Bilgi Bankası'na Yükleme
Takımınızın ve AI'ın aynı güvenilir kaynaktan çalışabilmesi için organizasyonunuzun Bilgi Bankası'na belge ekleyin. Bu sayfa kimlerin yükleme yapabileceğini, yükleme akışını, hangi izin seviyesini seçmeniz gerektiğini ve geçerli dosya türleri ile sınırları anlatır.
Kimler Yükleyebilir
Bilgi Bankası, kenar çubuğunda Platform grubunun altında yalnızca belirli roller için görünür. Varsayılan olarak sayfayı açabiliyorsanız sayfaya yükleme de yapabilirsiniz.
| Rol | Yükleyebilir mi? | Nereye yükleyebilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Evet | Organizasyondaki her departmana |
| Üst Yönetici | Evet | Organizasyondaki her departmana |
| Departman yöneticisi (üst düzey bir departmanın) | Evet | Departman seviyesindeki belgeleri yalnızca yönettiği hiyerarşiye |
| Üye | Bu sayfadan hayır | — |
Organizasyonunuz Bilgi Bankası'nı özel bir rolle başka kişilere de verebilir — bkz. Roller ve İzinler. Yüklemeye, sayfayı açmaktan ayrı olarak izin verilir: rolünüz bunu içermiyorsa Belge Yükle düğmesi yoktur.
Departman yöneticisi burada üst düzey (kök) bir departmanı yöneten üye demektir. Yalnızca bir alt departmanı yöneten bir üye, kenar çubuğunda Bilgi Bankası'nı görmez. Yükleme penceresinde bir departman yöneticisi yalnızca sorumlu olduğu departmanları görür; Yöneticiler ve Üst Yöneticiler ise organizasyonun tamamını görür.
Kenar çubuğunuzda Bilgi Bankası görünmüyor mu? Rolünüzün organizasyon geneli Bilgi Bankası'na erişimi yok demektir. Kendi dosyalarınızı yine de Belgelerim sayfasında tutabilirsiniz.
Desteklenen Dosyalar ve Sınırlar
| Konu | Ayrıntı |
|---|---|
| Dosya türleri | PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), metin, CSV, Markdown, görseller (PNG, JPG, GIF, WebP) ve ses (MP3, WAV, M4A, OGG, FLAC, WebM) |
| Dosya başına boyut | Her biri en fazla 50 MB |
| Bir yüklemedeki dosya sayısı | Aynı anda en fazla 20 dosya |
| Boş dosyalar | Kabul edilmez — 0 baytlık dosya reddedilir |
| Kopyalar | Bilgi Bankası'nda aynı seviyede zaten bulunan bir dosya reddedilir |
Yükleme penceresi de temel bilgileri size hatırlatır: "PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, PNG, JPG — her biri en fazla 50MB (en fazla 20 dosya)".
Yüklemeler saatlik olarak sınırlıdır ve planınız ayrıca bir azami belge sayısı belirler. Bu sınırlardan birine takılırsanız bir süre bekleyip tekrar deneyin veya plan yükseltme için yöneticinizle görüşün.
Nasıl Yüklenir
- Kenar çubuğundan Bilgi Bankası'nı açın.
- Sağ üstteki Belge Yükle düğmesine tıklayın. Belge Yükle penceresi açılır.
- Dosyalarınızı ekleyin:
- "Dosyaları buraya sürükleyip bırakın" yazan alana sürükleyip bırakın veya
- Alana tıklayıp ("veya seçmek için tıklayın") bilgisayarınızdan dosya seçin.
- Seçimi kontrol edin. Alan artık kaç dosya seçtiğinizi ("3 dosya seçildi") ve "Daha fazla eklemek için tıklayın (en fazla 20)" yazısını gösterir; her dosya adı ve boyutuyla listelenir. Bir dosyayı çıkarmak için yanındaki × işaretine, daha fazla dosya eklemek için tekrar alana tıklayın.
- İzin Seviyesi seçin — bu, belgeyi kimlerin görebileceğini belirler.
- Departman seçtiyseniz ayrıca Hedef Departman alanını da doldurun.
- Yükle düğmesine tıklayın. Düğme tek dosyada Yükle, birden fazla dosya seçtiğinizde {N} Dosya Yükle yazar.
Yükleme sürerken düğme Yükleniyor... olarak değişir. Yüklemeye başlamadan pencereyi kapatmak için İptal düğmesini, köşedeki × işaretini veya Esc tuşunu kullanın. Pencerenin dışına tıklamak pencereyi kapatmaz; böylece yanlışlıkla yapılan bir tıklama seçiminizi silmez.
İzin Seviyesi Seçimi
İzin Seviyesi tek bir soruya yanıt verir: "Bu belgeyi kimlerin görebileceğini seçin". Pencere dört seçenek sunar.
| Açılır listedeki seçenek | Belgeyi kimler görebilir | Ne için uygun |
|---|---|---|
| Kişisel - Yalnızca siz erişebilirsiniz | Yalnızca siz — başka kimse, Yönetici bile değil | Taslaklar, kişisel notlar, çalışma dosyaları |
| Departman - Departman üyeleri erişebilir | Seçtiğiniz departmanın üyeleri | Departman politikaları, prosedürler, şablonlar |
| Organizasyon - Organizasyondaki herkes erişebilir | Organizasyonunuzdaki herkes | El kitabı, şirket geneli politikalar, duyurular |
| Gizli - Kısıtlı erişim, yalnızca yetkili kullanıcılar | Yalnızca Yöneticiler ve Üst Yöneticiler | Finansal raporlar, hukuki belgeler, hassas içerik |
Varsayılan olarak Organizasyon seçilidir. Belge herkes için değilse yüklemeden önce bunu değiştirin.
İzin seviyesi, bir belge ile yanlış okuyucu arasındaki tek engeldir — ve AI yanıtları için de geçerlidir. Hiç kimse görmeye yetkili olmadığı bir belgenin içeriğini alamaz; dolayısıyla hassas içeriği Organizasyon seviyesine koymak onu hem listede hem de sohbette herkese açar.
Beşinci bir seviye olan Takım vardır ancak yükleme sırasında sunulmaz. Kullanmak için önce belgeyi yükleyin, ardından belgenin detay panelinden seviyesini değiştirin. Tüm resim ve seviyeyi sonradan değiştirme adımları için Erişim Seviyeleri sayfasına bakın.
Hedef Departman Seçimi
Hedef Departman alanı yalnızca izin seviyesi Departman olduğunda görünür.
- Açılır liste Bir departman seçin... ile başlar ve organizasyonunuzun departmanlarını listeler; alt departmanlar üst departmanın altında girintili gösterilir.
- Alanın altındaki yardım metni: "Bu belgenin hangi departmana ait olduğunu seçin".
- Bir departman seçene kadar Yükle düğmesi devre dışı kalır.
- Yöneticiler ve Üst Yöneticiler tüm departmanları görür. Departman yöneticileri yalnızca yönettikleri hiyerarşideki departmanları görür.
Aynı Anda Birden Fazla Dosya Yükleme
Ayrı bir toplu yükleme düğmesi yoktur — aynı pencerede birden fazla dosya seçmeniz yeterlidir.
- En fazla 20 dosya seçin, sonra {N} Dosya Yükle düğmesine tıklayın. 20'den fazla dosya eklerseniz seçimde yalnızca ilk 20 dosya kalır.
- Yüklemeyi izleyebileceğiniz bir ilerleme penceresi açılır; yükleme sürerken Yüklemeyi İptal Et düğmesiyle durdurabilirsiniz. İptal, toplu yüklemenin tamamını geri alır: bu toplu yüklemede o ana kadar yüklenmiş dosyalar yeniden kaldırılır.
- Gruptaki her dosya aynı izin seviyesini (ve Departman seçtiyseniz aynı hedef departmanı) alır.
- Toplu yükleme bittiğinde pencere Yükleme Tamamlandı başlığını ve sonucu gösterir. Geçmeyen dosyalar Başarısız dosyalar: başlığı altında, Zaten yüklenmiş gibi bir nedenle listelenir.
Karışık bir dosya grubu mu yüklüyorsunuz? Dosyaları kimlerin görmesi gerektiğine göre gruplayın ve her izin seviyesi için ayrı bir yükleme yapın. Bu, her şeyi yükleyip sonra seviyeleri düzeltmekten daha hızlıdır.
Yüklemeden Sonra
Bir belge yüklendikten sonra:
- Bilgi Bankası listesinde, seviyesini gösteren bir izin rozetiyle görünür.
- Görmeye yetkili kişiler belgeyi adıyla bulabilir; açabilir, önizleyebilir veya indirebilir — bkz. Bilgi Bankası'nda Arama.
- AI, soruları yanıtlarken belgeyi kullanabilir; bu her zaman kişinin kendi erişim seviyesi dahilinde olur.
- Tek dosyalık başarılı bir yükleme "Belge başarıyla yüklendi" mesajıyla onaylanır.
Listede okuma durumu
Yüklemeden sonra Arketic, AI'ın kullanabilmesi için dosyadaki metni okur. Sorunsuz okunan bir belgede fazladan bir şey görünmez. Aksi halde belgenin adının yanında küçük bir rozet belirir:
| Rozet | Anlamı |
|---|---|
| Dizine ekleniyor… (gri) | Dosya hâlâ okunuyor — AI henüz kullanamıyor. Hazır olduğunda rozet kendiliğinden kaybolur |
| Okunamadı (kehribar) | Metin okunamadı — AI bu dosyayı kullanamıyor |
| Dizine eklenmedi (kehribar) | Metin okundu, ancak dosya AI için aranabilir hale getirilemedi |
| Metin yok (kehribar) | Okunabilir metin bulunamadı — muhtemelen OCR'sız bir tarama |
Açıklamanın tamamını okumak için rozetin üzerine gelin. Kehribar renkli bir rozetin yanında küçük bir yeniden deneme düğmesi (dairesel ok) bulunur: dosyanın yeniden okunması için ona tıklayın. Ardından bir mesaj işlemin sonucunu bildirir.
Görsellerin içindeki yazı okunamasa bile yükleme başarılı olur. Dosya yine de saklanır ve her zamanki gibi açıp indirebilirsiniz — ancak okunana kadar Metin yok rozetini taşır.
Görebileceğiniz Mesajlar
| Mesaj | Anlamı | Ne yapmalı |
|---|---|---|
| "{n} dosya reddedildi. Boş dosyalar ve desteklenmeyen türler kabul edilmiyor." | Seçtiğiniz dosyalardan biri veya birkaçı boştu ya da desteklenmeyen bir formattaydı. Bu dosyalar seçime alınmadı | Dosya türünü kontrol edin ve dosyanın 0 bayt olmadığından emin olun |
| "Bu dosya zaten yüklenmiş" | Aynı dosya Bilgi Bankası'nda zaten var | Tekrar yüklemek yerine mevcut kopyayı arayın |
| "Belge yüklenemedi" | Yükleme başka bir nedenle reddedildi — örneğin dosya 50 MB'ın üzerinde, planın belge sınırına veya saatlik yükleme sınırına ulaşıldı ya da yönetmediğiniz bir departman seçtiniz | Dosya boyutunu ve departmanı kontrol edin, bir süre bekleyin veya plan için yöneticinizle görüşün |
En İyi Uygulamalar
- Önce temel belgelerle başlayın — el kitabı, İK politikaları, BT prosedürleri. En çok soruyu bunlar yanıtlar.
- İzin seviyesini bilinçli seçin. Varsayılan Organizasyon'dur; gizli içeriğin yeri Gizli seviyesidir.
- Net dosya adları kullanın. "Calisan-El-Kitabi-2026.pdf", "elkitabi_final_v3.pdf" adından çok daha faydalıdır — Bilgi Bankası araması belge adlarına bakar.
- İçeriği güncel tutun. Eski bir belge, eski AI yanıtları üretir.
- Yerine yeni sürüm yüklerken eskisini kaldırın ki AI çelişen iki kaynaktan çalışmasın.
- Departmana göre gruplayarak yükleyin; böylece doğru hedef departmanı her grup için bir kez seçersiniz.
- Taranmış belgeleri yükledikten sonra listeyi kontrol edin. Kehribar renkli bir rozet, AI'ın o dosyayı henüz kullanamadığı anlamına gelir.