bir sayfadaki filtre değildir — belgenin ortaya çıkabileceği her yerde geçerlidir.
Bir asistan Bilgi Bankası'nı kullanacak şekilde ayarlandığında, yalnızca sizin kişisel olarak görmenize izin verilen belgeler arasında arama yapar. Kurallar, belge listesine uygulananlarla birebir aynıdır.
Pratikte:
- Confidential bir finansal rapor, bir Admin veya Executive için soruları yanıtlar; başka herkes için hiçbir şey döndürmez.
- IT prosedürleriyle ilgili bir Department belgesi, bir IT üyesi sorduğunda kullanılır; başka bir departmandan biri aynı soruyu sorduğunda yok sayılır.
- Organization seviyesindeki bir el kitabı herkes için alıntılanabilir.
- Personal bir belge yalnızca sahibinin kendi sohbetlerinde kullanılır.
Erişim seviyeleri atlatılamaz. Erişim seviyenizin üstündeki içeriği asla almazsınız — ne belge listesinden, ne aramadan, ne de bir AI yanıtından.
Erişim seviyesine göre filtreleme
Bilgi Bankası sayfasında sol paneldeki Access Level başlığı, listeyi All Documents, Personal, Department, Organization veya Confidential olarak daraltmanızı sağlar. Department seçtiğinizde ayrıca bir Departments klasör ağacı açılır ve tek bir departmanın içine inebilirsiniz.
Neye göre filtrelerseniz filtreleyin, yalnızca kendi erişim seviyenizin izin verdiği belgeleri görürsünüz.
Ayrıntılar Bilgi Bankası'nda arama sayfasındadır.
Pratik örnekler
| Belge | Mantıklı seviye | Sonuç |
|---|---|---|
| Çalışan el kitabı | Organization | Herkes bulabilir; AI herkesin politika sorularını bu belgeden yanıtlar |
| IT departmanı prosedürü | Department → IT | IT üyeleri ve yöneticileri bulur; diğer departmanlar bulamaz |
| Üç aylık finansal rapor | Confidential | Yalnızca Admin ve Executive kullanıcılar açabilir veya bundan yanıt alabilir |
| Hâlâ yazdığınız teklif taslağı | Personal | Siz seviyeyi değiştirene kadar başka kimse görmez |
| Tek bir çalışma grubu için sprint kontrol listesi | Team | Yalnızca o ekibin üyeleri görür |
İyi uygulamalar
- Kısıtlı başlayın, sonra genişletin. Bir belgeyi sonradan açmak, en baştan herkese açık olduğunu fark etmekten çok daha güvenlidir.
- Her yüklemede Permission Level alanını kontrol edin — varsayılan olarak Organization gelir.
- Bütün bir ekibin gerçekten ihtiyaç duyduğu içerikler için Confidential yerine Department tercih edin. Confidential, belgeyi Departman Yöneticilerinden de gizler.
- Kişiler veya ekipler değiştiğinde seviyeleri gözden geçirin. Bir departman altında dosyalanan belge, biri değiştirene kadar orada kalır.
- Personal'ı taslaklar için kullanın, depolama için değil. Yalnızca sizin görebildiğiniz bir dosya konusunda kimse yardımcı olamaz.