Bilgi Bankasına Yükleme
Ekibinizin ve AI'ın aynı güvenilir kaynaktan çalışabilmesi için organizasyonunuzun Bilgi Bankası'na belge ekleyin. Bu sayfa kimlerin yükleme yapabileceğini, yükleme akışını, hangi izin seviyesini seçmeniz gerektiğini ve geçerli dosya türleri ile limitleri anlatır.
Kimler Yükleyebilir
Bilgi Bankası, menüde Platform grubunun altında yalnızca belirli roller için görünür. Sayfayı açabiliyorsanız, sayfaya yükleme de yapabilirsiniz.
| Rol | Yükleyebilir mi? | Nereye yükleyebilir |
|---|---|---|
| Admin | Evet | Organizasyondaki her departmana |
| Executive | Evet | Organizasyondaki her departmana |
| Departman Yöneticisi (üst düzey bir departmanın) | Evet | Yalnızca yönettiği hiyerarşideki departmanlara |
| Üye | Bu sayfadan hayır | — |
Departman Yöneticisi burada üst düzey (kök) bir departmanı yöneten üye demektir. Yalnızca bir alt departmanı yöneten bir üye, menüde Bilgi Bankası'nı görmez. Yükleme penceresinde bir yönetici yalnızca sorumlu olduğu departmanları görür; Admin ve Executive ise organizasyonun tamamını görür.
Menünüzde Knowledge Base görünmüyor mu? Rolünüzün organizasyon geneli Bilgi Bankası'na erişimi yok demektir. Kendi dosyalarınızı yine de Belgeler bölümünde tutabilirsiniz.
Desteklenen Dosyalar ve Limitler
| Konu | Ayrıntı |
|---|---|
| Dosya türleri | PDF, Word, Excel, PowerPoint, metin, CSV, Markdown ve görseller (PNG, JPG, GIF, WebP) |
| Dosya başına boyut | Her biri en fazla 50 MB |
| Bir yüklemedeki dosya sayısı | Aynı anda en fazla 20 dosya |
| Boş dosyalar | Kabul edilmez — 0 baytlık dosya reddedilir |
| Kopyalar | Bilgi Bankası'nda zaten bulunan bir dosya reddedilir |
Yükleme penceresi de temel bilgileri size hatırlatır: "PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, PNG, JPG up to 50MB each (max 20 files)".
Yüklemeler saatlik olarak sınırlıdır ve planınız ayrıca bir azami belge sayısı belirler. Bu sınırlardan birine takılırsanız bir süre bekleyip tekrar deneyin veya plan yükseltme için Admin'inizle görüşün.
Nasıl Yüklenir
- Menüden Knowledge Base'i açın.
- Sağ üstteki Upload Document düğmesine tıklayın. Upload Document penceresi açılır.
- Dosyalarınızı ekleyin:
- "Drag and drop files here" yazan alana sürükleyip bırakın veya
- Alana tıklayıp ("or click to browse") bilgisayarınızdan dosya seçin.
- Seçimi kontrol edin. Alan artık kaç dosya seçtiğinizi gösterir ve her dosya adı ile boyutuyla listelenir. Bir dosyayı çıkarmak için yanındaki × işaretine, daha fazla dosya eklemek için tekrar alana tıklayın.
- Permission Level seçin — bu, belgeyi kimlerin görebileceğini belirler.
- Department seçtiyseniz ayrıca Target Department'ı da seçin.
- Upload'a tıklayın. Düğme tek dosyada Upload, birden fazla dosya seçtiğinizde Upload {N} Files yazar.
Yükleme sürerken düğme Uploading... olarak değişir. Yüklemeye başlamadan pencereyi kapatmak için Cancel'ı kullanın.
İzin Seviyesi Seçimi
Permission Level tek bir soruya yanıt verir: "Choose who can view this document." Pencere dört seçenek sunar.
| Açılır listedeki seçenek | Belgeyi kimler görebilir | Ne için uygun |
|---|---|---|
| Personal - Only you can access | Yalnızca siz — başka kimse, Admin bile değil | Taslaklar, kişisel notlar, çalışma dosyaları |
| Department - Department members can access | Seçtiğiniz departmanın üyeleri | Departman politikaları, prosedürler, şablonlar |
| Organization - Everyone in organization can access | Organizasyonunuzdaki herkes | El kitabı, şirket geneli politikalar, duyurular |
| Confidential - Restricted access, authorized users only | Yalnızca Admin ve Executive | Finansal raporlar, hukuki belgeler, hassas içerik |
Varsayılan olarak Organization seçilidir. Belge herkes için değilse yüklemeden önce bunu değiştirin.
İzin seviyesi, bir belge ile yanlış okuyucu arasındaki tek engeldir — ve AI yanıtları için de geçerlidir. Hiç kimse görmeye yetkili olmadığı bir belgenin içeriğini alamaz; dolayısıyla hassas içeriği Organization seviyesine koymak onu hem listede hem de sohbette herkese açar.
Beşinci bir seviye olan Team vardır ancak yükleme sırasında sunulmaz. Kullanmak için önce belgeyi yükleyin, ardından belgenin detay panelinden seviyesini değiştirin. Tüm resim ve seviyeyi sonradan değiştirme adımları için Erişim Seviyeleri sayfasına bakın.
Hedef Departman Seçimi
Target Department alanı yalnızca izin seviyesi Department olduğunda görünür.
- Açılır liste "Select a department..." ile başlar ve organizasyonunuzun departmanlarını listeler; alt departmanlar üst departmanın altında girintili gösterilir.
- Alanın altındaki yardım metni: "Select which department this document belongs to."
- Bir departman seçene kadar Upload düğmesi pasif kalır.
- Admin ve Executive tüm departmanları görür. Yöneticiler yalnızca yönettikleri hiyerarşideki departmanları görür.
Aynı Anda Birden Fazla Dosya Yükleme
Ayrı bir toplu yükleme düğmesi yoktur — aynı pencerede birden fazla dosya seçmeniz yeterlidir.
- En fazla 20 dosya seçin, sonra Upload {N} Files'a tıklayın.
- Yüklemeyi izleyebileceğiniz bir ilerleme penceresi açılır ve yükleme sürerken iptal edebilirsiniz.
- Gruptaki her dosya aynı izin seviyesini (ve Department seçtiyseniz aynı hedef departmanı) alır.
Karışık bir dosya grubu mu yüklüyorsunuz? Dosyaları kimlerin görmesi gerektiğine göre gruplayın ve her izin seviyesi için ayrı bir yükleme yapın. Bu, her şeyi yükleyip sonra seviyeleri düzeltmekten daha hızlıdır.
Yüklemeden Sonra
Bir belge yüklendikten sonra:
- Bilgi Bankası listesinde, seviyesini gösteren bir izin rozetiyle görünür.
- Görmeye yetkili kişiler belgeyi adıyla bulabilir; açabilir, önizleyebilir veya indirebilir — bkz. Bilgi Bankasında Arama.
- AI, soruları yanıtlarken belgeyi kullanabilir; bu her zaman kişinin kendi erişim seviyesi dahilinde olur.
- Tek dosyalık başarılı bir yükleme "Document uploaded successfully" mesajıyla onaylanır.
Görsellerin içindeki yazı okunamasa bile yükleme başarılı olur. Dosya yine de saklanır ve her zamanki gibi açıp indirebilirsiniz.
Görebileceğiniz Mesajlar
| Mesaj | Anlamı | Ne yapmalı |
|---|---|---|
| "{n} file(s) rejected. Empty files or unsupported types are not allowed." | Bir veya daha fazla dosya boştu ya da desteklenmeyen bir formattaydı | Dosya türünü kontrol edin ve dosyanın 0 bayt olmadığından emin olun |
| "This file has already been uploaded" | Aynı dosya Bilgi Bankası'nda zaten var | Tekrar yüklemek yerine mevcut kopyayı arayın |
| "Maximum 20 files allowed" | Tek seferde 20'den fazla dosya göndermeye çalıştınız | Dosyaları daha küçük gruplara bölün |
| "Document limit reached for your plan. Please upgrade to upload more documents." | Organizasyonunuz planındaki belge limitine ulaştı | Artık gerekmeyen belgeleri kaldırın veya plan için Admin'inizle görüşün |
En İyi Uygulamalar
- Önce temel belgelerle başlayın — el kitabı, İK politikaları, IT prosedürleri. En çok soruyu bunlar yanıtlar.
- İzin seviyesini bilinçli seçin. Varsayılan Organization'dır; gizli içeriğin yeri Confidential'dır.
- Net dosya adları kullanın. "Calisan-El-Kitabi-2026.pdf", "elkitabi_final_v3.pdf" adından çok daha faydalıdır — Bilgi Bankası araması belge adlarına bakar.
- İçeriği güncel tutun. Eski bir belge, eski AI yanıtları üretir.
- Yerine yeni sürüm yüklerken eskisini kaldırın ki AI çelişen iki kaynaktan çalışmasın.
- Departmana göre gruplayarak yükleyin; böylece doğru hedef departmanı her grup için bir kez seçersiniz.